Autora de la publicación: @Danielle-GenD
Versión original disponible en inglés: ♪ Meet Me Halfway ♪ - Have Meetings In Asana
Tanto para reuniones semanales del equipo como reuniones individuales, si tu trabajo está en Asana, te recomiendo que tus reuniones también lo estén.
Asana tiene algunas plantillas geniales en la biblioteca de plantillas que se pueden usar para configurarlas fácilmente, pero, como siempre, me gusta hacer las cosas a MI MANERA, así que pensé en compartir algunas sugerencias.
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En primer lugar, siempre recomendaría configurar el proyecto en la vista de tablero para empezar, ya que es supervisual y permite identificar fácilmente cada tarea. Este es un proyecto continuo, por lo que no necesito crear un proyecto en cada reunión.
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En segundo lugar, usa secciones. Dependiendo del estilo de reunión, estas pueden diferir. Por lo general, tengo una sección para cada una de las siguientes categorías: Agenda de la reunión, Puntos para debatir, Acciones, Pasos finalizados y Recordatorios.
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En la sección de puntos para debatir, el equipo puede agregar antes de la reunión sugerencias de temas que quieren abordar. Para ello, pueden crear una tarea en esa sección o (mi opción favorita) agregar en este proyecto una tarea existente que quieran analizar durante la reunión.
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El líder de la reunión puede revisarla antes y asignarla a la sección de la agenda, así como agregar otras tareas para tratar.
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Recomiendo tener un campo numérico en este proyecto para que a cada tema o tarea se le pueda asignar un tiempo, así la reunión avanza sin demoras. Posiblemente un campo personalizado de prioridad también sería útil si es necesario. Luego, puedes ordenar por prioridad y asegurarte de discutir primero los temas de mayor prioridad.
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Durante las reuniones, se pueden agregar comentarios a las tareas alojadas en varios proyectos que se discuten. Así se incluyen actualizaciones de la reunión. Luego, se pueden eliminar del proyecto de reuniones. Cualquier tarea que no esté alojada en varios proyectos se puede finalizar si no se requiere ninguna otra acción.
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Cualquier tema que haya quedado pendiente en la sección para debatir después de finalizar la reunión se puede agregar en la agenda de la reunión siguiente.
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Cualquier acción que sea una tarea concreta para el equipo se puede escribir en la columna de acciones. Luego, se pueden asignar plazos e incluir en el proyecto correcto o asignar a los miembros del equipo. Para esto puedes crear una regla, así cuando se finalice una tarea relacionada con una acción, se mueve a la sección de tareas finalizadas. Luego, si algo no se abordó o finalizó, se puede incluir en la agenda para discutirlo la próxima semana si es necesario.
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Para la sección de recordatorios, tengo una tarea recurrente titulada con el nombre de la reunión y asignada a cada persona que se supone que debe asistir. Los invitados también pueden comunicarse en el cuadro de comentarios, por ejemplo, si no pueden asistir.
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También recomiendo usar las actualizaciones de estado para documentar las minutas de la reunión. Puedes tener secciones dentro de la actualización, como “Asistentes” y “Notas”, y todos los que formen parte del proyecto de la reunión recibirán un mensaje en su bandeja de entrada cada vez que compartas una. Esto también significa que puedes consultar fácilmente las reuniones anteriores y leer los detalles y las actualizaciones.
Así es como yo lo hago. ¡Comparte tus sugerencias abajo!