こんにちは 
認定プロ・フォーラムリーダーの中谷（なかや）です 
11月26日（木）17:30から「チームでのテンプレート活用」をテーマにした無料オンラインイベントを開催します。
チームでのテンプレート活用事例をがっつり知りたい、という皆さま、ぜひご参加ください。
詳細とお申込みはこちらから
「Asanaのテンプレって便利」って、承知はしているけれど「チームで使いこなす」となるとちょっとハードル高くないですか？
──実はわたし、ずっとそう感じてきました。
そんな折、日本初開催のオンラインユーザーミートアップで株式会社クオリティア・吉川さんが
「チームでテンプレートを使ってメインの業務を進めている」
「Asanaなしではもはや仕事ができないレベル」
とお話されていました。
これは聞ききたい！・・・とTwitterDMで突撃したのです。
もっと詳しく教えて下さい。たとえば、どんなテンプレートなのか、どんなふうにチームのみなさんに利用してもらっているのか、テンプレ改善はどうしているのか、などなど、いろいろ伺わせていただきたいのですが？
この無理なリクエストに「なんでも聞いてください」と吉川さん。
（素敵です！ ありがとうございます）
せっかくなら・・・できるだけ多くのみなさんと共有したほうがいいですよね？
このイベントはそんなご縁からはじまりました。
この素敵な機会をお見逃しされませんように！
開催にあたってはコミュニティマネージャー・長橋さんのサポートに厚く御礼申し上げます。
（長橋さんにもご登場いただきます ）
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主催者およびパネラーの皆様、本日はありがとうございました。
皆さんの使い方を知ることで色々と応用できそうなイメージが湧いてきました。
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昨日イベントを開催しました。
「Asanaのテンプレートを極める」という意味では、かなり突っ込んだ話題や情報が出てきたのではないかと思います。
プレゼンターの @MasakazuYoshikawa さん、同僚の古屋さん、
事例紹介いただいた @ShunS さん、 @Miho_Nishigori さん、
そして コミュニティマネージャの @Akiko_Nagahashi さん、
@Tetsuo_Kawakami さんをはじめ、 参加していただいた皆さんに感謝申し上げます。
紹介されたテンプレート活用術を内容を項目別に整理しました（別途英語化してアップ予定）。
もし「書いてあることの意味がよくわからない」という項目がありましたらお気軽に質問ください。また、プレゼンターのみなさん、補足などありましたらレスお願いします！
テンプレート作成について
だれが作成するか
どんなふうに作成するか
テンプレート作成時の工夫
- タスクはメインタスクとして設定しサブタスクにしない（タイムライン表示）
- 構造化したいときはメインタスクにインデントを作る
- セクション別にするときは、各セクションのタスク量を調整
- 定例業務（時系列整理）と非定例業務（手順整理）をあらかじめ整理しておく
→ 定例業務用テンプレ ：効率化ツールとして
→ 非定例業務テンプレ ：手順記憶ツールとして
解決すべき課題
- 見出し的なタスク（それ自体はタスクではない）をどう処理するか？
- テンプレートに連絡先も入れる（連絡先が変更になったらアップデートする）
テンプレート内の「説明」について
- 説明はやりすぎなくらい丁寧に（メンバーが不在になっても仕事ができる）
- 半年に１回発生するようなことこそ詳細記述しておく（サブタスク化）
- 「説明」欄の情報だけを別プロジェクトにして疎結合化（リンク表示）
→ 手順説明をいつでも更新できる/ 詰め込みすぎトラブルの回避ができる
- 「説明」欄に情報を詰め込みすぎると発生し得る問題
・情報が多すぎる
・古い情報が残ってしまう
・全文検索で本来かかってほしくないタスクまでヒットしてしまう
・最新の手順書がひとつだけにできる
テンプレートのチーム内の活用推進について
- （テンプレに限らず）AsanaはUIがポップ、チャットが使えるなどアピール可能
- （テンプレに限らず）他部署のプロセスも可視化/ 連携できるメリット
→ 特定部署での活用が他部署利用へと拡大しやすい
- （テンプレに限らず）Asanaの活用についての活用の共有大会
- ルーチン化されている業務からテンプレにしてゆく
テンプレートの改善・メンテナンスについて
- 定期的な業務の振り返りMTGでテンプレートのフィードバックをもらう
- DMで改善要望が自動的に来るよう声がけしておく
- プロジェクト終了後に期間を決めてテンプレート改善実装するタスクを作る
- 「誰もが使えるか？（担当が変わっても使えるか？）」の観点で修正を繰り返す
→ テンプレ管理者が変わった場合でも使えるかは重要な観点
テンプレート活用 その他の工夫
- プロジェクトのタスクはできる限りAsana上に書き出す
（誰でも知っていると思っていることでも面倒なことはすべてテンプレ化）
- 「テンプレづくりでで大切なのは、使う人への思いやり」
→ 「みんな知ってるから」と省略しない。（例：社内サーバーへのリンクなど）
- コメントや添付資料はサブタスクでなくメインタスクに残すというルール
→ チャット内容の確認や再説明などの手間が発生しないように
テンプレート（Asana）活用による効果
- スケジューリングとモニタリング工数が激減
- タスクの優先順位が明確になった
- 期待される効果
・定例業務の効率化
・マニュアル化
・保管庫
・進捗管理
コミュニティフォーラムで語られているテンプレート活用例として以下も紹介させていただきました。
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ShunS
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@Kenichi さん、内容のシェアありがとうございます！
私はフロー（テンプレート化された実際の作業）とストック（参照情報）を分離させるというテーマで少しだけお話ししました。プレゼン資料はこちらです。
（macOS Big Surへのアップデートの影響で画面共有がうまくいかず、すみませんでした。）
吉川さんが作ったテンプレを古屋さんがチェックしたことで生まれた、「テンプレづくりで大切なのは、使う人への思いやり」 というポイントが私も印象に残りました。
Asanaでテンプレートを作るのは、チームの中でAsanaに最も詳しくて、その仕事についても最も詳しい人がすることが多いと思います。
自分ではわかりやすい説明をしたつもりでも、「他人の視点を入れる」 ことでわかりにくい部分を洗い出せるということが重要な学びになりました。
Asana関連のイベントが盛んに開催されるようになり、どれも内容が濃く、Asanaに詳しいつもりの私でもたくさん学ぶことがあります。
このスレッドを読んで興味をお持ちになった方がいらっしゃれば、ぜひ今後のイベントにご参加ください！イベント情報は、コミュニティフォーラムやTwitterで告知されることが多く、また https://events.asana.com/ に掲載されることが多いです。
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@Kenichi さん
内容整理ありがとうございます。
これを読むとイベントの内容がよくわかると思います。
細かいところで申し訳ないですが、日定例業務テンプレ→非定例・・・の変換ミスかと思います。
今回、Asanaを使う際テンプレートの形式としては次の２種類あると言うことに気づきました。
・カスタムテンプレート（吉川さんの使用法）
・プロジェクト内に作成するテンプレートタスク（ @ShunS さんの使い方）
それぞれ、得手、不得手がありそうなので使い分けていくのが良い。
追記
イベントの中で思いつきで、セクションにインデントをつければ？？という話をさせてもらいましたが、下図のようなイメージです。ただ、セクションの先頭の空白は入力確定時に、自動的に削除される仕様のため_でインデントをつけるなど工夫が必要でした。また、タスクを追加という表示が出てしまうのでいまいち、綺麗な表示にならないですね。
セクションにインデントをつける設定が欲しい。。。タスクも所属するセクションのインデントに習ってくれるとサブタスクを作らなくても良くなるなと思いました。逆に、サブタスクを作る時は、タイムラインに表示させたくない時と自然になっていく感じがしました。
これって、Asanaの思想にマッチしませんかね。。。
以上です。
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@Tetsuo_Kawakami さん、日定例 → 非定例 修正しました。ありがとうございます 
また、参考例として「最もアツい回避策」関連のテンプレート活用術のリンクを追加しました。
テンプレート、やっぱり奥が深いですよね。
わたしも意識してテンプレ活用してみようといろいろいじってみてます
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中谷さん @Kenichi 、今回は素晴らしいイベントの開催ありがとうございました！！ 
テンプレートの活用についての事例やノウハウがふんだんに共有されるまたとない機会になりましたね。登壇された方々や参加された皆さんもありがとうございました＆お疲れ様でした！！
当日のグラレコと集合写真をこちらで共有させていただきますね。
ざっくり振り返りなどにお使いいただければと思います。
※グラレコは、Asanaの公式ではなく、あくまで個人的なものとして受け止めていただければ幸いです。
@Tetsuo_Kawakami さん、セクションのインデントの例を共有してくださりありがとうございます。
以前、サブセクションについてのご意見もいただきましたが、表示上のみインデントできるようになれば、セクション→タスクというAsanaのデータ構造を保ったまま分かりやすく整理できそうですね。
毎度のお願いで恐縮ですが、もしよろしければ「提案」コーナーにご意見を上げていただければ幸いです 
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Kawakamiさん。
吉川です。先日はありがとうございました。
早速次の日に、プロジェクトをスケジューリングするタスクがあったので、僕もセクションにインデントを試していました。同じくスペースがトリミングされてしまいました 
＿＿Section のようにするアイデアを頂きました。
Asanaの思想にマッチしているかは微妙なラインですが、おかげでリストを整理できました。
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