Aqui na empresa utilizamos o asana pra todo o fluxo dos nossos processos: Comercial, Vendas, Marketing, Suporte, Implementação e Produto/Desenvolvimento.
Por conta disso, a informação do nosso cliente atrelado àquele tarefa/task/atividade é de suma importância. Nós temos um campo de Clientes, onde criamos uma nova etiqueta a cada cliente novo. Entretanto, chegamos num limite de 500 etiquetas e agora todo o fluxo que criamos ao longo dos anos está comprometido, pois não estamos conseguindo adicionar novos.
Existe a possibilidade de deixar ilimitado esse tipo de campo? ou ao menos aumentar por enquanto pra um limite maior? como 1500, 2000?
Olá, @ArBrain_Asana, obrigada por compartilhar seu feedback!
Infelizmente, o limite de 500 opções em campos de seleção única/múltipla é um teto fixo da plataforma no momento, e não temos previsão de aumento.
Existem alguns caminhos alternativos que a comunidade costuma recomendar:
1. Um projeto por cliente (mais escalável)
Criar um projeto para cada cliente e “multi-home” as tarefas em um projeto de visão geral, onde é possível agrupar e filtrar por projeto. Não há limite de número de projetos na Asana. É uma reestruturação mais trabalhosa, mas resolve o problema de forma duradoura. Muitos usuários que trabalham com diversos clientes utilizam este caminho.
2. Dividir em mais de um campo de cliente
Usar dois ou mais campos personalizados (ex: “Cliente A–M” e “Cliente N–Z”) para distribuir as opções. Menos elegante, mas de implementação rápida.
3. Opção “Outro” + campo de texto livre
Para clientes usados com menos frequência, adicionar uma opção “Outro” no campo e combinar com um campo de texto para registrar o nome específico. Não permite agrupar por esses clientes, mas mantém o campo principal funcionando.
Talvez uma solução seria criar um projeto com foco em seus clientes, e fazer o rastreio melhor dessas informações. A idéia seria entender como está configurado seu fluxo de trabalho atual em toda a empresa.
Por aqui, adotamos a seguinte estrutura:
Projeto com lista de todos os clientes
Link do projeto em outros para esse cliente
Assim conseguimos rastrear, por exemplo, tudo o que um cliente em específico está rodando dentro da organização a partir do cadastro dele.
Essa é uma opção além das que foram muito bem pontuadas pela @Vanessa_N
Um projeto por cliente é inviável. No meu backlog, por exemplo. Pra eu todas as demandas eu teria que entrar nos quadros de cliente por cliente? sendo que sao mais de 500
Essa alternativa ja pensei, mas vai atrapalhar bastante todas as automações e filtros que envolvem o campo cliente.
Não temos clientes menos usados. Sempre usamos pra alguma coisa, seja no quadro de projetos da implementação, de CS, de backlog. Sem contar que também afetaria a parte dos filtros
Atualmente ja temos um quadro por cliente pra acompanhar o Onboarding. Mas ainda assim é inviável pra alguns processos.
Ex: Pra ver todas as atividades do dia, temos um quadro de GTD, que cada atividade referencia um cliente. Seria inviável ter que entrar em cliente por cliente pra achar essas atividades. Mesma coisa do exemplo do backlog.
Sobre a opção do Pedro, já fiz esse teste de ter um projeto com o nome de todos os clientes e referenciar em uma coluna. Mas essa opção não permite usar os filtros dentro dos quadros dos projetos, o que se torna inviável também.
Alguma possibilidade de tentarem viabilizar essa melhoria? Tem algum motivo técnico que impossibilita? Ou é só questão de priorização?
Oi Pedro!
São muitas situações, quadros e processos que temos. Mas vou te passar aqui o principal:
Cada cliente novo que fecha com a gente, criamos um quadro de Onboarding onde todas as atividades de implementação e CS ficarão concentradas.
Além disso, temos uma coluna chamada Clientes que adicionamos o nome de todo novo cliente, que será utilizada em variados quadros de setores internos e projetos
Na sequência, temos o quadro Getting Things Done, onde se concentram todas as atividades da implementação e CS. Ou seja, tudo que é gerado de tarefa dentro dos quadros dos clientes, recaem no GTD pra concentrar tudo em um só local (com datas, etapas, responsável etc). Assim, cada colaborador acessa o seu GTD e já visualiza tudo que precisa fazer, sem ter que entrar em cada quadro de cliente. Porém, pra isso, temos a coluna “Clientes” aqui, onde conseguimos visualizar de qual cliente é aquela atividade. Exemplo abaixo:
Temos também, por exemplo, o quadro Backlog de Produto, onde entram todas as solicitações de desenvolvimentos. A coluna Clientes também está presente aqui. Inclusive, aqui podemos selecionar mais de um cliente por demanda nos casos em que mais de um cliente solicita aquela melhoria/ajuste.
O Backlog é só um exemplo. Mas temos dezenas de outros quadros para fins de organização e projetos. Ex:
Quadro de Sprints com o que realmente está em produção (também precisamos ver aqui os clientes);
Quadro de Contratos: todo contrato novo que é fechado, também com a coluna de clientes pra identificação
Atividades Financeiro: quadro para controle das demandas do financeiro, também identificado pelo cliente pra saber em qual cliente a ação deve ser feita.
Quadro de Controle de Treinamentos: quadro pra implementação acompanhar os treinamentos da semana e do mês. Podendo visualizar em qual cliente é.
Enfim… São inúmeros. Ressalto que isso nos permite utilizar a coluna “Clientes” como filtro. Ex: Entro na sprint e coloco pra filtrar pelos clientes A, B, C e D, pois quero ver o que teve de demanda feita deles essa semana. Ou ainda, entro no GTD e filtro pelos clientes A e B pra saber o que tem pendente deles. E assim por diante.
De fato, dessa forma vai esbarrar na limitação do campo de seleção no Asana.
Vamos ver mais detalhes em uma conversa e depois até trazer uma possivel solução aqui, pois pode agregar no fluxo de trabalho de outras organizações também.
