承認フロー 親タスクの担当者をサブタスクのコラボレーターに追加したい

サブタスクとして、承認タスクを設定しています。(申請タスク(親)→承認者ごとにサブタスク)
全て承認完了された場合は、ルールで親タスクの申請者に通知が出来るのですが、
差し戻しや、却下となった場合は、親タスクの申請者に通知がされません。
親タスクの担当者をサブタスクのコラボレーターに自動追加できればと、色々試しましたが、うまい方法が思いつきません。

・承認者は固定で複数メンバー存在
・承認タスクは依存関係を設定している(ルール)
・申請者は流動的

承認フローを活用されている方で、申請者への通知はどのようにされていますでしょうか。
承認者はAsana習熟度が低いため、極力自動化したいと考えています。

アドバイスいただけますと幸いです。

@Kanako_Ueno さん、興味深いトピックをありがとうございます!

申請者が自分で承認サブタスクを作成する→申請者が承認サブタスクのコラボレーターに入る
という運用が多いため、今まで困ったことがありませんでした。

現状では、

  1. サブタスクをあるプロジェクトに追加する
  2. そのプロジェクトで、「承認ステータスの変更→コラボレーターの追加、コメントの追加など」のルールを2つ(差し戻し、却下)作成する
  3. コラボレーターに追加された人がフォローアップする

という運用が現実的なような気がしています。

  • サブタスクに親タスクの担当者をコラボレーターに追加する
  • ルールのアクションで、親タスクの担当者情報を参照できるようにする

などの機能が欲しいところですね。

Shun_Sakuraiさん

ありがとうございます。
申請者には自分でコラボレーターに入ってもらうのが、シンプルかもしれませんね。
「コラボレーターに追加された人がフォローアップする」アイデアもありがとうございます。

  • サブタスクに親タスクの担当者をコラボレーターに追加する
  • ルールのアクションで、親タスクの担当者情報を参照できるようにする
    これはぜひ欲しいルール機能です!
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@Kanako_Ueno さん

すでに解決済みかもしれません。その際は、ご容赦ください。

申請タスクはどなたが作成されているでしょうか?
タスクテンプレートを使って、申請者自身が申請タスクを作成すれば、タスクテンプレートに承認サブタスクにコラボレーターとして申請者が設定されます。

もしフォームを使ってタスクを作成されていたら、この方法は使えないですが。。。

@Tetsuo_Kawakami さん

方法は二通りあり、どちらもルールで作成されたサブタスクの場合、親タスクの担当者がコラボレーターに自動追加されず悩んでいます。

申請タスクはフォーム→申請内容によって、ルールで承認タスクを作成
タスクテンプレート→申請内容によって、ルールで承認タスクを作成

申請ルートごとにタスクテンプレートを作成しておくのも、良さそうですね。
ありがとうございます。

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@Kanako_Ueno さん
詳細のご説明ありがとうございます。
なかなか、難しい状況ですね。

フォームでタスクを作成する時に、タスクテンプレートを適用できると良いのですが・・・

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@Tetsuo_Kawakami
フォームで申請内容をプルダウンで選択すると、設定しておいたタスクテンプレートが適用される・・・
まさに理想的です!

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@Kanako_Ueno さん
お手数ですが、ぜひ、製品フィードバックの方へ要望としてあげていただけると嬉しいです!

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