Eine Diagnose von Dr. Asana 🩺

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Erstellt von: @Stephen_Li

Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: A diagnosis from the Asana Doctor 🩺


Zunächst eine Metapher

Wenn man krank ist, geht man nicht in die Apotheke und nimmt von jedem Medikament eine Probe mit. Nein, man geht zum Arzt, um eine Diagnose und einen Behandlungsplan zu erhalten. In Bezug auf das Change Management (z. B. bei einer Softwareimplementierung) gilt es ebenfalls, die Schmerz- oder Problempunkte – also den Anlass zur Veränderung – sorgfältig zu berücksichtigen. Wenn nicht, ist es als würden Sie von jedem Medikament eine Pille schlucken und hoffen, dass sich das Problem damit erledigt hat. Theoretisch besteht eine geringe Wahrscheinlichkeit, dass ihr Plan funktioniert, aber es ist viel wahrscheinlicher, dass Sie am Ende im Krankenhaus landen (Ihre Prozesse könnten also am Ende noch weniger laufen als vorher).

Zurück zur Realität

Was bedeutet diese (freilich etwas überzogene) Metapher eigentlich für Teams, die eine Asana-Implementierung oder -Optimierung planen? Um diesen Prozess effektiv zu gestalten, sollten Sie mit einer strukturierten Bewertung Ihres Status quo beginnen und verstehen, warum Sie diesen ändern möchten. Andernfalls wird jede nachfolgende Phase der Veränderung schwieriger und weniger effektiv. Wie können Sie ohne ein klares Verständnis Ihrer aktuellen Herausforderungen erwarten, einen besseren Prozess ins Leben rufen zu können? Wie können Sie erwarten, dass Sie Ihr Team dazu inspirieren, seine Arbeitsweise zu verbessern, wenn Sie keine klar ausgearbeiteten Motivationsgründe vorlegen können?

Definition Ihrer Beweggründe und Herangehensweise

Für diese Initialphase gibt es viele mögliche Ansätze. Hier einige Ansätze, die Sie in Betracht ziehen könnten:

  • Führen Sie eine unternehmensweite Umfrage durch (zum Beispiel mit einem Asana-Formular): Fragen Sie die Mitarbeitenden, was gut funktioniert, mit welchen Tätigkeiten sie am liebsten weniger Zeit verbringen würden und welche Änderung ihren Arbeitstag am meisten verbessern würde.
  • Wählen Sie einen Vertreter aus jeder Abteilung aus, um an einem gemeinsamen Brainstorming teilzunehmen: Stellen Sie jeder dieser Personen einen standardisierten Katalog von Fragen und vergleichen Sie die Antworten, um falsche Auffassungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu verdeutlichen.
  • Beziehen Sie einen externen Berater ein: Wenn Sie eine weniger zeit-, aber dafür kostenintensivere Lösung in Betracht ziehen (oder einfach nur eine unvoreingenommene Person einen Blick auf Ihr Problem werfen lassen möchten), können externe Beratungsdienstleister eine wertvolle Ressource sein, um Ihren Status quo zu dokumentieren. Sie können die Aktivitäten von Teammitgliedern nachverfolgen, ohne diese beim täglichen Betrieb zu stören, Hierarchien überbrücken, die interne Teammitglieder möglicherweise einschränken, und Daten aus verschiedenen Quellen erfassen, die für interne Akteure möglicherweise nicht verfügbar sind.

Das Ergebnis ist idealerweise ein kurzes Mission Statement (1-2 Sätze), das diesem Format folgt: Wir möchten {Veränderung} erreichen, um {allgemeine Problempunkte} zu lösen. Ein Beispiel: Unser Unternehmen wechselt von Excel-Tabellen und E-Mails zu Asana, um Projektmanagement-Prozesse zu vereinfachen, die Kommunikation zu zentralisieren und Doppelarbeit zu vermeiden.

Diese Aussage sollte dann alle Entscheidungen in Ihrem Veränderungsprozess mitbestimmen, einschließlich dessen, was Sie erreichen wollen, wie Sie es erreichen wollen und wie Sie Ihre Ziele an das Team kommunizieren. In der Praxis könnte das Folgendes bedeuten:

  • Priorisierung von einfachen, wiederholbaren Projektvorlagen statt komplexen Vorlagen mit vielen Automatisierungen (Vereinfachung)
  • Definition und Durchsetzung von Best Practices für die Verwendung von Aufgabenkommentaren, Projektnachrichten oder externen Kommunikationsmethoden (Zentralisierung)
  • Definition einer gewünschten Technologieauswahl und Planung einer Integrationsstrategie (Eliminierung)

Ideen in der Praxis

Mit einem Mission Statement, das auch die unterstützenden Informationen enthält, die verwendet wurden, um es zu erstellen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Vorstellungen Realität werden zu lassen. Sie können Asana verwenden, um Pläne und Ziele aufeinander abzustimmen, Fortschritte bei verschiedenen Implementierungsbemühungen nachzuverfolgen und eine offene Kommunikation mit Teammitgliedern aufrechtzuerhalten. In der Praxis kann dies Folgendes bedeuten:

  • Stellen Sie eine kleine Gruppe von Stakeholdern zusammen, die Enthusiasmus für die bevorstehenden Veränderungen zum Ausdruck gebracht haben oder die einen erheblichen Einfluss auf Teammitglieder haben (im Idealfall sind beide dieser Bedingungen erfüllt). Dieses Kernteam ist für die Implementierung verantwortlich, wobei der Schwerpunkt auf der Förderung von Motivation und der nachhaltigen Nutzung neuer Systeme in allen Teams liegt.

  • Erstellen Sie ein Projekt, in dem Sie Team-Ineffizienzen vom Team erfasst werden können, das darüber berichtet hat, und in dem auch die Priorität und die Bemühungen hin zur positiven Veränderung dieser Probleme dokumentiert werden. Teilen Sie ein Formular für dieses Projekt, damit Personen über weitere Ineffizienzen berichten können (ähnlich wie beim Bug-Reporting bei der Softwareentwicklung), die dann in Zukunft angegangen werden können.

  • Erstellen Sie eine Roadmap, in der Aufgaben mit hohem Aufwand/hoher Priorität priorisiert werden, und teilen Sie diese dann mit allen Teammitgliedern. Nutzen Sie die Nachrichten-Funktion des Projekts, um regelmäßig Updates an alle zu senden und eine offene Plattform für Feedback bereitzustellen. Dies wird ein Gefühl von Eigenverantwortung und Teilnahme fördern, das die Bereitschaft der Menschen zu Veränderungen erheblich steigert.

  • Verwenden Sie ein Projekt, um Ihre Technologieauswahl, einschließlich Abhängigkeiten, zu visualisieren, um zu verstehen, wie und wo Sie Ressourcen einsetzen sollten, um möglichst effektiv zu arbeiten. Dies kann auch bedeuten, schlechte Nachrichten übermitteln zu müssen (z. B. integrieren wir Asana erst mit Google Drive, bevor wir die Regeln für die automatische Zuweisung in Asana in Angriff nehmen), aber immer mit einer guten, datengestützten Begründung (z. B. benötigen ad hoc mehr Menschen die Drive-Integration).

  • Identifizieren Sie Prozesse mit vielen manuellen Schritten, die von mehreren Teammitgliedern ausgeführt werden (z. B. wöchentliche Status-Updates per E-Mail an Projektbeteiligte) und ermitteln Sie Möglichkeiten, diese Prozesse zu optimieren (z. B. mit der neuen KI-gestützten Funktion „Smarte Zusammenfassungen“ von Asana).

Wenn Beteiligte verstehen, was sich ändert, warum, und wie es sich auf ihre tägliche Arbeit auswirkt, werden sie eher von der Veränderung begeistert sein. Das wiederum führt dazu, dass diese Änderungen angenommen und beibehalten werden. Dies sind nur einige Beispiele, die Ihnen den Einstieg ins Change Management erleichtern sollen, aber es gibt unzählige weitere Möglichkeiten, diesen Prozess anzugehen. Solange Sie gewissenhaft vorgehen und fortwährend Feedback einholen, können Sie alles schaffen.

Wie sind Sie die frühen Phasen der Implementierung von Asana mit Ihrem Team angegangen? Gibt es etwas, was Sie heute anders machen würden?