Neu! Zeiterfassung Ihrer Aufgaben in Asana ⏱

Hallo Asana-Community!

Mit großer Freude dürfen wir Sie heute über eine neue Einführung in Asana informieren: unsere systemeigene Zeiterfassung. Mit diesem neuen Feature können Nutzer die geschätzte und anschließend die tatsächlich aufgewendete Zeit für eine Aufgabe erfassen. Die Daten, die Sie durch die Zeiterfassung gewinnen, unterstützen Sie nicht nur bei strategischen Entscheidungen im Zuge der Ressourcenverteilung, sie helfen Ihnen auch, den Projektfortschritt in Echtzeit besser abzuschätzen und bieten zentrale Informationen für die Budgetierung und Prognoseerstellung.

Damit unsere Kunden so gut wie möglich von dieser neuen Funktion profitieren, führen wir die Zeiterfassung in drei Phasen ein. Das bedeutet, dass Sie im Laufe der nächsten Monate immer wieder zusätzliche Funktionen in Ihrer Asana-Domain entdecken werden.

Die erste Einführungsphase beginnt bereits diese Woche, sodass Teams die Zeiterfassung über das Menü „Anpassen“ in Ihren Projekten aktivieren können. Nach der Aktivierung werden in allen Aufgaben des entsprechenden Projekts die globalen Felder „Geschätzte Zeit“ und „Aufgewendete Zeit“ angezeigt. Nutzen Sie das Feld „Geschätzte Zeit“, um anzugeben, mit wie viel zeitlichem Arbeitsaufwand Sie für eine Aufgabe rechnen. Mit dem Feld „Aufgewendete Zeit“ wird anschließend erfasst, wie lange die Arbeit daran tatsächlich gedauert hat. Mit Beginn dieser ersten Einführungsphase können Sie Zeitangaben für „Aufgewendete Zeit“ manuell eingeben, indem Sie in der jeweiligen Aufgabe auf das Feld klicken, die gewünschte Dauer eingeben und den Eintrag speichern.


Sie können auf diese Zeitdaten über die Berichterstellung und Dashboards zugreifen, damit Sie Diagramme zum Vergleich der geschätzten und der tatsächlich aufgewendeten Zeit erstellen und einen Echtzeit-Einblick in den Fortschritt Ihrer Projekte nehmen können. Die geschätzte Zeit ist zudem auch in Workload integriert, wodurch Sie die Kapazitäten bei der Planung besser berücksichtigen und Ressourcen effektiver zuweisen können.


Schon im Dezember planen wir die nächste Einführung, nämlich die eines eingebetteten Timers. Zusätzlich zur manuellen Erfassung der aufgewendeten Zeit wird es damit möglich sein, die Zeit, während der Sie an einer Aufgabe arbeiten, automatisch zu erfassen. Jede mit dem Timer erfasste Arbeitszeit wird dann im Aufgabenfenster angezeigt. Sollten Sie einmal vergessen, den Timer nach getaner Arbeit zu stoppen, ist das kein Problem. Sie können die erfassten Zeiten nachträglich ganz einfach bearbeiten. Im Zuge dieser Phase führen wir noch eine weitere Funktion zur Zeiterfassung ein. Ab jetzt kann die Zeiterfassung auch in „Meine Aufgaben“ aktiviert werden. Dadurch werden die Felder für die Zeiterfassung in allen Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt, egal, zu welchem Projekt sie gehören.


Anfang nächsten Jahres beginnt die letzte Phase dieser Einführung, die die Berechnung von Unteraufgaben für die Zeiterfassung mit sich bringt. Diese Teilfunktion der Zeiterfassung ermöglicht es, dass Zeiten, die für die Bearbeitung von Unteraufgaben erfasst werden, automatisch zur Gesamtdauer der übergeordneten Aufgabe addiert werden. Wir möchten allerdings schon jetzt darauf hinweisen, dass dies nur für die erste Ebene an Unteraufgaben möglich sein wird. Unteraufgaben von Unteraufgaben (und so weiter) können bei der Berechnung nicht berücksichtigt werden. Zudem wird es möglich sein, Ihre erfassten Zeitdaten aus Asana zu exportieren bzw. Sie in Asana zu importieren. Außerdem kann die geschätzte Zeit dann auch in Vorlagen verwendet werden, wodurch die Entwicklung wiederholbarer Workflows noch einfacher wird.

Wir hoffen, dass Sie diesen Updates mindestens genauso wie wir entgegenfiebern. Uns ist bewusst, dass viele Mitglieder der Community schon lange auf eine Möglichkeit zur Zeiterfassung warten. Daher sind wir besonders gespannt darauf, wie diese neue Funktion die Arbeitsweise Ihres Teams verändern wird.