この記事の対象者
①複数チーム・担当者の関わる案件管理がうまく行っていない人
②チーム内・チーム外でAsanaをなかなか見てくれないメンバーがいて困っている人
はじめまして。
1/25（木）の
アンバサダーミートアップ＆新年会 2024年1月 | Asanaの最新機能の紹介 ＆ オンライン交流会
に参加させていただいた清野隼土です。
普段は株式会社NOVASTOという会社でカスタマーサクセスとして勤務しています。
※主にリユースの店舗さん向けのPOSシステムを提供している会社です。
（「リユースの総合商社」を目指しています）
先述のMeetupの中でスピーカーとして質問をさせていただいてその後のAsk the speaker / Help the speaker で解決に至った課題を共有したいと思います。
【課題】
システム導入の案件管理に時間がかかりすぎていた
システム導入時には各チームごとに5〜6程度タスクが割り振られる形になっている
→毎週金曜に全契約プロジェクトをポートフォリオで確認し、Task Progressが100％になっているプロジェクトのステータスをCompleteに変更していた（これだけで毎週1h）
【アクションプラン】
①プロジェクトステータスの定義を明確化する
→今まで私個人の主観でなんとなく決めていたプロジェクトステータスの定義をチーム全体で認識共有する
・緑＝問題なし
・黄色＝定例MTGで相談する
・赤＝緊急で対応が必要（急いで時間をとってMTGする）
②プロジェクトステータスの変更をプロジェクトオーナーが行う形にする
→今まで私個人がステータス変更をしていましたが、プロジェクトオーナーが行う形に変更することにしました。
ステータスを「赤」にする＝助けを求める
という認識を持ってもらうことも大事だと思ったため。
③毎週1度ステータスが「黄色」「赤」になっているプロジェクトの進捗確認を行う
→昔定期のMTGで案件進捗管理をしていたのですが、全てのプロジェクトを確認するのには時間がかかりすぎていて問題でした。（関係ない人にとっては無駄な時間になってしまう）
これからはステータスが特定のプロジェクトのみの確認を行うことにすることで、MTGの時間を短縮できるのではないかと考えました。
【まとめ】
同じような悩みを抱えている方の一助になりましたら幸いです。
初投稿ですのでお見苦しい点もあるかと思いますが最後まで読んでいただきありがとうございました！