Autor de la publicación: @lpb
Versión original disponible en inglés: Working with External Clients
A menudo, surge el tema de cómo trabajar con clientes externos y, específicamente, cómo gestionar mejor las tareas que combinan contenido compartido y de uso exclusivamente interno. Creo que el enfoque que se detalla aquí aún no ha sido abordado, es por eso que comparto este consejo.
Primero, quiero compartir la siguiente publicación, en donde @Andrea_Mayer ofrece consejos muy valiosos sobre cómo colaborar con clientes externos:
Consideremos un nuevo enfoque utilizando una función que fue lanzada después de la publicación de Andrea: un proyecto diseñado específicamente para informar al cliente sobre el estado de las tareas o proyectos, pero que no requiere que este inicie sesión en Asana. Todo lo que necesita es un enlace privado y un navegador web. Este es uno de los enfoques más sencillos desde la perspectiva del cliente.
Desde la perspectiva del equipo interno, este enfoque les permite usar todas las funciones de Asana de forma privada, segura, eficiente y versátil, sin tener que compartir esos detalles con el cliente.
Esto se logra mediante el uso de enlaces y vistas para compartir de solo lectura, tal como se describe a continuación:
Claramente, la vista de solo lectura no satisfará todas las necesidades de colaboración, sino que este caso de uso es estrictamente para informar a los clientes sobre el estado de las tareas o proyectos, nada más. Así se vería en la vista de Lista (también puedes optar por las vistas de Tablero, Calendario y Cronograma):
El proyecto, que muestra al cliente la vista anterior, podría tener el siguiente aspecto para el equipo interno (ten en cuenta que en este ejemplo está activada la opción “Público para web”):
Pero en realidad, el equipo interno no trabaja directamente en este proyecto. Los miembros alojan diferentes tareas en este proyecto mediante reglas; sin embargo, trabajan diariamente en este proyecto interno:
En un plan Business o Enterprise, el equipo interno puede usar reglas para automatizar el alojamiento de tareas en varios proyectos. Todas las tareas creadas o movidas a la sección “Tareas públicas del cliente” se agregarán al proyecto compartido de Yeti Industries para dar visibilidad al cliente.
El poder de esta solución radica en la facilidad de uso para los miembros internos. Saben que el cliente solo podrá ver la siguiente información:
- Título de la tarea
- Estado de finalización
- Responsable
- Fecha de entrega
Esto significa que los miembros internos pueden agregar información confidencial en cualquier otro lugar, sin tener que preocuparse de que el cliente la vea. Todos los demás campos están protegidos automáticamente, incluidos:
- Descripción
- Campos personalizados
- Alojamiento de tareas en varios proyectos
- Hilo de comentarios
- Subtareas
En todos los demás enfoques para compartir tareas con clientes, la posibilidad de mezclar metadatos confidenciales es más compleja y engorrosa. Este método, sin embargo, es mucho más sencillo.
Existen muchos casos de uso y muchos enfoques diferentes y válidos para trabajar con clientes externos. Creo que esta solución puede considerarse para los casos en los que se necesite mantener informado al cliente, sin tener que configurar una cuenta e iniciar sesión. Además, permite que los usuarios internos puedan hacer un uso ilimitado de Asana todos los días.
Gracias.
Larry