ツキイチAsana勉強会👩‍🎓#8. 相手にAsanaを見てもらう

こんにちは!

気づけば、今月のツキイチAsana勉強会が来週に迫っておりました💦

第8回となる7月は 相手にAsanaを見てもらう をテーマに開催します。

メールやチャットツールは見るけれど、Asanaのタスクや通知を確認してくれない、Asanaを開くことや使うことがまだ習慣化していない人たちを、どうAsanaに誘導していくか。

活用を進める中でぶつかりがちな壁をテーマに、うまく誘導するためのコツやAsanaの活用法を参加者同士で共有し合う、ツキイチ勉強会スタイルで進めていきます。

テーマにご興味ありましたら、懇親会での本音トークまで含めての勉強会にぜひご参加ください!

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すでに参加登録していただいてる皆さんの熱量がスゴい…!!

部門内で利用しているが、タスク登録しない、そもそも見てないことが多々あるため、解決策のヒントがあればうれしいなと思い、参加しようと思いました。

いつもありがとうございます。学びが多くあることが一番大きいですが、今回はこれから直面する状況にマッチしたテーマのため、鼻息荒く参加させていただきます。

第7回後の懇親会で館山さんや丹羽さんと話していて「そもそもAsana見てくれない人って通知の管理という概念がなかったりするよね」「未読メールが千件あったり、どうでもいい通知を切ってなかったり、スマホアプリの通知バッジがすごいことになっていたり」などという話になり、思ったより深い問題だと気付かされました。

まさに、Asanaを見てもらうこと、受信トレイを整理してもらうことに課題感を感じています

相手がAsanaでみてくれる確信が持てないため、未だにAsanaで通知するのか、メールで連絡するのか、Teamsで投稿するのかでいつも悩んでいます。
個人の業務はAsanaで管理しており、常にAsanaで業務を確認できて便利なのですが、そこがうまく伝わっていない方もいるように思います。

Asanaを推進していく際、チーム内でAsanaを見てくれない人がいるとそこで業務やAsana推進が止まってしまうということがあるため、相手をAsanaに誘導するために皆さんがどう工夫されているのか、お伺いしたいと思っています。

それまで使ったことのない人や、使うことに抵抗?している人たちにどのようにすれば、前向きに使ってもらえるかを考えたい。


似たような課題を抱えている方は、ぜひご参加ください!(現地で) お申し込みは上の投稿のバナーから👆
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「Asanaを見てくれない」「Asanaを使ってくれない」と嘆くより、
Asanaをどう使っていくかを一緒に勉強していこうと決めましたー。
・アーカイブ!アーカイブ!アーカイブ!
・ホームにウィジェット「自分が割り当てたタスク」を追加
・受信→フォローアップタスクの作成
とか

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オンボーディングのタイミングで (Asanaを使い始めるとき)、以下を徹底するのが大事だと思っています。

  • 通知はアーカイブしましょう
  • メール通知はオフにしましょう
  • Asanaタブは常に開いておきましょう
  • 自分が受け取る不要な通知はオフにしましょう
  • 人を招待するときは、「タスクの追加」時の通知はオフにしましょう

上記に加えて以下も必須にしてもいいかもしれませんね。

  • 通知を「展開」する
  • タスクで「すべてのアクティビティ」をオンにする

今日のセッションでは、「Slackは大部屋でワイワイしている雰囲気で、すぐにアドバイスなどもできる」という一定の需要があることが新たな気づきでした。Asanaプロジェクトを見に行けば同じことができると思っていましたが、意外とハードルが高いのだなと。
Asanaの導入・運営側は考えることが多いですが、頑張りましょう💪

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学び
・Asanaをみてもらう
=Asanaで何を解決したいか
=どういう仕事が気持ちいいいのか
想像したり、話し合ったり、わかろうしたりしてみること、が必要なのかもしれない

・仕事におけるコミュニケーションの優先するものって人や組織によって違ったりするのが当たり前と思おう(自分の普通は相手の異常かもしれない)

・改めて、自分は仕事を軸に情報をまとめて、効率よく楽しく仕事したいんだなって思いました。

・会社でこういう話しないので楽しかった!

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今日の学び:

  • 受信トレイを溢れさせないコツを啓発しよう (通知設定を絞る)
  • チャットツールとの両立はみんなが悩むところ
  • 即時性を求めるタイプの人との付き合い方
  • 食わず嫌いタイプと、不満があって離れていくタイプ
  • コラボレータは最小限にしたほうが良いのでは。
  • 大部屋を好む人には、プロジェクトをブラウジングするうまい方法をおすすめできると良さそう
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本日もありがとうございました!
業務をAsanaに移行していく、Asanaでないと仕事できない環境を作るといったアプローチなどをしてきましたが、相手にどのようにAsanaを見てほしいのか・どうなってほしいか整理してアプローチ方法を見直すのは大切だなと思いました。
また、通知設定は基礎講座で纏めて説明するには難しいのですが、継続して発信していく必要性があるなと再認識したので、アーカイブやフォローアップタスクの作成を広めていきたいと思いました!

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本日もたくさんノウハウを勉強できました!多すぎて書ききれないですが。。。
さっそくホームに「自分が割り当てたタスク」を表示して、これから大活躍しそうです。
ありがとうございました。

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今日の気づき。

  • Slackなどのチャットツールは大部屋でワイガヤの仕事。Asanaは個別ブースでの仕事。
  • Asanaの「受信トレイ」を見てもらうのは、やはりなかなか容易ではない(皆さん同じ課題)
  • 受信トレイに通知がたまってる人には、まずすべてアーカイブして、今後届くものから、確認してアーカイブしていきましょうね、と話してみると良い
  • プロジェクトを新規作成するときは、通知設定に配慮が必要(タスク作成とかで通知が飛ぶと、みんなに迷惑になったり)
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通知が溜まりすぎた人には、一旦思い切って全てアーカイブと言う方法はアリだなと思いました。

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ワイガヤで何かあったらすぐ助けられるから全部見ておきたい人や即時性第一主義者の人にどうAsanaを見てもらうかは難しそう。というのと、そもそもそういう価値観の人がいることを認識できました。価値観の違いですね。
プロジェクトに対してどういう役割を担ってもらうか不明確なままだと、Asanaをいつ見てもらうのかが不明確になりそうだと思いました。

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今日もありがとうございます。

本日の学び

  • 相手を動かすには先人の知恵も必要(人を動かす、影響力の武器)

  • 人によってはSlackのワイガヤを好む人もいる

  • そのため、情報が流れる観点でAsanaに取り込めない場合もある

  • 受信トレイの通知やアーカイブも使い勝手の点で地味に重要

  • Asanaから離れていくパターンの人もいるので、考慮が必要

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@Tomohiro_Oka さんと話していて面白い話題があがったので追記します。

Asanaを仕事の「場」にするためには、
一方的に受動的に通知を受け取る場所ではなく、
意見を求められる場、積極的に何かをする場所にする。

新入社員にも、積極的に、ちょっと意見を求める、レビューを求めるなどして、関わってもらう。

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