Base de données clients

#1

Bonjour, j’utilise asana en gratuit depuis quelques mois maintenant.
Après discussion en tchat avec la hotline concernant une option que j’aimerais avoir, à priori, le fait de passer en premium permettrait cette option mais je suis sur la version gratuite pendant 30 jours et je ne trouve rien.

Je pose ma question ici :

J’utilise Asana pour le suivi de projets. En gros j’ai UN seul projet et à l’intérieur chaque “tâche” correspond à une commande client. Ensuite chaque colonne correspond aux différentes étapes de fabrication de cette commande. Je déplace la tâche du coup colonne après colonne jusqu’à la colonne “A facturer”.
J’aimerais savoir, s’il est possible, quand on crée une tâche, plutôt que de devoir rentrer le nom en haut à la main, de sélectionner le nom d’un client dans une liste que j’aurais établie à l’avance, en indiquant dans celle-ci les coordonnées de l’entreprise, le téléphone etc… De façon à ce que l’opérateur qui finalise la commande, lorsqu’il glisse le projet dans “à facturer” puisse avoir accès au mail du client pour le prévenir que sa commande est prête.
J’espère m’être bien expliqué et n’avoir pas fait trop de flous dans mes explications :slight_smile:
Merci à tous.
Bonne journée

#2

Je pense qu’il est possible de créer une tâche par client avec toutes les infos dans un projet “Modèles” et de systématiquement dupliquer les tâches pour créer de nouvelles… Savez-vous à quoi faisait référence la hotline ?

#3

J’avoue ne pas avoir tout compris car c’était en anglais et que même maîtrisant la langue, je ne suis pas bilingue :slight_smile:
Je vais essayer votre méthode. Merci :slight_smile:

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#4

Ok, après test, c’est possible, mais la duplication de tâches c’est pas super pratique je trouve…
Je pensais qu’il était possible de créer un menu déroulant avec une base de données derrière mais à priori, ce que j’aimerais n’est pas possible :frowning:

#5

En effet j’ai pas l’impression que ce soit possible. @Julien_RENAUD d’autres idées ? N’hésitez pas à me partager en privé le retour en anglais du support.

#6

Bonjour,

Cela signifie-t-il donc que vous avez une liste finie de clients ? quel est l’ordre de grandeur du nombre de clients ? Selon le nombre, mes idées seront différentes :wink:

#7

Sorry, in English:

One-time setup: Create one project for each unique customer, putting the contact info, address, phone, etc. in the Project Description

With each new order: Multi-home the new task (order record) to the corresponding client so that the contact info will always be close at hand in a single click from the order.

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#8

Bonjour @Awi_Publicite
je peux vous proposer ce qui suit:

Créer un projet avec tous vos contacts de facturation (Nom de projet: CONTACTS). Utilisez des champs personnalisés pour y inscrire chaque information (Nom du contact, adresse courriel, adresse physique, téléphone,…)
Dans votre tableau de suivi de tâche jusqu’à la facturation, vous pourrez ajouter un champs personnalisé avec la liste de vos client (Pré-entré lors de la création du champ personnalisé sous forme de liste déroulante).
Lorsque vous déplacez la tâche dans la colonne “À facturer”, la personne en charge à simplement à rechercher le client (tel que sélectionné dans le champ personnalisé), à partir de votre project CONTACTS.
à partir de ce projet, la personne pourra simplement cliquer sur le lien du champ Adresse de courriel, puis un courriel sera ouvert et prêt à envoyer.
Vous pouvez aussi référez à ce post: Client database for Asana?
Merci
@Sebastien_Levesque

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#9

Good idea @lpb
The first idea I had in mind is close to yours, but I’ll continue in french :wink:

En premier, il faut créer un projet qui servira de basse de données des coordonnées.

Puis un second projet contient toutes les commandes. Une tâche correspond à une commande, et dans la description de la tâche, il suffit de faire @ vers la fiche du client, et alors le préparateur de la commande aura l’adresse.

Les 2 idées se ressemblent un peu.

En Premium, il y a des menus déroulant, mais vous pourrez seulement avoir la liste des noms de clients. Le fait de choisir un nom dans la liste ne déclenche pas de lien automatique vers d’autres tâches où il pourrait y avoir une adresse.

#10

Avalanche de réponses en 5 minutes :+1:
Je pense que nos idées avec @Sebastien_Levesque sont la même, et en ajoutant le @ vers la fiche client, cela évitera au préparateur de chercher, il aura juste à cliquer.

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#11

Je voulais éviter de devoir faire des @ manuel, mais c’est en effet pas mal comme solution, car dans mon cas fallait manuellement choisir le client de toute façon.

#12

Merci à tous pour votre participation :heart: Quelle équipe !!!

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#13

Néanmoins l’avantage d’avoir un menu déroulant ou un projet par clients est de pouvoir retrouver rapidement toutes les commandes d’un client donné.

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#14

Incroyable cette communauté !!! :open_mouth:
Je n’ai pas le temps cet après-midi d’étudier toutes les réponses, mais je regarde tout cela demain.
En tout cas merci à tous pour votre réactivité !! Je suis scié !

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#15

En fait on se bat pour avoir la meilleure réponse car ensuite @Marie nous offre un cadeau (@Marie je n’ai plus de chaussettes Asana wink wink)

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#16

Hello la team !
Merci pour tous ces commentaires et conseils.
J’ai testé au final la technique de Julien_RENAUD qui m’a semblé la plus efficace et ça fonctionne, ce n’est pas encore parfait mais ça dépanne bien pour le moment. Je regarde aussi la Database for Asana de Sebastien_Levesque avec attention… :slight_smile:
En tout cas, vraiment efficace ! Je recommanderai Asana autour de moi :wink:
A bientôt !

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#17

Merci pour ce retour c’est sympa, nous sommes ravis d’avoir pu vous aider tous ensemble :+1:

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