Autor de la publicación: @Stephen_Li
Publicación original disponible en inglés: A diagnosis from the Asana Doctor 🩺
Una metáfora para empezar
Cuando estás enfermo, no vas a la farmacia y tomas una caja de cada medicamento; vas al médico para obtener un diagnóstico y un plan de tratamiento. Abordar la gestión de cambios (p. ej., una implementación de software) sin considerar cuidadosamente los puntos débiles (el impulso para el cambio) es como mezclar todas las píldoras en una botella y esperar lo mejor. En teoría, hay una pequeña posibilidad de que las cosas funcionen, pero es mucho más probable que termines en el hospital (es decir, que tus procesos terminen peor de lo que estaban).
Volver a la realidad
¿Qué significa esta metáfora (exagerada) para los equipos que planean embarcarse en una implementación u optimización de Asana? Para administrar el cambio de manera efectiva, debes comenzar con una evaluación estructurada del estado actual y por qué quieres modificarlo. No hacerlo implica que cada fase posterior al cambio sea más difícil y menos efectiva. Sin una comprensión clara de los desafíos actuales, ¿cómo puedes esperar construir algo mejor? Sin motivaciones que se puedan expresar claramente, ¿cómo puedes esperar inspirar a tu equipo para que modifique su forma de trabajar?
Identificar el “¿Por qué?” y el “¿Cómo?”
Existen muchos enfoques para esta fase de definición. Algunas ideas a tener en cuenta:
- Realiza una encuesta en toda la organización (tal vez usando un formulario de Asana): pregunta a las personas qué está funcionando bien, qué desearían pasar menos tiempo haciendo y qué cambio mejoraría más su jornada laboral.
- Elige a un representante de cada equipo funcional para que participe en una cumbre de ideas: hazle a cada representante un conjunto estándar de preguntas y compara sus respuestas para destacar la desalineación y las oportunidades de mejora.
- Contrata a un consultor externo: si tienes más capital que tiempo (o simplemente quieres un par de ojos nuevos e imparciales), los consultores pueden ser un recurso valioso para documentar tu statu quo. Pueden seguir a los miembros del equipo sin que desvíen la atención de las operaciones diarias, establecer jerarquías que los miembros internos del equipo quizás no vean y sintetizar datos de fuentes amplias que podrían estar menos disponibles para las partes internas.
El resultado de este trabajo es, idealmente, una breve declaración de la misión (1 o 2 oraciones) en el siguiente formato: Estamos {haciendo un cambio} para {mitigar los puntos débiles generales}. Por ejemplo: Nuestra organización está pasando de las hojas de Excel y los emails a Asana para satisfacer nuestras necesidades de gestión de proyectos con el fin de simplificar los procesos, centralizar la comunicación y eliminar los esfuerzos paralelos.
Esta declaración debe informar todas las decisiones en tu proceso de cambio, incluso lo que construyes, cómo lo construyes y cómo lo socializas con tu equipo. En la práctica, eso podría significar:
- Priorizar las plantillas de proyectos simples y repetibles sobre las complejas y cargadas de automatización en el lanzamiento (simplificar)
- Definir y aplicar las mejores prácticas acerca de cuándo usar los comentarios de las tareas, los mensajes del proyecto o los métodos de comunicación externa (centralizar)
- Identificar una oferta tecnológica deseada y planificar una estrategia de integración (eliminar)
Ideas en la práctica
Cuando ya cuentas con una declaración de la misión (junto con la información de apoyo utilizada para elaborarla), hay muchas maneras de hacer que lo teórico sea real. Puedes usar Asana para garantizar la simetría entre los planes y los objetivos, dar seguimiento al progreso en los detalles discretos de la implementación y mantener una comunicación abierta con los miembros del equipo. En la práctica, esto puede significar:
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Identificar a un pequeño grupo de partes interesadas que hayan expresado entusiasmo por el cambio o cuya influencia sea significativa (¡lo ideal es que cumplan las dos condiciones!). Este equipo central es responsable de la implementación, con un gran enfoque en generar entusiasmo y un uso sostenido en todos los equipos.
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Crear un proyecto para categorizar las ineficiencias según el equipo que las planteó, la prioridad y el esfuerzo para mitigarlas. Distribuir un formulario en este proyecto para que las personas informen ineficiencias adicionales (similar a los informes de errores en el software), que puedan clasificarse en el futuro.
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Crear una hoja de ruta en la que se prioricen las “tareas” de alto esfuerzo/alta prioridad y publicarla para todos los miembros del equipo. Usar la función de mensajes del proyecto para entregar actualizaciones periódicas a todos y ofrecer un foro abierto para recibir comentarios. Esto fomentará un sentido de pertenencia e inclusión que aumentará en gran medida el deseo de las personas por el cambio.
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Usar un proyecto para visualizar tu oferta tecnológica, incluidas las dependencias, para comprender cómo y dónde debes aplicar los recursos para ser más efectivo. Esto puede significar dar malas noticias (p. ej., vamos a integrar Asana con Google Drive antes de abordar las reglas de asignación automática dentro de Asana), pero con una lógica basada en datos (p. ej., más personas necesitan la integración de Drive de inmediato).
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Encontrar procesos sumamente manuales ejecutados por muchos miembros del equipo (p. ej., enviar actualizaciones de estado semanales por email a los participantes del proyecto) y determinar formas de sistematizarlos (p. ej., usar la nueva funcionalidad Resumen inteligente de la IA de Asana).
En última instancia, cuando las personas entiendan qué está cambiando, por qué y cómo afecta su trabajo diario, estarán más entusiasmadas con el cambio, y esto servirá para lograr que perdure en el tiempo. Estos son solo algunos ejemplos para que puedas comenzar, pero hay innumerables formas de abordar esta cuestión. Siempre y cuando seas reflexivo y fomentes los comentarios continuos, ¡no existen límites!
¿Cómo abordaste las primeras etapas de la implementación de Asana con tu equipo? ¿Hay algo que harías de manera diferente?