Un diagnostic du Docteur Asana 🩺

[Marie]

Auteur de la publication : @Stephen_Li

Version originale (en anglais) : A diagnosis from the Asana Doctor 🩺

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Commençons par une métaphore

Quand on est malade, on ne va pas à la pharmacie pour prendre un peu de tout : on va chez le médecin pour obtenir un diagnostic et un traitement adapté. Si vous abordez la conduite du changement (par exemple, la mise en œuvre d’un logiciel) sans prendre en compte vos points faibles, sous l’impulsion du changement, vous allez mélanger tous vos comprimés dans un seul flacon et espérer que tout se passe au mieux. Théoriquement, il y a une chance que ça marche, mais il est beaucoup plus probable que vous finissiez à l’hôpital (c’est-à-dire que vos processus soient pires qu’avant).

Retour à la réalité

Que signifie réellement cette métaphore (farfelue) pour les équipes qui envisagent de se lancer dans le déploiement ou l’optimisation d’Asana ? Pour gérer efficacement votre changement, vous devez commencer par une évaluation structurée de votre état actuel et des raisons pour lesquelles vous souhaitez y apporter des modifications. Si vous sautez cette étape, toutes les phases suivantes du changement seront plus complexes et moins efficaces. Sans une compréhension claire de vos difficultés actuelles, comment pouvez-vous espérer construire quelque chose de mieux ? Sans motivations articulées, comment pouvez-vous espérer inspirer votre équipe à modifier sa façon de travailler ?

Identifier le « Pourquoi ? » et le « Comment ? »

Il existe de nombreuses approches pour cette phase de définition. Voici quelques suggestions :

• Menez une enquête à l’échelle de l’organisation (peut-être à l’aide d’un formulaire Asana) : demandez aux employés ce qui fonctionne bien, ce sur quoi ils aimeraient passer moins de temps et quel changement améliorerait le plus leur travail au quotidien.
• Sélectionnez un représentant de chaque équipe fonctionnelle pour échanger des idées : posez un ensemble standard de questions et comparez les réponses pour mettre en évidence le manque d’alignement et les possibilités d’amélioration.
• Faites appel à un consultant externe : si vous avez le budget et manquez de temps (ou si vous voulez simplement un regard frais et impartial), un consultant peut être une ressource précieuse pour analyser votre situation actuelle. Il pourra observer les membres de l’équipe sans perturber les opérations quotidiennes, repérer des hiérarchies qu’un membre de l’équipe interne ne verrait peut-être pas et synthétiser des données provenant de diverses sources probablement moins disponibles en interne.

Le résultat de cette étape est idéalement un bref énoncé de mission (1 à 2 phrases) de type : nous {apportons un changement} afin d’{atténuer les difficultés majeures}. Par exemple : notre organisation passe des feuilles Excel et des e-mails à Asana pour nos besoins de gestion de projet afin de simplifier les processus, de centraliser la communication et d’éliminer les efforts parallèles.

Cet énoncé doit ensuite guider toutes les décisions de votre processus de changement, notamment ce que vous construisez, comment vous le construisez et comment vous l’introduisez auprès de votre équipe. Dans la pratique, cela peut signifier :

• Privilégier des modèles de projet simples et reproductibles par rapport à des modèles complexes et chargés d’automatisations au lancement (simplifier)
• Définir et appliquer les bonnes pratiques pour savoir quand utiliser les commentaires de tâches, les messages de projet ou les méthodes de communication externes (centraliser)
• Identifier la pile technologique souhaitée et planifier une stratégie d’intégration (éliminer)

Des idées à la pratique

Une fois que vous avez votre énoncé de mission (ainsi que les informations qui vous ont permis de l’élaborer), il existe de nombreuses façons de concrétiser la théorie. Vous pouvez utiliser Asana pour assurer la symétrie entre les plans et les objectifs, suivre la progression de chaque détail de la mise en œuvre et maintenir une communication ouverte avec les membres de l’équipe. Dans la pratique, cela peut signifier :

• Identifier un petit groupe de parties prenantes qui ont exprimé leur enthousiasme face au changement ou dont l’influence est significative (idéalement, les deux !). Cette équipe sera chargée de la mise en œuvre, tout en suscitant l’enthousiasme et en garantissant une utilisation soutenue par toutes les équipes.

• Créer un projet pour catégoriser les inefficacités en fonction de l’équipe qui les a identifiées, la priorité et les efforts d’atténuation. Distribuez un formulaire sur ce projet pour que les employés signalent des inefficacités supplémentaires (comme pour le signalement de bugs dans un logiciel), qui pourront être triées par la suite.

• Élaborer une feuille de route en mettant en avant les « tâches » hautement prioritaires ou qui nécessitent le plus d’efforts, et la rendre accessible à tous les membres de l’équipe. Utilisez la fonctionnalité de messagerie de projet pour transmettre régulièrement des mises à jour à l’équipe et permettre à chacun de donner son avis. Cela favorisera un sentiment d’appartenance et d’inclusion qui renforcera considérablement l’enthousiasme vis-à-vis du changement.

• Utiliser un projet pour visualiser votre pile technologique, y compris les dépendances, afin de comprendre comment et où vous devez utiliser les ressources pour être le plus efficace possible. Cela peut impliquer de diffuser de mauvaises nouvelles (par exemple, nous intégrons Asana à Google Drive en priorité avant de nous attaquer aux règles d’attribution automatique sur Asana), mais avec une logique basée sur les données (par exemple, davantage de personnes ont besoin de cette intégration immédiatement).

• Identifier des processus manuels fastidieux exécutés par de nombreux membres de l’équipe (par exemple, envoyer par e-mail des mises à jour de statut hebdomadaires aux parties prenantes d’un projet) et trouver des moyens de les systématiser (par exemple, utiliser la nouvelle fonctionnalité de Résumé intelligent de l’IA Asana).

En fin de compte, lorsque les employés comprendront ce qui change, ainsi que pourquoi et comment cela améliorera leur travail quotidien, ils seront plus enthousiastes, ce qui permettra d’assurer une adoption du changement sur le long terme. Ce ne sont que quelques exemples pour vous aider à démarrer, mais il existe d’innombrables façons d’aborder cette question. Tant que vous agissez de manière réfléchie et que vous recueillez les avis en continu, tout est possible !

Comment avez-vous abordé les premières étapes de la mise en œuvre d’Asana avec votre équipe ? Y a-t-il quelque chose que vous feriez différemment ?