Autoria do texto: @Danielle-GenD
Versão original em inglês: ♪ Meet Me Halfway ♪ - Have Meetings In Asana
Se o seu trabalho estiver na Asana, recomendo que as suas reuniões individuais ou semanais de equipe também estejam!
A própria Asana tem ótimos modelos na biblioteca de modelos e eles podem ser usados para configurar as reuniões facilmente; mas, como sempre, gosto de fazer as coisas do MEU jeito, então pensei em compartilhar como faço!
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Em primeiro lugar, eu sempre recomendaria definir o projeto na visualização em quadro, algo supervisual e fácil de ver cada tarefa. Como este será um projeto perene, não preciso fazer um projeto a cada reunião.
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Em segundo lugar vem as seções (dependendo do estilo da reunião, elas podem ser diferentes). Eu geralmente tenho uma seção para cada tipo: Pauta da reunião, Em discussão, Pontos de ação, Concluído e Lembretes.
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Na coluna “Em discussão”, a equipe pode adicionar sugestões de coisas que deseja discutir na reunião com antecedência. Para isso, ela pode criar uma tarefa nessa seção ou (a minha preferência) incluir também nessa seção uma tarefa existente em outro projeto que deseja discutir.
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Em seguida, o líder da reunião pode analisar com antecedência e decidir se deve inseri-la na seção “Pauta da reunião”, além de adicionar tarefas de sua escolha para a pauta.
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Eu recomendo ter um campo numérico neste projeto para que cada tópico ou tarefa possa receber um indicativo de tempo, para evitar exceder o tempo estimado das reuniões. Também pode haver um campo personalizado de prioridade, se a equipe achar necessário (para classificar por prioridade e discutir primeiro os tópicos de prioridade mais alta).
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Durante as reuniões, podem ser adicionados comentários às tarefas em pauta, inclusas em múltiplos projetos, para fornecer as atualizações resultantes da reunião e, em seguida, remover essas tarefas do projeto de reuniões. Qualquer coisa que não esteja inclusa em múltiplos projetos pode ser movida para a seção “Concluído”, se não houver mais nenhuma ação necessária.
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Qualquer coisa que reste na seção “Em discussão” depois que a reunião terminar pode ser movida para a pauta da próxima reunião.
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Quaisquer ações que representem tarefas a serem realizadas pela equipe podem ser elencadas na coluna “Pontos de ação”, com prazos especificados e incluídas no projeto correto ou atribuídas aos membros da equipe. Isto pode dispor de uma regra, para que, ao ser concluída uma tarefa em “Ponto de ação”, ela seja movida para a seção “Concluído”. Em seguida, se algo não foi concluído, pode ser movido para a pauta para ser discutido na semana seguinte, se necessário.
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Na seção “Lembretes”, tenho uma tarefa recorrente intitulada com o nome da reunião e atribuída a cada pessoa que deve comparecer. As pessoas podem se comunicar usando os comentários dessas tarefas se não puderem comparecer.
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Também recomendo usar a atualização de status para registrar as atas de cada reunião. Vocês podem ter seções dentro da atualização, como “Participantes” e “Observações”, e todos os que fazem parte do projeto de reuniões receberão uma mensagem sobre elas na caixa de entrada. Isso também significa que vocês podem facilmente voltar a reuniões anteriores e ler detalhes e atualizações.
É assim que eu faço. Peço que adicionem as suas sugestões abaixo!