Hallo erstmal.
Warum dieser Beitrag?
Ich führe Asana in einer Umgebung ein. Trotz gelesener Anleitungen wird bisher wird wohl nur ein Teil des Potentials genutzt. Da die Nutzung dieser Art von Kollaborationssoftware neu ist, liegt das Problem wohl eher 40cm vor dem Bildschirm als an Asana selbst: es sind kaum Erfahrungen vorhanden um das Setup effizient auf die Umgebung anzupassen.
Mein Anliegen
Da zuwenig Zeit gegeben ist und die Mitarbeiter nicht als Versuchskaninchen missbraucht werden sollen, würde ich gerne ein Setup präsentieren, damit dies von erfahrenen Asana- Nutzern mit möglichst vielen Rückfragen und Kommentaren ergänzt werden kann. Natürlich versuch ich selber die Lösung zu bieten, Ihr seid für die Probleme zuständig und fragt mich 
Ich danke für Verständnis für Anfängerfehler, sei dies in der Konfiguration oder diesem Beitrag.
(verwendete Abkürzungen: MA = Mitarbeiter, CF = Custom Field / eigene Felder)
** Umgebung ** der Klassiker
Mehrere Abteilungen, (Support, Administration, Entwicklung…). Diverse Projekt (abteilungsübergreiffend, abteilungs-intern, für Einzelpersonen)
- Teams
pro Abteilung (für abteilungsinterne Projekte) eines, pro komplexes Softwareprodukte (für diverse die Software bezogene Projekte) eines, eines für das Gesammtunternehmen, globales Team für Issues aller Art - Projekte
** Issues (Sammlung aller Rückmeldungen / Feedbacks / Bugs) zu jeweils einem bestimmten Thema (auch für kleinere Anwendungen / Themen jeweils ein eigenes Projekt). Mitglieder werden über neue Tasks informiert, nicht- Mitglieder können nur kommentieren. In der Regel eine Liste / Kanban mit Abschnitten “ToDo”, “in Arbeit”, “Fertig”. Zusatzfelder “Aufwand”, “Verantwortliche Person”, “Fälligkeitsdatum”, “Priorität”
** ein DISPATCH- Issues Projekt, für welches das Formular publiziert wird, damit alle Mitarbeiter nur ein Formular verwenden für das Erfassen neuer Rückmeldungen benötigen. Per Dropdown kann eine Kategorie für den neue Task gewählt werden. Per Regel wird die neue Aufgabe in das entsprechende Issue- Projekt kopiert. (Nachteil: da die Aufgabe per Regel erstellt wird, werden die Projektmitarbeiter nicht per E-Mail informiert)
** Wochensitzungen zu bestimmten Projekten. Abschnitte “abklären / vorbereiten” (benötigt noch weitere Abklärungen, “zu diskutieren” (wird an der Wochensitzung besprochen), “umsetzen” (wurde während der Sitzung gutgeheissen und hierhin verschoben.
** weitere individuelle Projekte innerhalb eines Teams, welches für eine bestimmte Software zuständig sind (Backend Version 2.0, 3.0, Redesign Frontend etc.)
Wichtig: Einige Projekte gehören zum “Daily Business” und müssen täglich kontrolliert werden, für andere Projekte wird bestimmte Projektzeit zur verfügung gestellt.
*Nutzung (+ Fragen):
Wird z.B. ein neues Modul “MOD” entwickelt und kommen Vorschläge für neue Funktionen, so wird z.B. die Unteraufgabe “Funktionsumfang” um weiter Unteraufgaben erweitert, Implementierungszeitpunkt noch offen. Sobald die Implemtierung konkreter wird, wird auch diese Unter- Unteraufgabe in das Projekt übernommen und ein Zeitraum gegeben.
Es tauchen Fragen betreffend einem Projekt / einer Aufgabe auf, welche dann in Asana aufgenommen werden sollen um sich Gedanken zu machen und diese am Tag X zu besprechen. Diese gehen irgendwie unter. Sollen diese Als Unteraufgabe oder abhängige Aufgabe erfasst werden?
Kommunikation und Rückfragen hauptsächlich über Comments und das Ändern der zugewiesenen Person (leider muss man sich so immer informieren, an wen die Aufgabe “zurück” oder “weiter” geht.
Es wird zu täglich “Meine Aufgaben” geprüft und versucht die terminierten Aufgaben zu bewältigen. Problem, es werden immer wieder Aufgaben gelesen, welche eigentlich erst zur “Projektzeit” bearbeitet werden müssten.
** allgemeine Probleme / offene Fragen
MA arbeiten in mehreren Projekten. “Meine Aufgaben” ist sehr riesig und grundsätzlich immer überfällige Aufgaben vorhanden, wobei gewisse wirklich dringend sind, andere noch warten können. Die Inbox beinhaltet zuviele Nachrichten als dass diese abgearbeitet werden könnten. Lösungsidee: Hier würden den MA ans Herz gelegt sich als Teilnehmer von Aufgaben auszutragen, wenn es sie nicht betrifft).
Der Workload zeigt nur bestimmte Projekte an, MA können mit zuviele Aufgaben überhäuft werden, sodass diese nicht in den zur Verfügung gestellten Zeitrahmen passen. Lösungsidee: Es müsste ein globaler Workload mit allen Projekten gemacht werden.
An Sitzungen werden sehr schnell Ideen besprochen, Entscheidungen festgehalten. Dies wird aus Zeitgründen meistens ein Kommentar. Wo sollen Entscheidungen und wo noch offene Ideen / abzuklärende Gedanken erfasst werden damit die Entscheidungen schnell gefunden und die neuen Gedanken nicht unter gehen?
Nicht alle Aufgaben werden direkt einem MA zugewiesen, da ein ganzes Team zuständig ist. Die meisten MA sind in mehreren Projekten und kontrollieren nur die eigene Inbox, somit sehen Mittels einem Report könnten die Aufgaben aus mehreren Projekten angezeigt werden, jedoch fehlen da viele CF.
Gewisse Aufgaben könnten in mehreren Projekten platzier werden
So, wer schon bis hierhin gelesen hat, ein herzliches Danke. Ich muss hier abklemmen, bevor dies den Rahmen sprengt und ich freue mich auf eure Fragen
