アドベントカレンダーのエントリーです。
昨日投稿する筈が１日遅れになってしまってすみません。
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【ことの発端】
先月の今頃ですが、住んでいるマンションの自治会の会長を引き受けてしまいました。管理組合とは異なり、マンションの資産価値を直接左右する組織ではなく、住民同士の親睦を図るという意味では気楽な会ですが、以下の２点が厄介です。
- 区役所に正式な町会・自治会として登録されているため、様々な便益の見返りとして多種多様な義務を負っている。
- 自治会の下で災害協力隊も編成されていて、それも区役所や消防署に登録されており、災害発生時に動けるように備えなければならない。
以前から会計係をやっていたのでそれなりに知ってはいたものの、前会長から引継ぎを受け、思っていた以上に細くて数の多いタスクを日々着実にさばいていかなければならないことを、あらためて認識しました。
見返りもほぼ無く面倒なだけのお役目ですが、Asanaを使いこなせるようになりたいと思っていたタイミングだったので、むしろ自らに課すOJTの題材にピッタリだと、逆手に取ることにしました。
【使い始めてから現在まで】
そこで、ひとまず専用のPersonalアカウントを作り、認識したタスクは片っ端からAsanaに登録していくことにしました。引継ぎに伴う目の前のタスクは勿論、数カ月先でも適当な期限設定（ただし、かなり前倒し気味）で登録しておいて、タイミングが近づいたら思い出して心の準備ができるように、漏れなく入れるようにしています。
プロジェクトは、「新春ビンゴゲーム会」や「歳末防災・防犯パトロール」のようなイベントごとに、あるいは「江東区役所 環境保全課対応」「城東消防署対応」といった関係先ごとに、割と細かめに立てています。その結果、１カ月ほどで既に21プロジェクトあります。これからも四季のイベントなど増えていくことでしょう。タスクは完了済が102件、未完了が64件となっています。今ある未完了が完了済になった頃には、新たな未完了も山積みになっていて、永遠に終わらない感じなんでしょうね。
始める前は、最初からメンバーに巻き込める役員が他にもいるかもしれないという仄かな期待があったのですが、そうは問屋が卸さなかったので、現状では全タスク、担当者＝自分です。最初の１年はこのまま行って、あらゆるタスクを把握・体系化するしかないと腹をくくっています。
なお、主なドキュメント類は全てスキャンしてGoogle Driveに入れています。AsanaのタスクからGoogle Drive上の特定のファイルを直接呼び出せるのはありがたいですね。これも含めて、Asana無しに煩雑なタスクをこなせるとは到底思えず、手放せない状態に既になっています。
【これから】
上述の通り、最初の１年は全タスク、担当者＝自分で回すことによって、どのプロジェクトも全てのタスクがAsana上にあると同時に、全ての主要ドキュメントがGoogle Drive上にあり、両者が紐づいている状態を作ることに徹します。
その間に、他の役員への啓もうやサポートを図り、２年目からはAsana経由で他の役員とのコラボで進めるパイロット事例を作ろうと目論んでいます。組む相手の役員自体も、各段に楽で確実に分担をこなせることを体験するに違いありません。その体験を他の人にも共有して、輪が広がる流れに持ち込みたいという訳です。
【願望】
以下の２つの願望が叶えば、ここまで書いたようなことがもっと早く進むのになと思っています。
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AsanaがLINEと連携
自治会の他の役員との日頃のコミュニケーション手段はLINEのグループチャットです。
これはこれで便利なのですが、Asanaとの連携は（私の知る限り）無いので、人間系でワンクッション入れないと、LINE グループチャットでの会話内容とAsanaで進めている作業内容がつながりません。LINE上の個人やグループチャットのIDをAsana上の仮想メンバーとして扱えたらいいのになと思う時がしばしばあります。 -
江東区役所がAsanaを採用
区役所とのやり取りは紙が基本なので、紙とデジタルを行ったり来たりでさばいていくために余計なサブタスクが次々に発生します。もしも区役所がAsanaを全面採用していたら、依頼や申請をお互いにAsana経由でオールデジタルでこなせて、余計なサブタスクが激減し、お互い楽なのになと思ってしまいます。
願望はさておき、今後もマンション自治会の運営にAsanaを使い続けることによって、何か皆さまの役に立つ知見が得られるかもしれません。
以上、長々と失礼いたしました。最後まで読まれた方がいたら、ありがとうございます。
それでは、良いお年をお迎えください。
