Autoria do texto: @Stephen_Li
Versão original em inglês: A diagnosis from the Asana Doctor 🩺
Uma metáfora para começar
Quando ficamos doentes, não vamos à farmácia e pegamos tudo o que vemos pela frente. Primeiro vamos ao médico para receber um diagnóstico e um plano de tratamento. Fazer a gestão de mudanças, como a implementação de um software, sem considerar cuidadosamente os seus pontos críticos, ou seja, ceder a um ímpeto pouco cuidadoso por mudar, é o mesmo que misturar todos os comprimidos em um frasco e torcer para melhorar. Teoricamente, há uma pequena possibilidade de sucesso, mas é bem mais provável que resulte em uma visita ao hospital, ou seja, os processos acabarão piores do que quando começaram.
De volta à realidade
O que essa metáfora exagerada realmente significa para as equipes que planejam iniciar uma implementação ou otimização da Asana? Para gerir a mudança de forma eficaz, é preciso começar com uma avaliação estruturada da sua situação atual e do motivo para alterá-la. Ao deixar de fazer isso, cada etapa subsequente da mudança se tornará mais desafiadora e menos eficaz. Sem um entendimento claro dos desafios atuais, como podemos construir algo melhor? Sem motivações bem definidas, como podemos inspirar a equipe a mudar sua maneira de trabalhar?
Identificando o seu “Por quê?” e “Como?”
Há diversas abordagens para esta fase de definição. Estas são algumas ideias a se considerar:
- Realizar uma pesquisa em toda a organização (talvez com um formulário da Asana) para perguntar às pessoas o que está funcionando bem, com o que elas gostariam de gastar menos tempo e que mudança poderia melhorar o seu dia de trabalho.
- Selecionar um representante de cada equipe funcional para participar de uma reunião de ideias e pedir a cada um deles que responda a um conjunto padrão de perguntas, comparando suas respostas para identificar qualquer falta de alinhamento e oportunidades de melhoria.
- Para aqueles que possuem mais capital do que tempo (ou simplesmente buscam uma perspectiva nova e imparcial), contratar um consultor externo pode ser um recurso valioso para documentar a situação atual. Essas pessoas podem acompanhar os membros da equipe sem interferir nas operações cotidianas, estabelecer pontes entre os níveis hierárquicos (o que os membros das equipes internas talvez não consigam) e sintetizar dados de diversas fontes que podem ser menos acessíveis às partes internas.
O resultado desse trabalho é, idealmente, uma breve declaração de missão (1 a 2 frases) no formato: Estamos {fazendo uma mudança} para {mitigar os pontos críticos globais}. Por exemplo: A nossa organização está migrando dos e-mails e planilhas do Excel para a Asana para atender às nossas necessidades de gestão de projetos, visando simplificar os processos, centralizar a comunicação e eliminar os esforços paralelos.
Essa declaração deve orientar todas as decisões durante o processo de mudança, incluindo o que é criado, como será desenvolvido e como será compartilhado com a equipe. Na prática, talvez isso envolva:
- Priorizar modelos de projeto simples e replicáveis em vez de modelos complexos e repletos de automatização no início do projeto (simplificar).
- Definir e aplicar boas práticas que determinam quando usar comentários em tarefas, mensagens de projeto ou meios de comunicação externos (centralizar).
- Identificar um conjunto tecnológico desejado e planejar uma estratégia de integração (eliminar).
Ideias na prática
Com uma declaração de missão em mãos, além das informações complementares usadas para elaborá-la, há diversas maneiras de transformar a teoria em realidade. Vocês podem usar a Asana para assegurar a concordância entre planos e objetivos, monitorar o progresso de detalhes específicos da implementação e manter uma comunicação aberta com os membros da equipe. Na prática, talvez isso envolva:
-
Identificar um pequeno grupo de participantes que demonstraram entusiasmo com a mudança ou cuja influência é significativa (o ideal é que ambas as condições sejam atendidas). Essa equipe principal será responsável pela implementação, com uma ênfase maior em gerar entusiasmo e promover o uso contínuo pelas equipes.
-
Criar um projeto para categorizar as ineficiências de acordo com a equipe que as identificou, a prioridade e o esforço necessário para mitigá-las. Disponibilizar um formulário neste projeto para que as pessoas relatem outras ineficiências (semelhante aos relatos de bugs em software), que poderão ser avaliadas posteriormente.
-
Criar um roteiro, priorizando “tarefas” de alta prioridade e grande esforço, e divulgá-lo para todos os membros da equipe. Vocês podem usar as mensagens do projeto para fornecer atualizações regulares e disponibilizar um fórum aberto para feedback. Isso promoverá um senso de propriedade e inclusão entre as pessoas, aumentando o desejo por mudança.
-
Usar um projeto para visualizar a pilha tecnológica, incluindo as dependências, para entender como e onde aplicar os recursos de forma mais eficaz. Isso pode exigir a comunicação de más notícias (por exemplo: “precisamos integrar a Asana ao Google Drive antes de lidar com as regras de atribuição automática na Asana”), mas com uma lógica baseada nos dados (“mais pessoas precisam da integração com o Drive imediatamente”).
-
Identificar processos altamente manuais realizados por vários membros da equipe (por exemplo: enviar atualizações de status semanais por e-mail aos participantes do projeto) e buscar maneiras de automatizá-los, como ao utilizar os Resumos inteligentes, a nova funcionalidade de IA da Asana.
Em última análise, ao compreenderem o que está mudando, por qual motivo e como isso afeta o seu trabalho diário, as pessoas ficarão mais entusiasmadas com a mudança, o que contribui para a sua continuidade. Esses são apenas alguns exemplos para começar, mas existem inúmeras maneiras de abordar isso. Desde que vocês sejam atenciosos e incentivem o feedback contínuo, o céu é o limite!
Como vocês abordaram as etapas iniciais da implementação da Asana com suas equipes? Fariam algo de outra maneira?