社外のクライアントと協働する

投稿者: @lpb

元の英語での投稿はこちら: Working with External Clients


時々、社外の人とどう共同作業するかが話題になります。中でも、共有コンテンツと社外秘のコンテンツが混在するタスクの管理方法はよく取り上げられるトピックです。次に挙げる方法はこれまで提示されていないと思うので、ヒントとしてご紹介します。

まず前提として、@Andrea_Mayer さんが社外クライアントと協働する方法について、素晴らしいヒントを紹介しているので、そちらをご覧ください。

その上で、Andrea さんの投稿以後にリリースされた機能を使ったアプローチを考えてみます。これは専用のプロジェクトを作成し、クライアントにタスクやプロジェクトの状況を知らせるために使用する方法です。ただし、クライアントは Asana にログインする必要がなく、非公開リンクとウェブのブラウザーさえあれば利用できます。クライアントにとっては最も手軽な方法です。

一方、社内チームは、クライアントに社内の事情を公開することなく、情報を安全に保護しながら、Asana を幅広くシームレスに、多様な関係者と活用できます。

これは、共有可能な読み取り専用リンク / ビューを使った方法で、以下の記事で詳しく解説されています。

読み取り専用ビューは当然、すべてのコラボレーションのニーズには対応していません。そのためご紹介している方法は、コラボレーションがクライアントへのタスクやプロジェクトのステータスの通知に限られる場合にのみ利用できます。クライアント側では、リストビューの読み取り専用ビューは以下のように表示されます (ボード、カレンダー、タイムラインの各ビューを選ぶこともできます)。

プロジェクトは、クライアントには上のビューのように表示されますが、社内チームには、こちらのように表示されます。このとき、「ウェブに公開」をオンにしておいてください。

ただし、社内チームはこのプロジェクト内で実際に作業することはありません。ルールを使って、日常的に作業している社内プロジェクトから、タスクをこのプロジェクトに追加するのです。

Business や Enterprise のプランを使用している場合、社内チームはタスクを複数のプロジェクトに自動的に追加するルールを使えます。ルールを作成し、「Client Public Tasks (クライアント公開タスク)」のセクションで作成されたり、そこに移動されたりしたタスクはすべて、「Yeti Industries Shared Project (Yeti Industries 社共有プロジェクト)」に追加され、クライアントが確認できるようにします。

この方法のメリットは、社内ユーザーにとっての使いやすさです。さらに、クライアントに見える情報が以下に限られていることも安心です。

  • タスクの名前
  • 完了ステータス
  • 担当者
  • 期日

つまり社内ユーザーは、これらの項目以外なら、クライアントに表示される心配なく、どこでも非公開の情報を自由に追加できます。以下を含むその他のフィールドは、すべて自動的に非公開になります。

  • 説明
  • カスタムフィールド
  • マルチホーム (同時に帰属) している他のプロジェクト
  • コメントのスレッド
  • サブタスク

クライアントとタスクを共有するその他のアプローチでは、いずれも非公開のメタデータを管理する方法が複雑で面倒でしたが、この方法ならもっとシンプルです。

社外クライアントとのコラボレーションに Asana を使用するユースケースは様々で、それぞれに有効なアプローチがあります。個人的には、アカウントのセットアップやログインの負担をクライアントにかけずに情報提供ができ、社内ユーザーにとっては毎日の Asana の使用に制約が少ないという点で、この方法は検討に値すると考えています。

皆さんの参考になれば幸いです。

Larry

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