みなさん、こんにちは。稲葉と申します。
ちょっとしたイベントがあり、そこで大役を仰せつかったのでご報告いたします。
第9回東京コミュニティで登壇しました
僭越ながら、東京コミュニティに登壇させていただきました。
イベントのテーマは、「そのタスク、何のため？─目的も共有してる"はず"なのに、仕事が進まないワケ」で、私は会議でどのようにAsanaを使うか・タスクをどう管理するかについて共有させていただきました。
その時の資料はこちらです。
本記事では、どのような内容で発表したかを共有いたします。
参考になった人も、そうでなかった人も、リアクションもらえると嬉しいです！
Asanaで会議進行していますか？
最初に、みなさん会議でAsanaを使っていますでしょうか？
今回は、社内会議でAsanaを使って進行したら、と仮定して事例を紹介させいただきました。
例えば、柱合会議のような組織の存続に関わる重要な会議があったと仮定して、会議前・会議中・会議後になにをすべきかを説明しました。
会議前
会議用のプロジェクトを作成し、事前に議題の登録タスクを作成すること・優先順位をつけることを説明しました。
会議が有意義な時間になるよう、事前の準備は欠かせません。鬼が攻めてくるリスクがある場合は特にです。
合わせて、会議参加者の役割分担も事前に決めておくことがベストです。
会議中
会議中は、常にAsanaを開く・画面共有することで、みんなの意識が途切れることなく、論点もぶれずに済みます。
あとで見返せるように議論した内容は、説明欄に記載することを推奨します。
また、会議中に発生するタスクは、その場で”絶対に”担当者・期日を設定するようにしてください。
これを怠るとタスクが追えなくなり、お館様と鬼が対峙するリスクが激増します。
会議後
会議後に行うこととして、「単純接触回数を増やす」「すぐに状況把握できる環境を設ける」ことを説明しました。
会議中に発生したタスクは、その場ではよくても時間が経つにつれて意識も薄れてしまいます。
高頻度で目に入ってしまう場所に置いておくことで、忘れない・フォローしやすい状況を作ることができます。
また、ふとどうなっているか気になったときに、自分自身で確認できる場所を作っておくことも必要です。
例えば、ダッシュボードを作る・検索機能を活用することで、人に聞かなくても状況の把握が容易になり、仕事のための仕事を減らすことができます。
でも、結局大事なのは・・・
色々説明しましたが、タスクをちゃんと追えるかどうかは、人に頼らざるを得ない部分が大きいと思っています。
若干飛躍しますが、フォローしてくれる人がいる、フォローしても嫌な気持ちにならない関係性を普段から作っておくことで、タスク漏れを防ぐことができると信じています。
タスクの状況が見えるというのは、上司・部下関係なく同様です。
部下がフォロワーシップを発揮できる心理的安全性を普段から作っておくことで、全体最適に近づいていくのかなと。
実際に、私は部下をフォローするよりも、部下からフォローされる頻度の方が高いです。（どうなんだ）
最後に
変な結論になってしまった感は否めないですが、Asanaで環境を作り可視化する手順についてと、人間は感情で動くからその点もないがしろにしないことをお伝えさせていただきました。
付録として、柱合会議レベルではない打ち合わせの進行方法についても触れています。
参考になれば幸いです。