Erstellt von: @Danielle-GenD
Die Originalversion des Beitrags ist auf Englisch unter folgendem Link verfügbar: ♪ Meet Me Halfway ♪ - Have Meetings In Asana
Egal, ob es sich um wöchentliche Team-Meetings oder Einzelgespräche handelt: Wenn Ihre Arbeit in Asana stattfindet, empfehle ich Ihnen, Ihre Meetings ebenfalls in Asana abzuhalten.
Asana selbst bietet praktische Vorlagen in der Vorlagensammlung, mit denen Sie diese Meetings einfach organisieren können. Wie üblich mache ich die Dinge gerne auf MEINE WEISE, die ich Ihnen im Folgenden darlegen möchte.
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Erstens würde ich immer empfehlen, das Projekt zunächst in der Boardansicht einzurichten – diese ist visuell ansprechend und es ist einfach, jede Aufgabe zu sehen. Dies ist ein fortlaufendes Projekt, damit ich nicht für jedes Meeting ein Projekt erstellen muss.
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Zweitens, Abschnitte: Je nach Art des Meetings können diese unterschiedlich sein – ich habe normalerweise Abschnitte für den Besprechungsplan, die Besprechungsthemen, Aktionspunkte, erledigte Aufgaben und Erinnerungen.
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Besprechungsthemen – das Team kann im Voraus Vorschläge zu Dingen hinzufügen, die es in der Besprechung besprechen möchte. Sie können dies tun, indem Sie eine Aufgabe in diesem Abschnitt erstellen oder (mein Favorit) eine bestehende Aufgabe, die Sie besprechen möchten, in diesen Abschnitt verschieben.
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Der Besprechungsleiter kann sie dann im Voraus überprüfen und in den Abschnitt Besprechungsthemen einfügen sowie Aufgaben seiner Wahl zur Tagesordnung hinzufügen.
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Ich empfehle, ein Zahlenfeld zu diesem Projekt hinzuzufügen, damit jedem Thema/jeder Aufgabe eine Zeit zugewiesen werden kann, damit das Meeting nicht aus dem Ruder gerät. Möglicherweise ein benutzerdefiniertes Prioritätsfeld, wenn Sie es für notwendig halten (Sie können dann nach Priorität sortieren und sicherstellen, dass Sie zuerst die Themen mit höherer Priorität besprechen).
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Während des Meetings können Kommentare zu mehrfach zugeordneten Aufgaben hinzugefügt werden, die im Meeting behandelt werden, um Updates aus der Besprechung umzusetzen. Diese können anschließend aus dem Meetingprojekt entfernt werden. Alle nicht mehrfach zugeordneten Elemente können in den Abschnitt für erledigte Aufgaben verschoben werden, wenn keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind.
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Alles, was nach Abschluss des Meetings im Abschnitt „Besprechungsthemen“ übrig bleibt, kann für das nächste Meeting in den Abschnitt für die Tagesordnung verschoben werden.
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Alle Aktionspunkte, die für das Team tatsächlich zu erledigende Aufgaben sind, können in die Spalte Aktionspunkte verschoben, Fristen für sie festgelegt und in das richtige Projekt integriert oder den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen werden. Hier können Sie eine Regel einrichten, damit eine Aufgabe, sobald sie abgeschlossen ist, in den Abschnitt für erledigte Aufgaben verschoben wird. Wenn dann etwas noch nicht erledigt ist, kann es bei Bedarf auf die Tagesordnung des Meetings in der nächsten Woche gesetzt werden, falls erforderlich.
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Der Abschnitt „Erinnerungen“ – Hier gibt es eine Aufgabe, die den Namen des Meetings als Titel hat und jeder Person zugewiesen wird, die teilnehmen soll. Im besten Fall handelt es sich dabei um eine wiederkehrende Aufgabe. Sie können auch über das Kommentarfeld Bescheid geben, wenn sie nicht teilnehmen können.
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Ich empfehle außerdem, Status-Updates zu verwenden, um das Meetingprotokoll mit den Beteiligten zu teilen. Sie können Abschnitte für Teilnehmer und Notizen in Ihr Update aufnehmen. Jedes Mitglied des Meetingprojekts erhält dann eine Benachrichtigung zum Update in der Inbox. Das bedeutet auch, dass Sie ganz einfach auf frühere Meetings zurückgreifen und Details und Updates dazu lesen können.
Das ist meine bevorzugte Arbeitsweise. Ich freue mich auf Ihre Tipps und Anregungen!