Diagn贸stico del m茅dico de Asana 馃┖

Autor de la publicaci贸n: @Stephen_Li

Publicaci贸n original disponible en ingl茅s: A diagnosis from the Asana Doctor 馃┖



Una met谩fora para empezar

Cuando est谩s enfermo, no vas a la farmacia y tomas una caja de cada medicamento; vas al m茅dico para obtener un diagn贸stico y un plan de tratamiento. Abordar la gesti贸n de cambios (p. ej., una implementaci贸n de software) sin considerar cuidadosamente los puntos d茅biles (el impulso para el cambio) es como mezclar todas las p铆ldoras en una botella y esperar lo mejor. En teor铆a, hay una peque帽a posibilidad de que las cosas funcionen, pero es mucho m谩s probable que termines en el hospital (es decir, que tus procesos terminen peor de lo que estaban).

Volver a la realidad

驴Qu茅 significa esta met谩fora (exagerada) para los equipos que planean embarcarse en una implementaci贸n u optimizaci贸n de Asana? Para administrar el cambio de manera efectiva, debes comenzar con una evaluaci贸n estructurada del estado actual y por qu茅 quieres modificarlo. No hacerlo implica que cada fase posterior al cambio sea m谩s dif铆cil y menos efectiva. Sin una comprensi贸n clara de los desaf铆os actuales, 驴c贸mo puedes esperar construir algo mejor? Sin motivaciones que se puedan expresar claramente, 驴c贸mo puedes esperar inspirar a tu equipo para que modifique su forma de trabajar?

Identificar el 鈥溌縋or qu茅?鈥 y el 鈥溌緾贸mo?鈥

Existen muchos enfoques para esta fase de definici贸n. Algunas ideas a tener en cuenta:

  • Realiza una encuesta en toda la organizaci贸n (tal vez usando un formulario de Asana): pregunta a las personas qu茅 est谩 funcionando bien, qu茅 desear铆an pasar menos tiempo haciendo y qu茅 cambio mejorar铆a m谩s su jornada laboral.
  • Elige a un representante de cada equipo funcional para que participe en una cumbre de ideas: hazle a cada representante un conjunto est谩ndar de preguntas y compara sus respuestas para destacar la desalineaci贸n y las oportunidades de mejora.
  • Contrata a un consultor externo: si tienes m谩s capital que tiempo (o simplemente quieres un par de ojos nuevos e imparciales), los consultores pueden ser un recurso valioso para documentar tu statu quo. Pueden seguir a los miembros del equipo sin que desv铆en la atenci贸n de las operaciones diarias, establecer jerarqu铆as que los miembros internos del equipo quiz谩s no vean y sintetizar datos de fuentes amplias que podr铆an estar menos disponibles para las partes internas.

El resultado de este trabajo es, idealmente, una breve declaraci贸n de la misi贸n (1 o 2 oraciones) en el siguiente formato: Estamos {haciendo un cambio} para {mitigar los puntos d茅biles generales}. Por ejemplo: Nuestra organizaci贸n est谩 pasando de las hojas de Excel y los emails a Asana para satisfacer nuestras necesidades de gesti贸n de proyectos con el fin de simplificar los procesos, centralizar la comunicaci贸n y eliminar los esfuerzos paralelos.

Esta declaraci贸n debe informar todas las decisiones en tu proceso de cambio, incluso lo que construyes, c贸mo lo construyes y c贸mo lo socializas con tu equipo. En la pr谩ctica, eso podr铆a significar:

  • Priorizar las plantillas de proyectos simples y repetibles sobre las complejas y cargadas de automatizaci贸n en el lanzamiento (simplificar)
  • Definir y aplicar las mejores pr谩cticas acerca de cu谩ndo usar los comentarios de las tareas, los mensajes del proyecto o los m茅todos de comunicaci贸n externa (centralizar)
  • Identificar una oferta tecnol贸gica deseada y planificar una estrategia de integraci贸n (eliminar)

Ideas en la pr谩ctica

Cuando ya cuentas con una declaraci贸n de la misi贸n (junto con la informaci贸n de apoyo utilizada para elaborarla), hay muchas maneras de hacer que lo te贸rico sea real. Puedes usar Asana para garantizar la simetr铆a entre los planes y los objetivos, dar seguimiento al progreso en los detalles discretos de la implementaci贸n y mantener una comunicaci贸n abierta con los miembros del equipo. En la pr谩ctica, esto puede significar:

  • Identificar a un peque帽o grupo de partes interesadas que hayan expresado entusiasmo por el cambio o cuya influencia sea significativa (隆lo ideal es que cumplan las dos condiciones!). Este equipo central es responsable de la implementaci贸n, con un gran enfoque en generar entusiasmo y un uso sostenido en todos los equipos.

  • Crear un proyecto para categorizar las ineficiencias seg煤n el equipo que las plante贸, la prioridad y el esfuerzo para mitigarlas. Distribuir un formulario en este proyecto para que las personas informen ineficiencias adicionales (similar a los informes de errores en el software), que puedan clasificarse en el futuro.

  • Crear una hoja de ruta en la que se prioricen las 鈥渢areas鈥 de alto esfuerzo/alta prioridad y publicarla para todos los miembros del equipo. Usar la funci贸n de mensajes del proyecto para entregar actualizaciones peri贸dicas a todos y ofrecer un foro abierto para recibir comentarios. Esto fomentar谩 un sentido de pertenencia e inclusi贸n que aumentar谩 en gran medida el deseo de las personas por el cambio.

  • Usar un proyecto para visualizar tu oferta tecnol贸gica, incluidas las dependencias, para comprender c贸mo y d贸nde debes aplicar los recursos para ser m谩s efectivo. Esto puede significar dar malas noticias (p. ej., vamos a integrar Asana con Google Drive antes de abordar las reglas de asignaci贸n autom谩tica dentro de Asana), pero con una l贸gica basada en datos (p. ej., m谩s personas necesitan la integraci贸n de Drive de inmediato).

  • Encontrar procesos sumamente manuales ejecutados por muchos miembros del equipo (p. ej., enviar actualizaciones de estado semanales por email a los participantes del proyecto) y determinar formas de sistematizarlos (p. ej., usar la nueva funcionalidad Resumen inteligente de la IA de Asana).

En 煤ltima instancia, cuando las personas entiendan qu茅 est谩 cambiando, por qu茅 y c贸mo afecta su trabajo diario, estar谩n m谩s entusiasmadas con el cambio, y esto servir谩 para lograr que perdure en el tiempo. Estos son solo algunos ejemplos para que puedas comenzar, pero hay innumerables formas de abordar esta cuesti贸n. Siempre y cuando seas reflexivo y fomentes los comentarios continuos, 隆no existen l铆mites!

驴C贸mo abordaste las primeras etapas de la implementaci贸n de Asana con tu equipo? 驴Hay algo que har铆as de manera diferente?

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