🚦 Clients externes : quels niveaux d’accès leur accorder ?

[Marie]

Auteur de la publication : @Andrea_Mayer

Version originale (en anglais) : 🚦 Dealing with external clients - How much access should they have?

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Quel niveau d’accès à Asana accorder aux clients externes ?

Je ne compte plus le nombre de fois où j’ai discuté de ce sujet au cours des dernières années

Il n’existe pas vraiment de bonne réponse à cette question, cela dépend vraiment de votre équipe et de vos clients.

Comme il s’agit d’un point assez délicat, j’ai pensé qu’il serait pertinent de vous raconter la façon dont mon équipe a géré cela avec plusieurs clients, les problèmes auxquels nous avons été confrontés et comment nous les avons résolus.

Accès élevé : avantages et inconvénients

Pour l’une de nos entreprises, nous créons une équipe sur Asana pour chaque nouveau client à intégrer.

Au sein de cette équipe, un tableau de bord est réservé à nos coordinateurs (où toutes les tâches s’affichent).

Nous avons également des projets séparés pour les équipes marketing, développement et conception auxquels seules les tâches qui les concernent sont ajoutées. (Toutes les tâches des projets spéciaux sont également ajoutées au projet des coordinateurs, car ils doivent disposer d’une vue d’ensemble.)

Au tout début, nos clients disposaient d’un accès avec droit de commentaire à certains projets, comme celui du marketing. Néanmoins, nous avons remarqué qu’ils s’impliquaient beaucoup plus que prévu et que rien ne leur échappait : ils remarquaient immédiatement les tâches en retard et pouvaient notamment suivre les communications de notre équipe à propos de l’exécution des tâches. Parfois même, les membres de notre équipe ajoutaient aux projets des éléments qui auraient dû rester confidentiels. Enfin, nous nous appuyons sur l’outil de suivi du temps Hubstaff, qui publie quotidiennement des mises à jour sur le temps passé par jour et par tâche, des informations que le client n’a pas forcément besoin de recevoir.

En tenant compte de tous ces facteurs, nous avons décidé qu’il valait mieux ne pas inviter les clients à rejoindre directement ces projets.

Accès modéré : avantages et inconvénients

Au lieu de cela, nous avons donc créé un projet dont l’accès était restreint aux coordinateurs et aux clients. Les premiers pouvant sélectionner les tâches ou mises à jour à afficher.

Admettons que l’équipe marketing ait besoin d’informations complémentaires de la part du client : elle crée une sous-tâche au sein de sa tâche, et seule cette sous-tâche est ajoutée au projet du client.

Par ailleurs, plutôt que de laisser le client voir nos processus dans les moindres détails, nous publions des mises à jour régulières une à deux fois par semaine au sein de son projet Asana. Quant à la communication, elle se fait par le biais de messages Asana, avec un appel hebdomadaire en complément.

Accès limité : avantages et inconvénients

Pour le compte d’une autre entreprise, il était inutile de créer une équipe par projet en raison de la taille plus modeste des projets sur lesquels nous travaillons. À la place, nous avons opté pour un projet Asana par client (seulement accessible par l’équipe interne) et informons ces derniers grâce à un rapport hebdomadaire (sous forme de tableau de bord/portefeuille Asana).

Accès complet : avantages et inconvénients

Il y a également des clients avec qui nous avons établi une relation saine au fil des ans. Dans ce cas, nous n’avons aucune réserve à leur donner davantage d’accès.

Nous leur permettons d’ajouter directement les tâches sur lesquelles nous devons travailler. Ce système fonctionne pour les quelques clients avec qui nous l’avons adopté, car nous leur facturons directement le temps passé. Nous utilisons pour cela Hubstaff, et le client a donc la possibilité de consulter le temps de travail total grâce aux rapports quotidiens générés automatiquement. J’ai abordé ce sujet en détail ici.

Pour résumer, le niveau d’accès que vous choisissez de donner à vos clients dépend de la visibilité que vous souhaitez leur accorder sur votre travail.

Et vous ? Comment gérez-vous les accès de vos clients ? Je suis curieuse de connaître votre avis sur la question, n’hésitez pas à le partager avec nous !