組織外の要因によるブロックをタスクで表現するには

初めまして。
今までは個人用のToDoリスト管理しかしたことがなく、この度プロジェクト管理のためにAsanaに挑戦しています。

例えば、次のような並びの作業をタスクとして登録したいとします。

  1. 相手が私に書類を送ってくる
  2. 送られてきた書類の内容を確認し、対応を文書にまとめる
  3. まとめた文書を相手に送付する

3は2に依存し、2は1に依存する関係にあります。
こういった場合、2と3は自身の作業なので通常のタスクとして取り扱えばよいと思うのですが、1のようなタスク(?)はAsanaの中ではどのように取り扱うのが一般的でしょうか。

マイタスクの中で、自身の作業とは区別できる形で、「〇月〇日までに書類が送られてくる予定」ということが分かるようにリマインダー的な意味で表示させられるといいなと思っています。

ややふわっとした質問になってしまいましたが、アドバイスをお願いします。

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@ykoma さん、こんにちは。

私としては、1もタスクにしてますね。受け取ったメールをそのままasanaに転送してます。
2は1の後続タスク、3は2の後続タスク、としてます。
2と3を、1のサブタスクにするという方も居られるかもしれませんね。

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@ykoma さん

私がやるとすれば、1のタスク名を書類の受け取り確認をする、として自身のタスクとしますね。
書類が送られてこなければ、その仕事を遅らせて良いのであれば、期日は送られてくるはずの日にします。
もし、自分の業務が、送って貰う事自体にもある程度、責任があるのであれば、1週間前や3日前などにリマインドのメールを送るなどのサブタスクかタスクを作るかなと思います。
若しくは、書類の受け取り確認タスクの期日をリマインドの日に設定し、リマインドしたらそのメールをタスクのコメントに転送し、期日を元々の締切日に設定し直します。

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皆さん御回答ありがとうございます!

やはり通常のタスクとして取り扱えばよいのですね。
「受け取り確認をする」という形で主体を自身にすればよいというのは確かにそのとおりだと思いました。

Asanaはどうやって運用していくかを考えるのが面白いですね。
本業そっちのけになってしまいそうですが…。

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@ykoma さん
追記です。
相手からの書類送付が不定期というか、常時受付ならフォーム機能を使うのも良いかと思います。
ただし、有料プランを利用する必要があります。

フォームで受付けたら、タスク化されるので、ルールを使って、タスクがつくられたら2、3のタスクを自動で作成することもできます。
ただし、タスクの内容によっては、businessプラン以上でつかえるカスタムルールが必要になってくるかもしれません。

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ありがとうございます!

なるほど。
頭に入れておきます。
今のところ私が想定している範囲だと、フォームを使ってというところまではやらなさそうです。

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Kawakamiさんの回答で、解決だと思います。

個人的にコメントすると、
・外からの書類のことは、まずは予定される書類を受け取るというタスクを作るで良いと思います。
予定日を期日に設定するのでしょう。
・もし、不定期で予め送付される時期と内容が不明なら、受け取ったことをタスクで登録するのではないでしょうか。その後の作業の起点として記録ともなりますよね。
・外からの色々な連絡事項がメールで来る場合は、メールソフトで自動転送(asanaのプロジェクト宛)すると、便利だと思います。(当方の場合は、メールシステムに自動転送機能が無い(正確には無いのではなくて、使えない設定)ので、手動で転送してます)

・フォームについては、(あまり詳しくないですが)定期的に同じ様なことを依頼してくる客先に、メールとかではなく、当方のフォームに記入してください。(資料も添付出来るので)。という場合に使うと、自動でタスク化される(1と2と3・・・が自動で出来る)ので、便利な気がします。

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ありがとうございます!

連絡手段の主流がメールですらなく郵送やFAXの業界なもので、起点となるタスクの作成は基本的に人力になりそうです。
でも、フォームは活用できるととても便利そうですね。

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なるほど、
当方も、メールが主な連絡手段ですが、基本的には添付されてくる押印された書類の送受信手段の状態なので、同じ様なものです。
だいぶシステム化された部分も有りますが、当然そのシステムとasana(他のToDoツールでも同じ)が連携されてないので、結局は起点となるタスクの作成は、手動ですね。(API等でシステム連携できる様ですが、システム開発費用が出せるとは思えません)

フォームもですが、有料プランで使えるルールを検討されるのも、よろしいかと。(無料asanaでも簡単なルールは有りますが、実用的ではない感じです)

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