Eine Diagnose von Dr. Asana đŸ©ș

Erstellt von: @Stephen_Li

Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfĂŒgbar: A diagnosis from the Asana Doctor đŸ©ș



ZunÀchst eine Metapher

Wenn man krank ist, geht man nicht in die Apotheke und nimmt von jedem Medikament eine Probe mit. Nein, man geht zum Arzt, um eine Diagnose und einen Behandlungsplan zu erhalten. In Bezug auf das Change Management (z. B. bei einer Softwareimplementierung) gilt es ebenfalls, die Schmerz- oder Problempunkte – also den Anlass zur VerĂ€nderung – sorgfĂ€ltig zu berĂŒcksichtigen. Wenn nicht, ist es als wĂŒrden Sie von jedem Medikament eine Pille schlucken und hoffen, dass sich das Problem damit erledigt hat. Theoretisch besteht eine geringe Wahrscheinlichkeit, dass ihr Plan funktioniert, aber es ist viel wahrscheinlicher, dass Sie am Ende im Krankenhaus landen (Ihre Prozesse könnten also am Ende noch weniger laufen als vorher).

ZurĂŒck zur RealitĂ€t

Was bedeutet diese (freilich etwas ĂŒberzogene) Metapher eigentlich fĂŒr Teams, die eine Asana-Implementierung oder -Optimierung planen? Um diesen Prozess effektiv zu gestalten, sollten Sie mit einer strukturierten Bewertung Ihres Status quo beginnen und verstehen, warum Sie diesen Ă€ndern möchten. Andernfalls wird jede nachfolgende Phase der VerĂ€nderung schwieriger und weniger effektiv. Wie können Sie ohne ein klares VerstĂ€ndnis Ihrer aktuellen Herausforderungen erwarten, einen besseren Prozess ins Leben rufen zu können? Wie können Sie erwarten, dass Sie Ihr Team dazu inspirieren, seine Arbeitsweise zu verbessern, wenn Sie keine klar ausgearbeiteten MotivationsgrĂŒnde vorlegen können?

Definition Ihrer BeweggrĂŒnde und Herangehensweise

FĂŒr diese Initialphase gibt es viele mögliche AnsĂ€tze. Hier einige AnsĂ€tze, die Sie in Betracht ziehen könnten:

  • FĂŒhren Sie eine unternehmensweite Umfrage durch (zum Beispiel mit einem Asana-Formular): Fragen Sie die Mitarbeitenden, was gut funktioniert, mit welchen TĂ€tigkeiten sie am liebsten weniger Zeit verbringen wĂŒrden und welche Änderung ihren Arbeitstag am meisten verbessern wĂŒrde.
  • WĂ€hlen Sie einen Vertreter aus jeder Abteilung aus, um an einem gemeinsamen Brainstorming teilzunehmen: Stellen Sie jeder dieser Personen einen standardisierten Katalog von Fragen und vergleichen Sie die Antworten, um falsche Auffassungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu verdeutlichen.
  • Beziehen Sie einen externen Berater ein: Wenn Sie eine weniger zeit-, aber dafĂŒr kostenintensivere Lösung in Betracht ziehen (oder einfach nur eine unvoreingenommene Person einen Blick auf Ihr Problem werfen lassen möchten), können externe Beratungsdienstleister eine wertvolle Ressource sein, um Ihren Status quo zu dokumentieren. Sie können die AktivitĂ€ten von Teammitgliedern nachverfolgen, ohne diese beim tĂ€glichen Betrieb zu stören, Hierarchien ĂŒberbrĂŒcken, die interne Teammitglieder möglicherweise einschrĂ€nken, und Daten aus verschiedenen Quellen erfassen, die fĂŒr interne Akteure möglicherweise nicht verfĂŒgbar sind.

Das Ergebnis ist idealerweise ein kurzes Mission Statement (1-2 SÀtze), das diesem Format folgt: Wir möchten {VerÀnderung} erreichen, um {allgemeine Problempunkte} zu lösen. Ein Beispiel: Unser Unternehmen wechselt von Excel-Tabellen und E-Mails zu Asana, um Projektmanagement-Prozesse zu vereinfachen, die Kommunikation zu zentralisieren und Doppelarbeit zu vermeiden.

Diese Aussage sollte dann alle Entscheidungen in Ihrem VerĂ€nderungsprozess mitbestimmen, einschließlich dessen, was Sie erreichen wollen, wie Sie es erreichen wollen und wie Sie Ihre Ziele an das Team kommunizieren. In der Praxis könnte das Folgendes bedeuten:

  • Priorisierung von einfachen, wiederholbaren Projektvorlagen statt komplexen Vorlagen mit vielen Automatisierungen (Vereinfachung)
  • Definition und Durchsetzung von Best Practices fĂŒr die Verwendung von Aufgabenkommentaren, Projektnachrichten oder externen Kommunikationsmethoden (Zentralisierung)
  • Definition einer gewĂŒnschten Technologieauswahl und Planung einer Integrationsstrategie (Eliminierung)

Ideen in der Praxis

Mit einem Mission Statement, das auch die unterstĂŒtzenden Informationen enthĂ€lt, die verwendet wurden, um es zu erstellen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Vorstellungen RealitĂ€t werden zu lassen. Sie können Asana verwenden, um PlĂ€ne und Ziele aufeinander abzustimmen, Fortschritte bei verschiedenen ImplementierungsbemĂŒhungen nachzuverfolgen und eine offene Kommunikation mit Teammitgliedern aufrechtzuerhalten. In der Praxis kann dies Folgendes bedeuten:

  • Stellen Sie eine kleine Gruppe von Stakeholdern zusammen, die Enthusiasmus fĂŒr die bevorstehenden VerĂ€nderungen zum Ausdruck gebracht haben oder die einen erheblichen Einfluss auf Teammitglieder haben (im Idealfall sind beide dieser Bedingungen erfĂŒllt). Dieses Kernteam ist fĂŒr die Implementierung verantwortlich, wobei der Schwerpunkt auf der Förderung von Motivation und der nachhaltigen Nutzung neuer Systeme in allen Teams liegt.

  • Erstellen Sie ein Projekt, in dem Sie Team-Ineffizienzen vom Team erfasst werden können, das darĂŒber berichtet hat, und in dem auch die PrioritĂ€t und die BemĂŒhungen hin zur positiven VerĂ€nderung dieser Probleme dokumentiert werden. Teilen Sie ein Formular fĂŒr dieses Projekt, damit Personen ĂŒber weitere Ineffizienzen berichten können (Ă€hnlich wie beim Bug-Reporting bei der Softwareentwicklung), die dann in Zukunft angegangen werden können.

  • Erstellen Sie eine Roadmap, in der Aufgaben mit hohem Aufwand/hoher PrioritĂ€t priorisiert werden, und teilen Sie diese dann mit allen Teammitgliedern. Nutzen Sie die Nachrichten-Funktion des Projekts, um regelmĂ€ĂŸig Updates an alle zu senden und eine offene Plattform fĂŒr Feedback bereitzustellen. Dies wird ein GefĂŒhl von Eigenverantwortung und Teilnahme fördern, das die Bereitschaft der Menschen zu VerĂ€nderungen erheblich steigert.

  • Verwenden Sie ein Projekt, um Ihre Technologieauswahl, einschließlich AbhĂ€ngigkeiten, zu visualisieren, um zu verstehen, wie und wo Sie Ressourcen einsetzen sollten, um möglichst effektiv zu arbeiten. Dies kann auch bedeuten, schlechte Nachrichten ĂŒbermitteln zu mĂŒssen (z. B. integrieren wir Asana erst mit Google Drive, bevor wir die Regeln fĂŒr die automatische Zuweisung in Asana in Angriff nehmen), aber immer mit einer guten, datengestĂŒtzten BegrĂŒndung (z. B. benötigen ad hoc mehr Menschen die Drive-Integration).

  • Identifizieren Sie Prozesse mit vielen manuellen Schritten, die von mehreren Teammitgliedern ausgefĂŒhrt werden (z. B. wöchentliche Status-Updates per E-Mail an Projektbeteiligte) und ermitteln Sie Möglichkeiten, diese Prozesse zu optimieren (z. B. mit der neuen KI-gestĂŒtzten Funktion „Smarte Zusammenfassungen“ von Asana).

Wenn Beteiligte verstehen, was sich Ă€ndert, warum, und wie es sich auf ihre tĂ€gliche Arbeit auswirkt, werden sie eher von der VerĂ€nderung begeistert sein. Das wiederum fĂŒhrt dazu, dass diese Änderungen angenommen und beibehalten werden. Dies sind nur einige Beispiele, die Ihnen den Einstieg ins Change Management erleichtern sollen, aber es gibt unzĂ€hlige weitere Möglichkeiten, diesen Prozess anzugehen. Solange Sie gewissenhaft vorgehen und fortwĂ€hrend Feedback einholen, können Sie alles schaffen.

Wie sind Sie die frĂŒhen Phasen der Implementierung von Asana mit Ihrem Team angegangen? Gibt es etwas, was Sie heute anders machen wĂŒrden?