Der perfekte Einblick für externe Kunden

Erstellt von: @lpb

Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: Working with External Clients


Häufig stellt sich die Frage, wie viel Einblick externen Parteien gewährt werden soll. Dabei geht es vor allem darum, wie man am besten mit Aufgaben umgeht, die sowohl öffentlich freigegebene als auch betriebsinterne Inhalte umfassen. Soweit ich weiß, wurde der hier gezeigte Ansatz bisher noch nicht behandelt, daher dieser Tipp.

Zunächst einige Hintergrundinformationen. In dem großartigen Beitrag von @Andrea_Mayer finden Sie verschiedene Ansätze für die Zusammenarbeit mit externen Kunden:

Hier ein weiterer Ansatz mit einer Funktion, die nach Andreas Beitrag eingeführt wurde: Ein eigens erstelltes Projekt, mit dem der Kunde über den Aufgaben-/Projektstatus informiert wird, für das der Kunde sich jedoch nicht bei Asana anmelden muss. Ein privater Link in einem Webbrowser genügt. Aus Sicht des Kunden ist dieser Ansatz eine der Optionen mit dem geringsten Aufwand.

Aus Sicht des internen Teams ermöglicht dieser Ansatz eine geschützte, sichere, vielseitige, nahtlose und umfassende Nutzung der Asana-Funktionen, ohne sensible Details mit dem Kunden zu teilen.

Hierfür kommen, wie unter folgendem Link beschrieben, die teilbaren Links/Ansichten mit Lesezugriff zum Einsatz

Als schreibgeschützte Ansicht erfüllt diese Darstellung natürlich nicht alle Anforderungen an die Zusammenarbeit. In diesem Anwendungsfall geht es ausschließlich darum, die Kunden über den Aufgaben-/Projektstatus zu informieren. Deren Blick auf die Dinge könnte in der Listenansicht wie folgt aussehen, wobei auch Board, Kalender und Zeitleiste zur Auswahl stehen:

Das Projekt, das dem Kunden die obige Ansicht zeigt, könnte für das interne Team wie folgt aussehen (Hinweis: „Sichtbar im Web“ ist aktiviert):

Das interne Team arbeitet allerdings faktisch nicht in diesem Projekt. Durch Regeln können die Teammitglieder dort Aufgaben mehrfach zuordnen und arbeiten stattdessen tagtäglich an diesem internen Projekt:

Bei einem Business- oder Enterprise-Abo kann das interne Team Regeln verwenden, um die Mehrfachzuordnung zu automatisieren: Alle Aufgaben, die im Abschnitt „Für den Kunden sichtbare Aufgaben“ erstellt oder dorthin verschoben wurden, werden dem gemeinsamen Projekt von Yeti Industries hinzugefügt, damit der Kunde sie sehen kann.

Diese Lösung überzeugt durch ihre Benutzerfreundlichkeit für interne Nutzer. Sie wissen, dass der Kunde nur folgende Teile sehen kann:

  • Aufgabentitel
  • Fertigstellungsstatus
  • Verantwortliche Person
  • Fälligkeitsdatum

Somit können interne Nutzer überall vertrauliche Informationen hinterlegen, ohne befürchten zu müssen, dass der Kunde sie sieht. Alle anderen Felder sind automatisch geschützt, darunter:

  • Beschreibung
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Projekte mit Mehrfachzuordnung
  • Kommentarspalte
  • Unteraufgaben

Bei allen anderen Ansätzen zum Teilen von Aufgaben mit Kunden ist die Möglichkeit, vertrauliche Metadaten freizugeben, komplizierter und umständlicher, hier dagegen geht es wie von selbst.

Für die Zusammenarbeit mit externen Kunden gibt es zahlreiche Anwendungsfälle und dementsprechend viele verschiedene brauchbare Ansätze. Meiner Meinung nach kann dieser Ansatz als Lösung für den folgenden Fall betrachtet werden: Der Kunde soll informiert werden, ohne dass er erst ein Konto einrichten und sich anmelden muss. Alle internen Nutzer können Asana tagaus, tagein uneingeschränkt verwenden.

Viele Grüße

Larry

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