早くも4回目を迎えるツキイチ勉強会、3月は「Asanaを社内に説明する」をテーマにLT大会形式で開催します！
社内向けマニュアルや社内説明会どうしてる？LT大会
前回、「次のテーマ、何がいい？」とあれこれアイデアを出していったところ、社内向けマニュアルや社内説明会どうしてるかをテーマにしよう、どうせならいろんな人が「ウチはこうしてる」を紹介すると、参考になる話がたくさん聞けるじゃないか、と盛り上がりました。
さっそくその場でLTを引き受けてくれた方がいたので、今回はLT大会形式で開催してみたいと思います。（LT＝ライトニングトーク、ひとり5-10分程度のショートプレゼンテーション）
LTで登壇してくれる方を募集します！
「ウチでは社内マニュアルにこんなことを書いてます」
「社内説明会は、これくらいの頻度、これくらいの長さで、こんなことを話してます」
「ユーザーから問い合わせが多かったのでこんな内容を追加しました」
といった内容をご紹介いただける方はぜひ「LT登壇枠」にてお申し込みください。
説明会のアジェンダやマニュアルの目次を見るだけでも「あ、その内容は入れてなかったな」とか「その部分にそんなに時間割いてるのか」という発見があるものです。
新入社員が入ってきて社内説明の機会が増えるこの時期、参考になるネタをお互いに共有しましょう！
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ShunS
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@Masa_Hagiwara さん、イベントの開催ありがとうございました！
「わかりやすいドキュメントを書く方法」というテーマでLTをしました。
Asana導入の成功率を上げるためにお役に立てば幸いです。
発表資料はこちらです↓
補足するnote記事も書きました↓
他のLTもとても勉強になる内容でしたので、資料の共有を楽しみにしています 
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@Masa_Hagiwara さん 毎月のイベントの開催、ありがとうございます！
4人目のLTで発表した丹羽です。
当日の資料と社内に展開しているドキュメントをこちらで共有します。
Asanaツキイチ勉強会#4_社内説明用のドキュメントを作成した話_202403.pdf (4.1 MB)
Asana for CrossMarketing_20240314.pdf (84.6 KB)
@ShunS さんの発表に感銘を受けて発表時より文言を一部整えた資料にアップデートしました。
来月も楽しみにしてます！
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今月も学び多き、勉強会でした。
LT登壇いただいた @Tomohiro_Oka さん、@植田れいな さん、@ShunS さん、@丹羽貴大NIWATakahiro さん、ありがとうございました！！
また、資料の共有もありがとうございます！きっと将来、この資料に救われる人がいるはずです😊
私の「学び」も共有しておきますね
- 会社・職場によって、説明で重視すべきポイントは（だいぶ）違う。実際に今回のLTでも、強調してるポイント、資料をつくってるポイントが全然違った。
- 事前に想定してなかったことが必ず出てくるし、導入後・展開後にならないとどこがつまづきポイントになるかわからないので、問い合わせや質問が多いポイントを集めておき、後からアップデートしていくのが大事（例：メンションでのさん付けとか、不要なあいさつとか、タスクの作り方とか、無駄にコラボレーター入れないとか）
- そのためにも、社内説明資料はファイルで配るのではなく、社内ポータルにリンクを貼っておく形式が良い。
- 初期設定や基本的な使い方については「はじめにお読みください」というAsanaプロジェクトをつくると、画面や操作に慣れる機会にもなるので良い。
- 「Asanaは自社専用ツールではない」という説明したり、「全社員が使ってるわけではない」と説明しておくのは、意外と大事。
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植田れいな
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@Masa_Hagiwara さん、勉強会の開催、ありがとうございました！
2人目のLTで発表した水ing株式会社の植田です。
遅ればせながら、当日の発表資料の抜粋版を共有します。
（後半は実際の講座資料のため、恐れ入りますが、投影のみとさせて頂きます）
ツキイチAsana勉強会 発表資料_水ing株式会社_抜粋版_20240312.pdf (1.3 MB)
萩原さんが記載してくださった、「Asanaは自社専用ツールではない」「全社員が使ってるわけではない」というのは、例えば初級者の方からの、操作禁止項目を非表示にできないのか、こことここを連動できないかといった質問や、利用範囲を認識して未利用者を誤って招待すること等を防ぐため、必ず説明するようにしています。
前者は、当社用にシステムをカスタマイズできるのではという想像からくるもので、クラウドアプリケーションに慣れていないがための質問です。。Asanaに限らず、何故クラウドアプリを利用するのかといったことも、さらに伝えていく必要があるなと感じています。（今後の課題です）
後者は、当社ではSSO連携機能を使用しているため、未利用者を招待しても実際にはライセンスが消費されることはないのですが、招待者は相手に連絡をしたつもり（メンションやタスク割り当て）でも実際には届いていないといったことが起きるので、注意喚起しています。
（だいぶ減りましたが、まだ時折発生します。特に、Asanaのフォーム機能の便利さに気づいた人が、送信者とAsanaでやり取りしようとする場合など…）
皆さんのLTも大変参考になり、来年度の説明内容や展開方法に是非活かしていきたいと思います！
4月には新入社員向けの研修もあり、引き続きアップデートしながら発信していきます 
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@植田れいな さん、資料の共有ありがとうございます！
そして、この補足投稿もとても良いです！！
こういう背景情報とか補足情報があると、読んでる人（含むわたし）の理解がグッと深まりますね
2点目のところが気になったのですが、SSO連携していると、実際にはAsanaを使っていなくても、Asana上でユーザーが登録されてる状態になるので、アサインやメンションできちゃうのでしょうか？
そうだとすると、なかなか悩ましいですね。。
SSO連携でセキュリティやガバナンスはかなり担保できるが、ユーザーからするとこういう不便さ・わかりにくさが発生するんですね
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植田れいな
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@Masa_Hagiwara さん、早速のご確認ありがとうございます！
そういえば私自身は操作したことないなと思ったので実際に触ってみたのですが、タスク割り当て時に、Asana未利用者のアドレスを入力すると、「メールで（該当のアドレス）を招待」という選択肢が表示され、クリックすると招待を送信することができ、タスクの担当者として該当アドレスが表示されます。
（メンションもできた気がしたのですが、表示されなかったのでそちらは気のせいだったかもしれません、すみません💦ちなみに招待後はメンションできました（保留中の招待者の扱い））
なのでAsana上は招待している状態となるけれど、実際にはSSO連携の許可がされていないためAsanaアプリを使用できない、となります。（確かAsanaから招待メールも飛んでしまうはず）
ただ仕組みや利用範囲を理解できていないユーザーは、これにより相手に連絡できたつもりになっていたりするので、そこを防いだり伝えたりするのが課題となっています。。
尚、SSO連携しない場合については詳しくありませんが、プラン等にもよると思われますが、Asana未利用者をアサインして招待送信できるのは、同じなのかなと思っています。
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1人目でLT登壇させていただいた、おかです。
資料はあいにく共有できないのですが、
図解！ユーザー1人が複数のチーム・プロジェクトに参加する時の注意点
で書かせていただいた内容について、
その後の社内での最新資料「Asana利用開始時に理解しておきたい内容」を一部紹介させていただきました。
また、Googleサイトにて社内公開している、Asanaまとめサイトや、FAQサイトの内容もご紹介しました。
Asana自体をはじめて使うユーザー向けの説明資料というよりも、
Asana仕様と当社運用ルールのギャップや留意点などについてフォーカスしたものとなります。
他のLT登壇者の方の発表を聞きながら、
はじめて使うユーザー向けの資料もやはり必要だなと感じました。
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