La collaboration avec les clients externes

Auteur de la publication : @lpb

Version originale (en anglais) : Working with External Clients


Comment collaborer avec des collaborateurs externes ? Plus particulièrement, comment gérer au mieux les tâches qui combinent contenu partagé et contenu interne ? Ces questions reviennent souvent. À ma connaissance, l’approche présentée ici n’a pas encore été abordée, d’où cette publication.

Tout d’abord, quelques informations de base. Dans le très bon conseil d’@Andrea_Mayer, vous trouverez différentes approches pour travailler avec des clients externes :

Parlons maintenant d’une autre approche fondée sur une fonctionnalité dévoilée après la publication d’Andrea : un projet créé spécialement pour informer le client de l’état des tâches/projets, mais pour lequel il n’a pas besoin de se connecter à Asana. Un lien privé dans un navigateur Web suffit. Du point de vue du client, cette approche est l’une des options qui demandent le moins d’efforts.

Du point de vue de l’équipe interne, cette méthode permet une utilisation protégée, sécurisée, polyvalente, transparente et complète des fonctionnalités d’Asana, sans partager ces détails avec le client.

Cette technique est fondée sur l’utilisation des liens/vues partageables en lecture seule, comme décrit dans le guide (voir le lien suivant) :

En tant que vue en lecture seule, cette représentation ne répond évidemment pas à toutes les exigences de collaboration. Cependant, dans ce cas d’utilisation, il s’agit uniquement d’informer les clients de l’état des tâches/projets. Leur écran pourrait se présenter comme suit en vue liste (les vues tableau, calendrier et chronologie sont également disponibles) :

Le projet qui montre au client la vue ci-dessus pourrait ressembler à ce qui suit pour l’équipe interne (notez que l’option « visible sur le Web » est activée) :

Cependant, l’équipe interne ne travaille pas vraiment sur ce projet. Des règles permettent aux membres de l’équipe d’héberger des tâches dans plusieurs projets et de travailler ainsi au quotidien sur ce projet interne :

Dans le cas d’une formule Business ou Enterprise, l’équipe interne peut utiliser des règles pour automatiser le multihoming (hébergement multiple) : toutes les tâches créées ou déplacées dans la section « Tâches visibles par le client » sont ajoutées au projet partagé de Yeti Industries afin que le client puisse les voir.

La force de cette solution réside dans sa facilité d’utilisation pour les utilisateurs internes. Ils savent ainsi que le client pourra uniquement voir les éléments suivants :

  • Le titre de la tâche
  • Le statut d’achèvement
  • Le responsable
  • L’échéance

Par conséquent, les utilisateurs internes peuvent publier des informations confidentielles n’importe où, sans craindre que le client y accède. Tous les autres champs sont automatiquement protégés, y compris :

  • La description
  • Les champs personnalisés
  • Les tâches hébergées dans plusieurs projets
  • Le fil de commentaires
  • Les sous-tâches

Dans toutes les autres approches de partage des tâches avec les clients, la possibilité d’introduire des métadonnées confidentielles est plus compliquée, alors qu’ici, cela coule de source.

Il existe de nombreux cas d’utilisation pour la collaboration avec les clients externes et, par conséquent, de nombreuses approches différentes et valables. Je pense que cette méthode est utile pour tenir le client informé (sans qu’il ait besoin de se créer un compte et de se connecter) et permettre à tous les utilisateurs internes d’utiliser Asana sans restriction, jour après jour.

Merci de m’avoir lu !

Larry

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