有料チーム無料チーム混在の組織で、ユーザーをはじめて有料チームへ参加させるときのベストプラクティス

これがベストプラクティスかどうかは、わかりません :rofl:が、現在以下の運用をしておりますので、ひとつの事例として掲載させていただきます。

前提

  • プレミアムプラン利用
  • 有料チームと無料チームが混在している
  • 有料チームは、すべて1つのディビジョンとしている
  • 私は、Asanaの管理者です

事前準備

  • 無料チームのみ利用のユーザー(便宜上、無料ユーザーと呼びます)を、有料チームに招待したい場合は、必ず事前にAsana管理者へ、その旨を連絡するよう社内周知しておく(Asanaフォーム使用)
  • また、有料チームや無料チームなどの概念や注意事項について、Asana利用開始時には必ず周知する体制をつくっておきます(詳細はこちらの投稿を参照ください)
  • 管理者1名のみが参加している有料チーム「 :star2:有料チーム参加待機部屋」を作成しておきます(名称はもちろん任意です)

ユースケース:
無料チームに参加しているユーザーを、有料チームにはじめて参加させたい場合

無料チームをA
無料チームAに参加しているユーザーをX :frowning_man:(有料チームには参加していない)
有料チームをB
有料チームBにすでに参加しているユーザーをY
とします。
(つまり、有料チームBにいる有料ユーザーYが、無料ユーザーX :frowning_man:さんを有料チームBに招待したいという状況)

  1. 管理者にて、無料ユーザーX :frowning_man:を、有料チーム「:star2:有料チーム参加待機部屋」に招待します
  2. ユーザーX :frowning_man:が、有料チーム「 :star2:有料チーム参加待機部屋」に参加を完了させ、管理者にその旨を連絡します
  3. 管理者にて、ユーザーX :frowning_man:が、有料チーム「 :star2:有料チーム参加待機部屋」に無事参加済であることを確認します
  4. 管理者は、ユーザーX :frowning_man:へ、これで有料ライセンス使用が開始したので、今回参加したかった有料チームBへの参加をすすめるよう連絡します
  5. ユーザーX :frowning_man:は、有料チームBへの参加リクエストを送信するか、またはユーザーYへ連絡をとって有料チームBへの招待を送信してもらうか、いずれかの方法で、有料チームBへ参加をしていく
  6. ユーザーX :frowning_man:は、有料チームBへ参加が完了したら、管理者へその旨を連絡する
  7. 管理者は、有料チーム「 :star2:有料チーム参加待機部屋」からユーザーX :frowning_man:を削除する

上記のような流れで、
管理者の管理下のもと、有料ライセンスの割当てを行っています。

ポイントは、「 :star2:有料チーム参加待機部屋」を用意しておき、一旦そこへ参加してもらうことで、有料ライセンスを、管理者自身が確認しながら割り当てるところです。
管理者といえども、組織内すべてのチームに参加しているわけではなく、また管理者自身が参加していないチームへユーザーを参加させるような操作もできないため、このような対応としています。


いかがでしたでしょうか。
皆さまのご参考になればうれしいです。

ウチは、こういうやり方してるよ!というのがありましたら、ぜひコメントください!

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ベストプラクティスの共有ありがとうございます!
ひとつの型が提示されることで、それをベースに自分なりのアレンジができる人も増えるので、はじめに言語化・共有することの価値はとても高いと思います!

私から見て、ここがポイントだよなと感じた点を補足します。

1. Asanaでは有料・無料の区別はアカウント(ユーザー)単位ではなく、チーム単位で管理される
AUAでご説明いただいてましたが、これ、まずみんなが混乱しやすいところですよね。
この投稿を見つけた皆さんも、まずは、これを理解しておきましょう。

2. Asanaフォームを使った管理者への連絡を社内周知している
事前準備の最初に書かれているこの点が、このベストプラクティスを成り立たせている、一番重要なポイントかなと思いました。
そもそも、この周知(とそれをタスクとしてすぐにフォローアップできる仕組み)がなければ成り立たないんですよね。なぜなら、Asanaの仕組み上、管理者が気づくことなく、同じドメインを持つ無料ユーザーは自由に増やせちゃう(増えちゃう)ので。
組織が大きく、IT管理者とAsana管理者と実質的なAsana推進者が違ったりすると、ここら辺がややこしくなるので、大事なポイントだと思いました。

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@Tomohiro_Oka さん、こちらもご投稿ありがとうございます!

@Masa_Hagiwara さんのまとめてくださった運用Tipsもとても役立ちます: チームプランを使って有料・無料プランを混在させるときに気をつけるべきことと、うっかり回避のTips【AUAからの知見共有】

例えば:

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