昨日イベントを開催しました。
「Asanaのテンプレートを極める」という意味では、かなり突っ込んだ話題や情報が出てきたのではないかと思います。
プレゼンターの @MasakazuYoshikawa さん、同僚の古屋さん、
事例紹介いただいた @ShunS さん、 @Miho_Nishigori さん、
そして コミュニティマネージャの @Akiko_Nagahashi さん、
@Tetsuo_Kawakami さんをはじめ、 参加していただいた皆さんに感謝申し上げます。
紹介されたテンプレート活用術を内容を項目別に整理しました（別途英語化してアップ予定）。
もし「書いてあることの意味がよくわからない」という項目がありましたらお気軽に質問ください。また、プレゼンターのみなさん、補足などありましたらレスお願いします！
テンプレート作成について
だれが作成するか
- マネージャが作成して、メンバーが利用する
どんなふうに作成するか
- MS プロジェクトで組んだWBSから作成する
テンプレート作成時の工夫
- タスクはメインタスクとして設定しサブタスクにしない（タイムライン表示）
- 構造化したいときはメインタスクにインデントを作る
- セクション別にするときは、各セクションのタスク量を調整
- 定例業務（時系列整理）と非定例業務（手順整理）をあらかじめ整理しておく
→ 定例業務用テンプレ ：効率化ツールとして
→ 非定例業務テンプレ ：手順記憶ツールとして
解決すべき課題
- 見出し的なタスク（それ自体はタスクではない）をどう処理するか？
- テンプレートに連絡先も入れる（連絡先が変更になったらアップデートする）
テンプレート内の「説明」について
- 説明はやりすぎなくらい丁寧に（メンバーが不在になっても仕事ができる）
- 半年に１回発生するようなことこそ詳細記述しておく（サブタスク化）
- 「説明」欄の情報だけを別プロジェクトにして疎結合化（リンク表示）
→ 手順説明をいつでも更新できる/ 詰め込みすぎトラブルの回避ができる - 「説明」欄に情報を詰め込みすぎると発生し得る問題
・情報が多すぎる
・古い情報が残ってしまう
・全文検索で本来かかってほしくないタスクまでヒットしてしまう
・最新の手順書がひとつだけにできる
テンプレートのチーム内の活用推進について
- （テンプレに限らず）AsanaはUIがポップ、チャットが使えるなどアピール可能
- （テンプレに限らず）他部署のプロセスも可視化/ 連携できるメリット
→ 特定部署での活用が他部署利用へと拡大しやすい - （テンプレに限らず）Asanaの活用についての活用の共有大会
- ルーチン化されている業務からテンプレにしてゆく
テンプレートの改善・メンテナンスについて
- 定期的な業務の振り返りMTGでテンプレートのフィードバックをもらう
- DMで改善要望が自動的に来るよう声がけしておく
- プロジェクト終了後に期間を決めてテンプレート改善実装するタスクを作る
- 「誰もが使えるか？（担当が変わっても使えるか？）」の観点で修正を繰り返す
→ テンプレ管理者が変わった場合でも使えるかは重要な観点
テンプレート活用 その他の工夫
- プロジェクトのタスクはできる限りAsana上に書き出す
（誰でも知っていると思っていることでも面倒なことはすべてテンプレ化） - 「テンプレづくりでで大切なのは、使う人への思いやり」
→ 「みんな知ってるから」と省略しない。（例：社内サーバーへのリンクなど） - コメントや添付資料はサブタスクでなくメインタスクに残すというルール
→ チャット内容の確認や再説明などの手間が発生しないように
テンプレート（Asana）活用による効果
- スケジューリングとモニタリング工数が激減
- タスクの優先順位が明確になった
- 期待される効果
・定例業務の効率化
・マニュアル化
・保管庫
・進捗管理
コミュニティフォーラムで語られているテンプレート活用例として以下も紹介させていただきました。