全てのサブタスクが完了したら親タスクを完了にするルール(3階層)

あるタスクをプロジェクトメンバー全員に割り当てる場合に次のルールを作成しました。
ルール①:作成したタスクを特定のセクションに移動するトリガーで、メンバー全員のサブタスクを作成
ルール②:サブタスクが全件完了したら親タスクを完了にする

これを応用して、作成するサブタスクを3階層(部/課/平社員)で管理したいです。
ルールの作成の末尾に、「ルールは最初の階層のサブタスクまで実行される」との記載がありますが、自分の作ったルールでは2階層目のサブタスクまで実行され、3階層目では実行されませんでした。

そこで、1階層目をサブタスクではなく、タスクとして自動作成することにしました。
・元タスク
・A部タスク(ルールで自動作成)
|_a課サブタスク-各メンバーサブタスク(ルールで自動作成)
|_b課サブタスク-各メンバーサブタスク(ルールで自動作成)
・B部タスク(ルールで自動作成)
|_同様

その場合、全ての「部」タスクが完了した時に、元のタスクを自動的に完了にする方法(ルールなど)は作成できないでしょうか?

1 Like

@Yoshiko_I

もっとスマートな方法があるかもしれませんが、以下の方法で実現できました。

  • ルール発動用のダミープロジェクトA、Bをつくる
  • 元タスクのプロジェクトとダミープロジェクトA、Bでサブタスクが全て完了したら、タスクを完了させるルールを作る
    • ルールの対象はタスクまでにする
    • 他のルールでルールが起動できる様に設定する
  • 部タスクをダミープロジェクトAに紐づける
  • 課タスクをダミープロジェクトBに紐づける

元タスクのプロジェクト
image

ありがとうございます!
自分でも試してみて改めてご連絡いたします。(初心者ゆえ時間かかると思います。ご容赦ください。)

1 Like

@Yoshiko_I さん
うまくいかなければ、こちらにまたご連絡ください。
もう少し詳しく説明しますね。

2 Likes

@Tetsuo_Kawakami
1つずつ質問させてください。次の2つは、手動ではなくルールで行うのですよね? タイミングと条件を教えていただけますでしょうか?

  • 部タスクをダミープロジェクトAに紐づける
  • 課タスクをダミープロジェクトBに紐づける
1 Like

@Yoshiko_I

私の検証では手動で作成していました。

自動でダミープロジェクトに所属させる方法を考えてみました。
元タスクのプロジェクトでカスタムフィールド(例えば、参考という名前)をつくり、Aという選択肢を作ります。ご自身で作成されたサブタスク作成時のルールで、サブタスクのカスタムフィールドをAに設定しておいてください。

下図の様なルールを元タスクのプロジェクトを作成し(今回はタスクとサブタスクで実行)、

あとは、課タスクを作成するルールをルール発動用Aプロジェクトにつくり、同様にカスタムフィールドをAにする動作も追加します。
また、ルール発動用Aプロジェクトには上のルールの実行アクションでルール発動用Bに追加になる様に変えたものを作成するとうまくいくと思います。

部タスクまではうまく行くことを確認しましたが、課タスクのほうは時間なく、動作確認できていません。
あとで、確認しておきますが、上記で試してみてください。

ただ、ここまで来ると結構複雑になりメンテナンスも大変になりそうですね。
ダッシュボードやレポートなどで完了状態の確認ができないか別案も考えてみると良いかもしれません。
何をどの様に管理したいかによって、複雑でも今回の様なルールが必要になる時もあると思います。

2 Likes

@Tetsuo_Kawakami
ご教示ありがとうございます。自身がカスタムフィールドまで使いこなしていないので、なかなかハードル高いですが、トライしてみます。

@Yoshiko_I

よく考えるとカスタムフィールドは不要でした。
以下のルールを作成してみてください。サブタスクの数は必要に応じて増減してください。
なお、
ルール発動用Aプロジェクトには部ごとのセクション

ルール発動用Bプロジェクトには課ごとのセクション

を作成してください。そうすることで、部ごとの課の数や課ごとのメンバー数の違いにも対応できる様になります。

私の環境では、メンバーのタスクを終了させると、課タスクが完了→部タスク→元タスクと自動で完了していきます。

元タスクのプロジェクト(2つのルール)
1つ目:サブタスクが全て完了させた時、親タスクを完了させるルール


2つ目:サブタスクを作成するルール。サブタスクの定義でルール発動用Aプロジェクト/適切な部のセクションに所属させる

ルール発動用Aのプロジェクト(2つのルール)
1つ目:サブタスクが全て完了させた時、親タスクを完了させるルール。元タスクのプロジェクトと同じ内容

2つ目:サブタスクを作成するルール。サブタスクの定義でルール発動用Bプロジェクト/適切な課のセクションに所属させる

ルール発動用Bのプロジェクト(2つのルール)
1つ目:サブタスクが全て完了させた時、親タスクを完了させるルール。元タスクのプロジェクトと同じ内容

2つ目:メンバー用のサブタスク作成ルール

1 Like

@Yoshiko_I

上の回答を考えていて、セクションを使うと1つのプロジェクトにまとめられることに気づきました。
こちらの方が管理を一つのプロジェクトで行えるので、管理が楽になります。
イメージに合う方をベースにして、修正をしていただけたらと思います。

以下がやり方になります。

管理用プロジェクトで次の様にセクションを作成する。
部の数、課の数だけセクションを作ってください。

次の様なルールを作成する。
ルール1
実行アクションでは、部の数だけサブタスクを作成してください。アサインするプロジェクトは、管理用プロジェクトでそれぞれの部のセクションに設定してください。

ルール2
実行アクションでは、部ごとに必要な課の数だけサブタスクを作成してください。アサインするプロジェクトは、管理用プロジェクトでそれぞれの課のセクションに設定してください。

** ルール3**
実行アクションでは、課ごとに所属するメンバーの数だけサブタスクを作成してください。アサインするプロジェクトはありません。

ルール4
元タスクのサブタスクが全て完了したら、元タスクを完了させるルールです。

ルール5
部のタスクのサブタスクが全て完了したら、該当する部のタスクを完了させるルールです。条件に全ての部を追加してください。

ルール6
課のタスクのサブタスクが全て完了したら、該当する課のタスクを完了させるルールです。条件に全ての課を追加してください。

以上です。

使い方
新規元タスク作成場所のセクションで、新しく元タスクを作ります。
次に、作成した元タスクを、元タスクのセクションに移動させます。
すると、部、課、メンバーへのタスクが自動で作成されます。(ルール1〜3)

課のメンバーがタスクを全て完了させると、該当する課のタスクが完了します。(ルール6)
部の下の課のタスクが完了すると、該当する部のタスクが完了します。(ルール5)
全ての部のタスクが完了すると、元タスクが完了します。(ルール4)

その他
これで、一つのプロジェクトで部/課/メンバーのタスクが俯瞰できます。
興味があるのは、未完了のタスクだと思うので、ビューのフィルターで未完了のタスクのみを表示させる様に設定しておけば良いでしょう。
それぞれのセクションでサブタスクを展開するとボトルネックになっているタスクがわかります。

1 Like