Zuletzt aktualisiert Drodown / last edit last update dropdown

[Thomas_83]

So toll die Software auch ist, jeder Project Manager fragt uns/mich:
Super - und wie sehe ich morgens wenn ich meinen Tag beginne, welche Aufgaben zuletzt aktualsiert wurden? Oder soll ich nun 5 Boards und in Summe 250 Aufgaben per Hand eines nach dem anderen auf neue Einträge überprüfen?

Und genau das Problem erleben wir in jedem Projekt mit sogut wie jedem Kunden. Ob externe oder interne Projekt Manager. Sobald die Anzahl der Boards bzw. die Anzahl der Tasks steigen, sinkt die Effektivität von Asana drastisch. Denn niemand will jeden morgen damit beginnen 250 Aufgaben per Hand auf neue Einträge/Updates zu kontrollieren!

Seit 2020 wird in den Facebook Gruppen und auch hier im Forum nach der Funktion gerufen. Die bisherigen Lösungen sind eher ein “Witz”. Es wird vorgeschlagen ein CSV Export zu machen und dann in Excel nach “Updated at” zu sortieren. Wie bitte? Wie wäre es mit einer adäquaten Lösung? Der Weg über die erweiterte Suche ist mindestens genau so umständlich. Wir verstehen einfach nicht, weshalb es bis heute nicht möglich war, diese so grundlegende Project Management Funktion in ein “Sortieren nach Dropdown” zu integrieren. Ich persönlich kenne keine Projekt Management Software die das nicht kann. Und das ist der Grund, weshalb wir alle großen Projekte bereits wieder aus Asana heraus migriert haben.

[Klaudia]

Hallo @Thomas_83,

vielen Dank für Ihren Beitrag, und dass Sie sich die Zeit genommen haben diesen zu verfassen.

Zunächst einmal, erlauben Sie mir kurz zu bestätigen, dass ich Ihren Beitrag in unsere Kategorie Verbesserungsvorschläge verschoben habe.

Sie haben recht, dass dies recht anstrengend sein kann, täglich durch eine Vielzahl an Updates zu schauen.

Was ich Ihnen absolut empfehlen kann, ist dass Sie mit der Inbox arbeiten und auch mit der Meine Aufgaben Liste. Beides ist in der Basic-Version von Asana verfügbar.

Diese beiden zentralen Orte helfen jedem Mitarbeiter zu sehen was, wann, und von wem gemacht werden muss und die Inbox Benachrichtigungen sind chronologisch sortiert.

Bitte bedenken Sie, das unser Produkt-Team stets daran arbeitet Ihnen Verbesserungen und neue Funktionen zur Verfügung zu stellen, auch wenn es manchmal nicht genau diese sind welche Sie sich in dem Moment wünschen, oder benötigen. Bitte zögern Sie nicht weiterhin solch tolle Vorschläge zu unterbreiten! Wir sind sehr dankbar.

Meine herzlichsten Grüße

[Thomas_83]

Sie haben recht, dass dies recht anstrengend sein kann, täglich durch eine Vielzahl an Updates zu schauen.

Was ich Ihnen absolut empfehlen kann, ist dass Sie mit der Inbox arbeiten und auch mit der Meine Aufgaben Liste.

Hallo Klaudia,
schauen wir uns das ganze in der Praxis an. Ein Projekt Manager hat (leider) selten nur ein Board bzw. Projekt zu verwalten. Nun sollten wir auch annehmen können, dass eine ordentliches Projekt Management Tool so etwas seit der ersten Version kann. Denn so etwas ist absolut Basic!

Dein Vorschlag, die Aufgaben in der Inbox zu verwalten, ist gut und richtig. Aber: Wo können wir nun die Aufgaben nach Projekt sortieren/filtern?

Denn stellt dir eines vor:
Du bist Projekt-Manager und sollst bei 3 oder 5 Boards/Projekte den Überblick verwalten.
Jedes Projekt hat 50 Aufgaben.

Situation: Asana kann nicht einmal die zuletzt geänderten Aufgaben filtern/anzeigen. Du als Projekt Manager musst jedes mal alle Aufgaben einzeln öffnen und nach Änderungen prüfen. Da sieht danach aus, als hätte von euch nicht wirklich in der Praxis mit der eigenen Software gearbeitet. Sorry wenn ich das so hart sagen muss. Oder wollt ihr so in der Praxis arbeiten oder möchten eure Kunden ernsthaft so arbeiten? Ich glaube eher, dass das angenommen wird was da ist und niemand weiß wie es besser geht?!

Zu der Inbox:
Auch hier scheitern wir und unsere Projekt Manager (und die der anderen Unternehmen von uns) daran, dass die Funktion scheinbar noch nie in der Praxis eingesetzt wurde. Zumindest nicht optimiert! Denn in der Inbox kann ich wieder nicht filtern, welche Aufgabe zu welchem Projekt gehört. Stell dir vor du bist wieder Projekt Manager und jemand fragt dich: Welche Änderungen gab es zu Projekt XYZ zuletzt? Tja, mit Asana siehst du ganz schön alt aus. Wieder musst du dich durch alle Projekte kämpfen!

Sind wir wirklich die ersten, die diese Software praktisch im Einsatz nutzen? Oder arbeiten die Kunden tatsächlich mit diesem Umständ und “Durcheinander”? Insbesondere ein Projekt-Manager will doch Ordnung und wissen, welche Aufgabe zu welchem Board/Projekt gehört. Oder ist euch das auch egal? Wie kann es dann sein, dass so etwas grundsätzliches bis heute fehlt? Für uns überhaupt nicht nachvollziehbar!

Wir haben bis heute 8 Projekte/Kunden bei euch verloren und zu einem anderen Tool migriert. Und sicher sind wir nicht der erste Projekt Manager, der nur darüber lachen kann, dass solche Basics heute noch auf die Liste der Verbesserungsvorschläge landet.

[Thomas_83]

@Klaudia Nach nur 6 Monaten haben 13 unserer Asana Kunden ihren Tarif gekündigt. Wir haben einen Kunden gefragt warum. Grund:
“Unser Projekt-Manager muss seitdem wir zu Asana gewechselt sind ernsthaft täglich jedes Board öffnen und jede Aufgabe darin manuell überprüfen, ob es eine Frage, Feedback oder sonstige Daten darin gibt. Mag ja passen, dass das in Ordnung geht, wenn man nur ein Projekt hat mit nur 10 Aufgaben in einem Board. Aber welcher Projekt-Manager möchte ernsthaft täglich 50 oder mehr Aufgaben auf neue Rückfragen, Antworten usw. einzeln überprüfen? Morgens wird der Rechner hochgefahren und dann wird jede Aufgabe geöffne tund einzeln überprüft. Ernsthaft? Eine Sortierung der Aufgaben nach “zuletzt aktualisiert” ist so banal zu programmieren und existiert in jeder Software, mit der man auch mehr als 50 Aufgaben verwalten möchte. Alles andere ist keine gute Projekt Management Software. Oder erklären Sie uns bitte, ob sie täglich 50 Aufgaben pro Projekt manuell überprüfen möchten, nur weil der Entwickler der Software sortieren nach “zuletzt aktualsiert” noch nicht als bahnbrechende Funktion für sich entdeckt hat. Die Frage ist doch auch, ob Asana selbst so arbeiten wollen würde? Ich glaube nicht! Wir haben deshalb unser Tarif gekündigt und nutzen nun eine Software, die diese Funktion natürlich seit der ersten Version mit sich führt. Asana verspricht nur, es folgen aber keine Umsetzungen dahingehend. Ich meine, worüber reden wir hier? Wir reden davon, dass wir täglich in jedem Projekt mehr als 50 Aufgaben manuell öffnen und prüfen müssen… wir haben 4 Projekte. Macht in Summe 200 Aufgaben, die jeden Tag und auch zwischendurch ständig überprüft werden müssen. Einfach nur Wahnsinn, was Asana sich da leistet! Das sind nämlich absolute Basics. Hinzu kommt, dass die Inbox Funktion auch nicht ausreichend ist. Schließlich gibt es in der Board Aufgaben Übersicht doch ein Sortieren Dropdown. Warum hindert Asana daran, das massive Problem zu lösen, indem man dort noch die Option “nach Änderungsdatum” hinzufügt?”

Ich hoffe, dass das Feedback euch ernsthaft weiterhilft. Denn das ist ein wirklich nicht mehr tragbarerer Zustand einer Projekt Management Software. Sie verursacht nämlich in großen Projekten mehr Arbeit als jede andere.

[Jonas_F]

Hallo zusammen,

gute Neuigkeiten, seit kurzem gibt es unsere Metadatenfelder für alle Projekte.

Bei Projekten in der Listenansicht gibt es Metadatenfelder, die Informationen über die jeweiligen Aufgaben enthalten. Anhand dieser Metadaten lassen sich effektive Workflows erstellen, um die Arbeitsschritte in den Projekten zu verfolgen. Zudem können Sie Aufgaben nach Metadatenfeldern sortieren und filtern.

In den Metadatenfeldern können Sie folgende Angaben zu den Aufgaben einsehen:

1. Erstellt von: Der Nutzer, der die Aufgabe erstellt hat. Das Feld bleibt leer für Aufgaben, die von Asana mittels Formularübermittlung erstellt wurden. Bei wiederkehrenden Aufgaben wird der Nutzer, der die vorherige Instanz einer Aufgabe erledigt hat, als Ersteller der neuen Instanz angezeigt.
2. Erstellt am: Das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde.
3. Zuletzt geändert am: Das Datum, an dem die letzte Änderung vorgenommen wurde, wie etwa das Zuweisen einer Aufgabe an eine andere Person, das Ändern von Werten für benutzerdefinierte Felder, das Kommentieren einer Aufgabe oder das Bearbeiten der Beschreibung.
4. Erledigt am: Das Datum, an dem die Aufgabe erledigt wurde.

In der Listenansicht können Sie nach Metadatenfeldern filtern. Im Beispiel sehen Sie Aufgaben, die nach einem bestimmten Ersteller gefiltert wurden.

Damit schließe ich dieses Produktfeedback und hoffe, dass Ihnen die Neurungen bei Ihren Projekten und Prozessen helfen.

Beste Grüße,
Jonas