♪ Meet Me Halfway ♪ - Organisez des réunions sur Asana

Auteur de la publication : @Danielle-GenD

Version originale (en anglais) : ♪ Meet Me Halfway ♪ - Have Meetings In Asana



Qu’il s’agisse de réunions d’équipe hebdomadaires ou d’entretiens individuels, si votre travail est sur Asana, je recommande que vos réunions le soient aussi !

Asana lui-même propose de superbes modèles dans la bibliothèque de modèles qui peuvent être utilisés pour les mettre en place facilement, mais comme d’habitude, j’aime faire les choses À MA MANIÈRE, alors j’ai pensé partager quelques astuces !

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  • Tout d’abord, je recommande toujours de configurer le projet en vue Tableau pour commencer : cette représentation visuelle permet en effet de voir facilement chaque tâche. Puisqu’il s’agit d’un projet permanent, il n’y a pas besoin de créer un projet à chaque réunion.

  • Voyons ensuite des sections : selon le style de réunion, ces sections peuvent être différentes. J’ai généralement une section pour chacun des points suivants : Ordre du jour de la réunion, Discussions, Points d’action, Terminé et Rappels.

  • « Discussions » permet à l’équipe d’ajouter à l’avance des suggestions sur les sujets qu’elle souhaite aborder lors de la réunion. Pour ce faire, ses membres peuvent créer une tâche dans cette section ou bien associer une tâche existante dont ils souhaitent discuter dans cette section (ce qui est bien pratique à mon goût).

  • Le responsable de la réunion peut alors le consulter à l’avance et l’insérer dans la section Ordre du jour de la réunion, ainsi qu’ajouter des tâches de son choix à l’ordre du jour.

  • Je recommande d’avoir un champ numérique dans ce projet afin qu’à chaque sujet/tâche puisse être attribuée une heure afin d’éviter l’accumulation de retards. Un champ personnalisé de priorité peut également vous être utile si vous le jugez nécessaire (vous pouvez alors trier par priorité et vous assurer que vous discutez des sujets prioritaires en premier).

  • Pendant les réunions, des commentaires peuvent être ajoutés aux tâches hébergées dans plusieurs projets qui sont discutées afin de fournir des mises à jour de la réunion, puis peuvent être retirés du projet de la réunion. Les tâches non hébergées dans plusieurs projets peuvent être déplacées vers la section Terminé si aucune autre action n’est requise.

  • Les sujets de la section « Discussions » n’ayant pas été traités lors de la réunion pourront quant à eux être déplacés vers l’ordre du jour de la prochaine réunion.

  • Tous les points d’action qui constituent des tâches réelles pour l’équipe peuvent être inscrits dans la colonne des points d’action, assortis d’échéances et associés au bon projet ou attribués aux membres de l’équipe. Il peut s’agir d’une règle selon laquelle une fois qu’une tâche de la section Points d’action est terminée, celle-ci est transférée vers la section des tâches terminées. Par ailleurs, si un point n’a pas été traité, il peut être inscrit à l’ordre du jour pour être discuté la semaine suivante si nécessaire.

  • Section Rappels : je crée toujours une tâche intitulée avec le nom de la réunion et attribuée à chaque personne censée y assister, que je fais se répéter. Ils peuvent également communiquer en utilisant la boîte de commentaires s’ils ne peuvent pas être présents.

  • Je recommande également d’utiliser la mise à jour du statut pour enregistrer le compte rendu de la réunion. Vous pouvez ajouter des sections à la mise à jour, telles que Participants et Notes. Toutes les personnes qui participent au projet de réunion recevront un message à ce sujet dans leur boîte de réception. Cela signifie également que vous pouvez facilement revenir aux réunions précédentes et lire les détails et les mises à jour.

Il s’agit bien évidemment d’une méthode de travail personnelle, n’hésitez donc pas à nous faire part de vos suggestions ci-dessous !