Como trabalhar com clientes externos

Autor do texto: @lpb

Texto original disponível em inglês: Working with External Clients


É muito comum surgirem perguntas sobre como trabalhar com parceiros externos e, principalmente, como administrar tarefas que misturam informações compartilháveis e conteúdo somente para uso interno. Apresentarei uma dica que acredito ainda não ter sido abordada.

Para oferecer mais contexto, gostaria de mencionar a ótima publicação da @Andrea_Mayer, com várias dicas sobre como trabalhar com clientes externos:

Vamos tratar de outra abordagem usando um recurso lançado após a data de publicação do texto da Andrea: um projeto criado especificamente para informar o status da tarefa ou projeto ao cliente, sem que este precise de uma conta Asana — apenas um link privado e um navegador da Internet. Do ponto de vista do cliente, esta é uma das abordagens que demandam menor esforço.

Do ponto de vista da sua equipe, vocês verão que isto permite usar os recursos da Asana de forma privada, segura, versátil, ágil e generalizada, sem que tais detalhes sejam compartilhados com o cliente.

Para isso, vocês terão de usar visualizações e links compartilháveis somente para leitura, conforme estas instruções do Guia:

Naturalmente, a visualização somente para leitura não atenderá todas as suas necessidades de colaboração. Este caso de uso é tão somente para informar o status dos projetos e tarefas aos clientes. A visualização de lista do cliente será parecida com esta foto (as visualizações de quadro, calendário e cronograma também estão disponíveis):

Esta é a forma na qual a sua equipe verá o mesmo projeto demonstrado acima (observem que a opção “Public to web”, ou público para a Web, está ativada):

No entanto, o projeto acima não é o projeto no qual a sua equipe trabalhará de fato. Por meio de regras, as tarefas serão hospedadas também no projeto do cliente, enquanto a equipe trabalha no projeto interno a seguir:

Se a sua equipe estiver num plano Business ou Enterprise, poderá usar regras para automatizar a hospedagem de tarefas num projeto adicional. Ou seja, as tarefas criadas ou movidas à seção Client Public Tasks (Tarefas públicas para o cliente) serão adicionadas ao Yeti Industries Shared Project (Projeto compartilhado da Yeti Industries) para proporcionar visibilidade ao cliente.

A grande vantagem desta solução é a sua simplicidade de uso para membros internos. Eles saberão que estas são as únicas informações visíveis ao cliente:

  • Título da tarefa
  • Status de conclusão
  • Responsável
  • Data de conclusão.

Dessa forma, os usuários internos poderão incluir informações privadas nos demais campos à vontade, sem se preocuparem que os clientes possam vê-las. Todos os outros campos permanecerão privados por padrão, como:

  • Descrição
  • Campos personalizados
  • Outros projetos que hospedam concomitantemente a tarefa
  • Sequência de comentários
  • Subtarefas.

Nas outras abordagens de compartilhamento de tarefas com clientes, a capacidade de misturar metadados privados é mais complexa e pouco funcional. Este processo flui com mais naturalidade.

Existem muitos casos de uso para trabalhar com clientes externos e, da mesma forma, muitas diferentes abordagens que também são válidas. Esta solução é indicada para manter o cliente bem informado, sem que ele precise criar e autenticar uma conta Asana, ao mesmo tempo em que permite um uso ilimitado da Asana pela sua equipe.

Obrigado,

Larry

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