Asana東京コミュニティイベント 「リーダーも現場メンバーもみんなで一緒に!Asanaで会議革命」

会議では進捗管理するためにプロジェクトごとに切り替えてタスク管理してたが、会議ごとにプロジェクト立ち上げるのは面白かった。
マルチホームと組み合わせると会議の進行が進む気がします。

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  1. asanaを議事録作成のために使うという考えがそもそもなかった。
  2. 組織の課題として、asanaの利用が定着しないというものがあるが、会議で作成して、asanaを見ておいてという流れにすれば、定着率も上がるのではないかと思った。(難しい作業ではないので、ぜひ実践する。根気強くasanaを広げていく。)
  3. 会議の時間を半分にできるのは、衝撃的。お話を伺っていると、asanaを使って、事前準備をしている。結局ダンドリ力なのだろうか。asanaを使えば、段取りが効率よくできるように思えた。(正直なところ、アジェンダなどの資料はきれいな体裁を整えていなくても問題ないので、このやり方でもいけそう。)

asanaの定着がままならないまま、無理やりasanaを使ってしまうと、周りから反感を買うかもしれないが、強い気持ちでやっていきたいと思った。

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事例のご紹介から振り返りでのバックグランドの異なる皆さんとの情報交換まで、知らなかったことを山ほど聞けました。TOPPAN原井さまの資料、ここぞという場面で活用したいと思います。あと、福山市の事例紹介(https://asana.com/ja/case-study/fukuyama-city)に登場されている曽根さまとお話できて良かったです。私自身はマンション自治会のタスクでAsana活用を始めて間もないのですが、様々なやり取りの相手になる江東区役所がAsanaを使ってくれれば負担が激減するのになと常々思っております。逆に行政側のお立場から、Asanaに乗ってくれるかどうかが関係先によりけりだということで、自治体としてもDXのご苦労があることを理解しました。

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グローバルではかなり使われているのですが、日本オフィスでASANAを使っている人が周りにいない状況です。議事録に使えたり会議時間短縮になるというのをアピールして仲間を増やしていきたいです!
今日はどうもありがとうございました。

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メンバーをカスタムフィールドに追加する方法で、話題の担当者を示すことも可能ですね!

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原井さんの好きな機能の「目標戦略マップ」を触ってみようと思いました。
目標戦略マップのヘルプセンターの記事
構造を可視化できて面白そうですね。

会議は減らしたいという声は多いですが、具体的な減らし方を実行して振り振り返りまで行動できているのはとても参考になりました!

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1会議を

  • プロジェクト単位で管理するのか?
  • タスク単位で管理するのか?

どちらにするか、悩ましいです。

私の仕事で適用するのであれば、進捗報告とセットの定例だから、
やるとしたら、現行のプロジェクトに対して「定例」のセクション作って、その中に定例毎に1タスクっていう使い方が合っていそうかなあ。

  • 『情報共有』に該当する報告はダッシュボード見せておしまい
  • 相談事項みたいなのだけ、セクション切って1タスクに1定例議題メモとく

みたいな。

「こういうケースはこう使う」「でもこんなケースだったらこんな使い方もアリ!」っていう、適度な制約が枠組みとしてありつつも、使い方を工夫できる余地があるのがASANAの良さだよな。
と改めて感じました。

そして、そもそも私の報告している定例資料って、参加者全員にとって面白い意義ある内容なのかな…。等と改めて考えてしまいました。
やれって言われているからやってはいるんですけど。

ステークホルダーが超多いので、「この定例の意義」に一石を投じるのはなかなか慎重になっちゃうな~!と思いました。

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登壇資料 共有いたします。

20250129 Asana東京コミュニティイベント2資料.pdf (1.6 MB)

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当日の様子のレポートが公開されました!

【開催報告】Asana東京コミュニティ「リーダーも現場メンバーもみんなで一緒に!Asanaで会議革命」イベントレポート

@ShunS ありがとう :clap:

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