質問させてください。
タスクに添付したドキュメントのURLですが、以下で共有ができますでしょうか。
・チーム外のメンバー
・ゲストユーザ
・ユーザIDを持っていない第３者
@harutoto さん、こんにちは。
ざっと確認した感じでは、
・タスクのURLは有りますね。「タスクのリンクのコピー」で取得できますね。
・タスク内の添付ファイルに対して、同様にリンクを取る方法が、Asanaのメニュー上で見当たらなくないですか？
（ブラウザ上で、添付ファイルの表示の上で、右ボタン（Windowsで）で、リンクは取れますね）
（そのリンクを、ブラブザのアドレスバーにコピーすると、添付ファイルが表示されますね）
共有について
・Asanaにログインした状態だと、先のURLから表示される。
・Asanaからログアウトした状態だと、先のURLを表示しようとすると、Asanaのログイン画面が出る。
ご質問については、下記ではないでしょうか？
・チーム外のメンバー ： そのタスクにアクセスできるかどうかではないか
・ゲストユーザ ： そのタスクにアクセスできるかどうかではないか
・ユーザIDを持っていない第３者 ： ＮＧではないでしょうか
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@Ka_Nishiyama さん
お返事ありがとうございます。
タスクのコメントにドキュメントを添付し、その添付ファイルの上で右クリックで、リンクコピーが取れます。
・チーム外のメンバー：チームに入ってはいないが、ドキュメントを開くことができました
・ゲストユーザ：上記を踏まえると、閲覧できるのでは？なんて思いましたが、上記は、チーム外ではあるけれど、タスクにアクセスが可能なユーザは存在するのでしょうか
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@harutoto さん、なるほど
・チーム外の人が見える？ それは、まずいような気がしますが。
タスクも見えますか？（タスクのURLから開けますか？）
チーム外でもタスクのコラボレーターであれば、タスクはアクセス可能ですね。
また、ファイルの添付元がboxなど外部のストレージならば、ファイルの実体ではなくboxへのリンクとなっているかもしれません。
もしそうなら、boxのファイルへのアクセサができたらファイルを見ることができるかもしれませんね。
はい。タスクも入れました。
コラボレーターではなかったのですが、タスクのリンクを送ると、自動的にコラボレーターになってしまうのでしょうか。。。
Asana上のファイルURLになっているので、
・ファイルリンクを送る
・タスクリンクを送る
ということで、コラボレーターとなり、参加できるようになるのかもしれないですね。
うーん、Teamsと連携しにくいですね。
@Tetsuo_Kawakami さん
私が試した限りでは、タスクに入れたｐｄｆのURLが取得出来ました。
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リンクをメールやTeamsとかで送った時に、そのリンクを開くと自動的にコラボレータになるのかな？
どうなんでしょう。
ちなみに、最近の話として、チーム管理者という機能が追加されて、チームのメンバーの追加を制限できるように成ったのですが、これで防ぐことが出来るのでしょうかね？
teamsの連携でasanaのタスクを貼り付けたり、リンクを貼り付けてもタスクのアクセス権限がないと、クリックしても権限なしで怒られて、詳細は見られなかった記憶があります。
ちなみにコラボレーターではなかったというのは、どこから確認されたのでしょうか？
リンクが見られることを確認した後、タスクのコラボレーター欄で確認されたのでしょうか？
また、リンクを送ったのはどこからでしょうか？
皆様ご質問＆たくさんの回答ありがとうございます。
基本的には タスクに添付したドキュメントURLの共有について - #2 by Ka_Nishiyama のとおり、 「タスクにアクセスできる = そのタスクの添付ファイルにアクセスできる」 が成り立ちます。
場合分けして整理してみました。
まず、タスクの添付方法と、添付ファイルのURLの種類は複数あります。
- A. タスクを直接添付
- i) 右クリックで取得できるURL:
https://app.asana.com/app/asana/-/get_asset?asset_id={アセットID} - ii) プレビュー可能なファイル（画像など）の場合、そのプレビューURL:
https://asana-user-private-{リージョン情報など}.amazonaws.com/assets/{長いハッシュ値}
- i) 右クリックで取得できるURL:
- B. タスクを第3者アプリに保存
- i) 右クリックで取得できるURL:
https://app.asana.com/app/asana/-/get_asset?asset_id={アセットID} - ii) それを開いたときのURL 例:
https://docs.google.com/presentation/d/{ドキュメントのID}
- i) 右クリックで取得できるURL:
各 i) のURLは永続的です。そのタスクにアクセスできる人ならアクセス可能、タスクにアクセスできない人ならアクセスできません。このURLを別タブで開くと、プレビュー可能なファイルや外部のファイルは ii) にリダイレクトされ、直接添付されたプレビュー不可能なファイルはダウンロードされます。
i) アクセスできない場合
A-ii) のURLは短時間で無効になります。この一時的なURLを渡せば誰にでも（共有先1〜3の全員に）ファイルを渡せますが、セキュリティ上も利便性もあまりよくない運用だと思います。
A-ii) アクセスできる場合と無効になった後
B-ii) サードパーティアプリのURLは、当然ながら独自に（共有先1〜3の全員に）共有できます。
さて、i) の https://app.asana.com/app/asana/-/get_asset?asset_id={アセットID} について検討してみます。
1. チーム外のメンバー
これはチームやプロジェクトのプライバシー設定と、メンバーが別途招待されているかで変わってきます。
公開チーム内の公開プロジェクトに存在するタスクには、組織・ワークスペースのメンバーなら誰でもアクセスできます。
タスクや添付ファイルのURLを渡すと、チームに参加していなくても、今までチームに参加しないとそのタスクを表示する術がなかったとしても、タスクや添付ファイルが問題なく表示されます。
チームが招待制または非公開、またはプロジェクトが非公開、またはその両方に当てはまる場合、基本的にチーム外の人はそのタスク・添付ファイルにアクセスできません。
ただし例外は多く、チームの下、プロジェクト > タスク のいずれかの階層に別途招待されている場合です。プロジェクトメンバーならそのプロジェクトのすべてのタスクを表示できます。タスクのコラボレーターなら、そのタスクだけ表示できます。
2. ゲストユーザー
ゲストのアクセス権は、メンバーに比べて大きく制限されています。
公開チーム内の公開プロジェクトであっても、招待されていないとタスクにアクセスできません。
チームの公開/招待制/非公開、プロジェクトの公開/非公開を問わず、タスクにアクセスできる必要な場所に招待する必要があります。こちらのガイド記事に必要十分にまとまっています。
3. ユーザIDを持っていない第３者
残念ながら i) のURLを共有してもアカウント作成画面に行くので、現状は B-ii) のURLを使うことになるかと思います。
上記を踏まえると、共有するファイルの管理には外部ストレージを使うのが便利だと思います。
今引用できる画像がすぐ見つかりませんが、Asanaのプレゼンでよく見かける
- コンテンツとコミュニケーションをつなぐコラボレーション/コーディネーションのツールである
- 文書とメッセージングをつなぐワークマネジメントのツールである
という位置づけは、このあたりの設計思想にも表れていると思います。
タスクのURLや添付ファイルのURL（i）を踏んだ場合に自動的にコラボレーターになることはありえないと思います🤔
アクセスできないタスクの場合は、アクセスをリクエストする画面が表示されるはずです。
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リンクからドキュメントをみた後、コラボレーターとして、登録されていました
なんか、セキュリティ的にまずい気がしますね。
リンクを送るとコラボレーターに追加されるというのが、にわかに信じがたく、以下、確認いただくことは可能でしょうか？
下の手順を実施て、３と７のコラボレーターをそれぞれ教えていただくことはできますか？
1.新たにタスクをつくる
2.ファイルを添付する
3.この段階でタスクのコラボレーターを確認する
4.ファイルへのリンクを取得する
5.取得したリンクをteamsなどで、メンバー外のユーザーにおくる
6.メンバー外のユーザーにリンクからファイルにを見てもらう
7.1で作ったタスクのコラボレーターを再度、確認する
できればですが、
・新しくチームを作る
・新しくプロジェクトを作る
辺りもお願いしたいですね。
来週トライしてみますね
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