Asana Regeln: die Erledigung einer frei definierbaren Aufgabe sollten als Auslöser verwendet werden können

In großen Projekten kann die Erledigung bestimmter Aufgaben Folgeaufgaben auslösen. Dann besteht die Möglichkeit, flexibel die Terminisierung und die Verantwortlichkeiten zuzuordnen.

Hallo @Michael_Kugler,

soweit ich die Anfrage richtig verstehe möchtest du eine Regel erstellen die nur ausgelöst wird, wenn eine bestimmte Aufgabe als komplett markiert wird?

Du könntest solche speziellen Aufgaben in einen separaten Bereich verschieben oder für diese spezielle Aufgabe ein spezielles benutzerdefiniertes Feld (Custom Field) mit Auswahlmöglichkeiten erstellen. Das würde es möglich machen die Regel dann nur auszulösen, wenn eben zum Beispiel “Antwort B” ausgewählt ist.

Hilft das weiter oder habe ich deine Anfrage eventuell falsch verstanden?

Vielen Dank @Andrea_Mayer für die rasche Antwort. Das wäre ein Kompromiss, aber nicht ganz optimal. Wir sind Bauträger und es arbeiten mehrere Teams, ich glaube bei dieser Variante müsste ich für alle Variante eigene Felder anlegen, das wird dann schon recht viel. Ich schildere hier kurz einen Praxisbeispiel die bei uns zutrifft:

Wir haben einen Meilenstein “Baufortschrittsbestätigung Rohbau & Dach erhalten”.
Hier wäre jetzt perfekt wenn nach Erledigung folgende Aufgaben erstellt werden:

  • Baufortschrittsbestätigung an Treuhänder weiterleiten / Verantwortlich PE / Datum +1 (ab Erledigung Auslöser)
  • Zahlungsanforderung Käufer verschickten / Verantwortlich Verkauf / Datum Meilenstein abgeschlossen +1 (ab Erledigung Auslöser)
  • Zahlungseingang kontrollieren / Verantwortlich Finanzen / Datum +15 (ab Erledigung Auslöser)

Wir haben in diesem Prozess häufig Folgeaktivitäten, die jedoch erst dann fällig sind, wenn andere abgeschlossen werden.

Also eine Aufgabe als Auslöser fände ich schon ganz toll :wink:

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Ah okay danke für die Erläuterung. Habt ihr Aufgaben Abhängigen schon versucht? Da würde die folgende Aufgabe dann erst getriggert wenn die erste erledigt wurde. Mehr dazu hier: https://asana.com/guide/help/tasks/dependencies

Ihr könnt diese Abhängigkeiten auch in Projektvorlagen erstellen.

Meilensteine können derzeit in Regeln leider noch nicht verwendet werden.

Wir arbeiten aktuell mit Abhängigkeiten. Aber es müssen dann doch immer die Verantwortlichen bzw. die Termine neu vergeben werden, denn das ist vorab nicht vorhersehbar. Da wir in diesem Prozess an die 300 Aufgaben haben, wäre es super wenn wir kleine Teilprozesse machen kann. Die Aufgaben auf mehrere Projekte aufzuteilen haben wir auch schon angedacht, aber dann verlieren wir wieder die Möglichkeit mit Abhängigkeiten zu arbeiten. Etwas verflixt mit unserer Anforderung :wink: Aber nochmals vielen Dank für deine Unterstützung. Ich hoffe sehr darauf dass in diese Richtung mal was kommt, dass würde viele neue Möglichkeiten bieten.

Bezüglich Verantwortlichen also wenn diese immer verschieden sind eignet sich eventuell die neue Funktion Projektrollen zuzuordnen: Create User Role for templates. - #47

Oder ansonsten ein Custom Field pro Funktion und als Auswahlmöglichkeiten alle Personen (oder das neue Personen Custom field) und je nach Auswahl wird eine Regel ausgelöst die eine Unteraufgabe oder Aufgabe erstellt (eben mit der xx Tage Fälligkeitsdatum wie oben angegeben)

Bezüglich Termine wenn nich vorher genau bekannt okay das ist schwierig. Aber wenn Abhängigkeiten bestehen ist es in der Zeitleistenansicht auf einmal einfach zu verschieben.

Aber ja etwas aufwändiger alles. Vielleicht wird in Zukunft ein Feature veröffentlicht, das für euren Workflow besser passt.

Vielen vielen Dank Andrea, die Funktion mit den User Rollen ist sensationell, diese Funktion habe ich mir schon sehr gewünscht.
Kannst du mir bitte diese Funktion etwas näher erklären => …Custom Field pro Funktion und als Auswahlmöglichkeiten alle Personen (oder das neue Personen Custom field)

Zum Beispiel so: Ein Feld für den Verantwortlichen vom Accountingteam der die Zahlungsaufforderung sendet:

Screenshot_4294

Dann wird die Regel ausgelöst wenn eine bestimmte Person getaggt wurde.

Falls du das Personenfeld verwendest muss nur beachtet werden, dass wenn eine neue Person ins Team kommt, eine weitere Regel erstellt wird, ansonsten löst sich keine Regel aus.

Dann als Aktion wird eine Unteraufgabe hinzugefügt
Screenshot_4295

Vielen Dank liebe Andrea für die Unterstützung, das waren super Tipps. LG Michael

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