社外の人を「ゲスト」として招待するときのルールやポリシー

(アンバサダーのSlackでも質問させていただいたのですが、90日過ぎると消えてしまうため、こちらに投稿いたします)

自社組織以外の人を、ゲストとして招待するときのルールやポリシーを、
社内運用されている方がいらっしゃれば、可能な範囲で、その内容や留意するポイントについてご教示お願いいたします。
(こちらの内容(ASANA HELP CENTER > FAQ > ゲストに関するよくある質問)は確認しております)

また、個別で確認したい点として、
(1)有料チームにゲストを招待するとそのゲストは有料機能を利用でき、無料チームにゲストを招待するとそのゲストは無料機能での利用となる
(2)ゲスト自身は、自分が招待されて参加したプロジェクトやタスクにおいて、別のゲストを招待することができる(もともとの招待元である組織ユーザの事前確認なしで、ゲストが別のゲストを招待できる?)
について、上記認識であっているか、おわかりの方がいらっしゃれば、あわせてご教示お願いします。

3 Likes

(Kanako Uenoさんから、Slack上で返信いただいた内容を転載いたします)
(Kanako Uenoさん、ありがとうございます! :smiley:

(1)ご認識のとおりかと思います。有料機能についてですが、ゲストはポートフォリオ機能が利用できますが、ゴール機能は利用できませんでした。(Advanced(旧Business)以上の場合)

(2)はい。ゲストがゲストを招待できます。
招待を防止したい場合は、コメント可能ユーザーにするか、ゲストに招待しないで。と伝えるか、、でしょうか。
Enterpriseプランだと、プロジェクト管理者がメンバーの制御を出来るようになります。

弊社の場合ですが、
・ゲスト招待しているチーム・プロジェクトは「社外共有XX」など、分かりやすい名前にする。
・メンバーの招待は、チーム管理者または、プロジェクト管理者のみにする(運用徹底)
・原則チームに招待はしない。チームに招待する場合は非公開チームにし、内部のプロジェクト作成と管理はチーム管理者が行い、ゲスト共有したくないプロジェクトは非公開にする。
(非公開チーム・プロジェクト推奨の理由:意図しない組織メンバーの参加を防ぐため。)
・タスクをマルチホームする場合、ゲストに見せたくないカスタムフィールドは、ライブラリに登録しない。
・定期的にメンバー確認を行う。
メンバー招待の管理はStarterからして欲しいものです。
補足:ヘルプセンターが分かりにくくなってしまい、以前見かけたはずの内容が見つけられませんでした。
自分のAsana環境で検証してみた結果です。(Businessプラン)

2 Likes

ひきつづき、皆さまから知見ありましたら、ぜひご教示ください!

2 Likes

いったん、以下の内容にて、社内運用をはじめておりますー


■Asanaに社外ユーザをゲスト招待する場合の留意点

  • 事前に、上司承認を得てください(口頭でなく、承認証跡を残してください)
  • プロジェクトへの招待を原則としてください(チームに招待すると、チーム内のプロジェクトがすべて見えます)
  • 招待するプロジェクトは、有料チーム配下か無料チーム配下かは問いません。
  • ゲストが参加するプロジェクトは、「社外共有xxx」など、ゲストがいることがわかる名前にすることを推奨します
  • ゲスト招待は、チーム管理者またはプロジェクト管者のみ行うようにしてください(それ以外のチームメンバー・プロジェクトメンバーは、ゲスト招待をしないようにしてください)
  • 参加されるゲストには、自分で他のゲストを招待しないように伝えてください(仕様上、ゲストは、自分でさらに他のゲストを招待できてしまいます。設定による制御ができません)
  • タスクをマルチホームする場合、ゲストに見せたくないカスタムフィールドは、ライブラリに登録しないようにしてください
  • 定期的にメンバー確認を行い、意図しない社内外ユーザーがいないかをチェックしてください

2 Likes

@Tomohiro_Oka さん、フォーラムにご投稿ありがとうございます!
返信が遅くなりましたが、AUAでコメントしたゲスト同士の表示について投稿します。

ヘルプセンターの ゲスト同士は組織内でお互いを見ることができますか? セクションにある内容は結構大事だと思います:

ゲストの場合、招待された組織内のアクセス権は限定されており、共有されたもの以外は閲覧できません。
2人のユーザーがお互いに「非公開ユーザー」として表示される場合、2人はどちらもゲストであることを意味します。 ゲストにこれが表示される場合、2人は同じチームまたはプロジェクトには所属していないことになります。

ゲスト同士が名前を見てよいかどうかによって、適切な設定が変わります。適切な設定がされていないと、次のような問題が起こりえます。


問題の例1: ゲスト同士、名前を見てほしいのに表示されない場合

共通でメンバーになっているチームやプロジェクトがない場合、ゲスト同士はお互いに名前がわかりません。
鹿島さんがプロジェクトにゲスト1だけを追加し、タスクにゲスト1とゲスト2を追加した場合、鹿島さんにはこのように見えています。

ゲスト1にはこのように見えています。

ゲスト2にはこのように見えています。

:white_check_mark: お互いに名前を確認して仕事をしてほしい場合は、ゲスト2をプロジェクトに追加するなどが必要です。

:bulb:豆知識: 「@非公開ユーザー」と入力して @メンションすることはできません
しかし、名前のリンクを右クリックしてコピーして、貼り付けることで、そのユーザーをメンションすることができます。

Screenshot 2024-02-13 at 16.00.47


例2: ゲスト同士、名前を見てほしくないのに表示される場合

チームAの中にプロジェクトXがあるとします。
ゲスト1はプロジェクトXのメンバーです。
ゲスト2はチームAのメンバーですが、プロジェクトXのメンバーではありません。

Screenshot 2024-02-13 at 15.50.19

次に、上記とは無関係のチームBの中にプロジェクトYがあるとします。藤木さんは、プロジェクトXの中のタスクでゲスト1とゲスト2をメンションします。

藤木さんにはこのように見えています。チームBの中で、二人のゲストはチームやプロジェクトを共有していないため、お互いに名前が見えていないと想像します。

しかし、二人のゲストはともにプロジェクトXにアクセスできるので、ゲストにはこのようにお互いの名前が表示されます。

:white_check_mark: 競合ベンダーを使用している場合など、ゲスト同士に名前が表示されてほしくない場合、どのチーム、どのプロジェクトでも共通するアクセスがないようにする必要があります。現実的には、これを完全に確認するのはかなり難しいと思います。

4 Likes

ゲストについて、教えてください。
ゲストとメンバー間で、メッセージの送受信のルール等が書いてあるヘルプ有りますでしょうか?
ゲストとメッセージをやり取りできるメンバーの範囲とかが知りたいです。