初めまして！
AsanaアンバサダーのKazuhiro Tsukagoshiです 
SIerでDX推進・ＷＦ構築・戦略企画・経費管理・人材開発・ユーザー会企画運営などを担務としている部門に所属しております。
今回、初めて🔰Asana コミュニティ ホリデーカウントダウン Advent Calendar 2025 - Adventarへ参加させていただく事となりました。
約１年半前よりAsanaにより社内・社外研修及び締め切りもののタスク管理を手始めとして運用しておりましたが、部門方針の一つであるDXによる全体最適化に向けた生産性向上と提供サービスの高度化を活動テーマとしての取り組み事例をご紹介させていただきます。どうぞよろしくお願いいたします 
◇はじめに◇
【背景：新会社設立】
弊社（親会社）では数年前に弊社の民需部門（準大手・中堅・中小企業のお客様）を担当するシステム部門及び子会社数社を集約・統合の上、新会社を設立いたしました。
更に弊社パブリック部門（自治体・医療・教育機関など）及び子会社数社のセールス部門・別子会社数社を統合。
新会社設立後、段階的に旧子会社の基幹系業務システム整備・統合（機能拡充を含む）を行っております（step１・step２・・・）。
一方でオフィス出社とテレワークのハイブリッド勤務により以下の課題がありました。
◇本題◇
【業務課題】
１．これまで各主要拠点（北海道～九州）のオフィスサービスセンター業務の一つである郵便物（受取り・仕訳・配達（拠点間転送を含む）・受渡し・保管など）が大量化。
⇒オフィスサービスセンターでは捌けない状態となる。
２．郵便物の約３割程が宛名明記が会社名のみの宛先不明郵便。
⇒なかには弊社返信封筒（後納料金郵便）ご利用により差出人が不明なものも混在。
３．各主要拠点設置の複合機（特にFAX）へ大量の資料が到着（広告ＤＭを含む）
⇒公共機関のお客様は現在もＦＡＸをご利用（入札関連・見積依頼など）
４．社内用備品・物品購入などの購買業務サービス窓口の集約化
⇒これまで各部門毎に購買システム（SAP系）において調達していた。
◇対策◇
弊統括部門（元、ソリューションセールス・システムエンジニア・サービスエンジニア・販売推進・事業推進・DX推進部門など様々な職種経験者の混成部門）にバックオフィスサービス部門を発足。各サービス業務機能集約を順次実施しバックオフィス業務を推進。
◇Asana活用前◇
１. 各主要拠点オフィスサービスセンターに郵便物（宅急便などを含む）が到着し郵便ＷＦシステムに登録された時点で弊部門 ML宛てにOutlook受信。該当部署調査を社員情報検索システム・商談情報システムなど各種システムを駆使し受取人を調査し該当部門・該当者へ連絡を実施。郵便ＷＦシステムにおいて状況を追跡、受取完了までが弊部門の役割でした。
対応については他の業務との兼ね合いもあり原則ローテーション制で対応し対応履歴はOne Noteへ記入の上、情報共有を実施。
２．各主要拠点設置の複合機で受信するFAX（紙媒体）をpdfデータとして弊部門ML宛てにOutlook受信。上記１．と同様の対応を実施（複合機からの紙媒体排出を止める事としました）。
３．各主要拠点の代表者が購買システムでのオペレーションによる社内物品・備品購入。
◇Asana活用後◇
１．各主要拠点オフィスサービスセンターにおける郵便ＷＦシステムから弊部門ＭＬへOutlook受信、PowerAutomate連携によりタスク生成。なおルール機能により対応期限を２日後に自動設定。
ポイント：１郵便＝１タスク／１ＦＡＸ＝１タスク。
郵便ＷＦから通知されるメール内のリンク（リンクをアクセスする事により郵便物が閲覧可能 ※但し、郵便物表面・裏面のみスキャンされたデータ）からでは封書など内容物が不明のためオフィスサービスセンターへ郵便ＷＦより開封の上ｐｄｆ化を依頼。
オフィスサービスセンターにおいてｐｄｆ化完了後、ｐｄｆ化完了通知メールが弊部門ＭＬへOutlook受信（同、PowerAutomate連携によりタスク生成される）、ｐｄｆ化完了通知タスクは不要のためルール機能によりタスクを自動完了。また、受取人よりｐｄｆデータのみが必要で原本不要の連絡を受けた場合は郵便ＷＦよりオフィスサービスセンターへ原本破棄申請を依頼。上記同様に破棄完了通知メールが弊部門ＭＬへOutlook受信、破棄完了通知タスクが生成されるためルールにより自動完了。
受取先である担当部門・担当者へ連絡後、受取確認が確認出来た時点でタスク完了とする。なお先述のとおり原則ローテーション制のため生成されたタスクは自身で割当を実施。またタイマー利用により対応時間計測も併せて行っております。毎日リストビューでタスク状況が見えておりますが週に一度、ダッシュボード機能を利用し個人別の対応量（件数）・対応時間・タスク滞留状況（カスタムフィールドを活用しステータスを選択する事としています* ）を可視化し業務負荷バランスの確認・役割分担の見直しやフォローを行っています。更に滞留要因など週次ミーティングを行いタスク完了へ向け推進しております。* ステータス：担当部署（担当者）調査中・ｐｄｆ化依頼中・受取り返信待ち・受取り待ち・他拠店へ転送中・破棄申請中・受取り完了。
管理する立場としては、ダッシュボード機能により月次・週次データなどにより今後のパワーバランスの指標（他の業務とのバランス）として活用を行っております。
２．同様に各主要拠点に設置された複合機（複数台）から受信したFAXデータ（ｐｄｆ添付ファイル）を弊部門ＭＬでOutlook受信。PowerAutomate連携によりタスク化。タスクについては同様にローテーション制で担当者を割り当て。以降の処理は、郵便対応と同様の対応を行っております。
◇新サービス展開◇
１．新たなサービス業務として各主要拠点担当者が購買システムにおいて行っている備品・物品購買業務の集約化を目的として購買依頼をSPO（Forms）で社内サイト内にフォームを構築。依頼者による入力と同時に依頼メールを弊部門ＭＬ宛てにOutlook受信。並行しAsana-PowerAutomate連携によりタスク生成。依頼者と弊部門（担当者）間においてはコメント機能により情報共有を実施しております。
① 依頼者からコメント送信。
② 弊部門担当者から予定納品日の返信。
③ 納品完了後（依頼品受領後）、依頼者より受取りの連絡を受信。
④ 弊部門担当者から検品処理依頼をコメント送信。
⑤ 依頼者より検品完了のコメントを受信後、弊部門担当者において受入処理（購買システム）を実施。以降データが支払い担当部門へと流れます。 なお、コメントにおいては依頼者を始め弊部門メンバーをコラボレーターとして設定している事から依頼者・メンバー間で情報共有が可能となっております。
［ご参考：Forms例］
◇結果◇
１．日々、大量のOutlookデータ（仕訳フォルダー）をから目視で対応していた郵便物（宅配便など）・ＦＡＸデータをタスク自動生成により漏れを無くし弊部門メンバーのタスク（対応量・対応期限日数（アラート）・ステータス状況などを可視化する事が可能となりました。
リスト／カレンダー／タイムラインビュー・ダッシュボードはフル活用
◇その他の活用（セクション・タスク）◇
１．社外・社内教育（全社必須研修・部門別研修）
もちろん、Asanaスキル認定も！
２．緊急セキュリティーパッチ適用
３．資産棚卸状況（社給スマホ・社員証など）
４．休暇・FLEX・行事予定
◇課題◇
Asanaの利用部門が増えクレジット枯渇によりルールが上手く機能しない状況が発生中 
◇まとめ◇
今後も親会社としてサービス業務を拡大していく部門方針のためAsanaを上手く活用して行きたいと考えております。各種締め切り事項（社内・社外教育・セキュリティー対策状況・行事関連など）を手始めにAsanaを活用している初期段階の部門もありますが高度利用など社内各セクションにおいてAsanaの社内展開は拡大しております。今回は、当部門における業務での活用事例（一例）についてご紹介・ご説明させていただきました。
ご一読いただき、感謝申し上げます
以上
Asana ホリデーカウントダウンカレンダーへのエントリー
