ライブトレーニング質問集

こんにちは! Asana カスタマーエデュケーションマネージャーのMiyukiです。

:asana: 毎週火曜日16時から開催しておりますライブトレーニングに、たくさんの皆様にご参加いただいております。
トレーニング中にいただいた質問で回答しきれないことがございますので、こちらのトピックに質問と回答を追加していこうと思います。
みなさまからも、もっとこうしたらいいよという良い解決策があれば、アドバイスいただけると嬉しいです。

:asana: 現在提供中のライブトレーニングはこちらの投稿でご確認いただけます。
https://forum.asana.com/t/16-asana/630932

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こんにちは! Asana カスタマーエデュケーションマネージャーのMiyukiです。
去る12月5日に開催しましたライブトレーニング「初級 Asana を使いはじめる」にご参加いただきました皆様、ご参加ありがとうございました。
また、アンケートにてありがたいフィードバックもいただき、お礼を申し上げます。

当日はQAで沢山のご質問をいただきましたが、回答しきれなかったものについて、こちらで回答させていただきます。

:question: 2つのプロジェクトのガントチャートまたはタイムラインを同時に表示できますか?

直接プロジェクトのタイムラインビューまたはガントチャートビューの一箇所で2つのプロジェクトのタスクを表示するには、当日お話しましたとおり、表示したいすべてのタスクを両方のプロジェクトに追加した上で片方のプロジェクトのビューを確認するしかありません。
しかしこの場合、毎回マルチホームをする必要がありますし、それぞれのプロジェクトでセクションを整理したりと、手間が増えてしまいますので、以下のようなワークアラウンドをおすすめいたします。

  • それぞれのプロジェクトのガントチャートビュー、タイムラインビューを別のウィンドウで表示させて、デスクトップで並べる

  • ポートフォリオ(ビジネスプラン以上で使用可能)を作成して、併せて表示したいプロジェクトをすべてこのポートフォリオに含め、ポートフォリオのタイムラインを確認する(添付画像1のように見えます)

  • 同様にポートフォリオのワークロードから見る(添付画像2のように見えます)

参考ポスト: ポートフォリオのタイムラインに各プロジェクトの詳細タイムラインを表示したいです。

:question: タスクの日本語の記述を英語で表示する方法はありますか?
UIは言語設定(参考: 設定>表示)が可能ですが、同一のタスク内に入力された文章をユーザー間で異なる言語で表示する、という機能はありません。
拡張機能を利用したタスクの中のテキストの翻訳については、こちらのポストもご参考ください。
参考ポスト:# 日本語⇄英語の翻訳機能

Forumメンバーの皆様で、こうしたらいいんじゃないか、というアイデアがある方がいらっしゃいましたらアドバイスいただければありがたいです!

どうしてもプロジェクトのタイムラインかガントビューで見たいというのであれば、以下の方法があります。

  1. まとめ用のプロジェクトを作る
  2. まとめ用のプロジェクトにプロジェクトの数だけセクションをつくる
  3. それぞれのプロジェクトからまとめ用の対応するセクションにタスクをマルチホームする
  4. それぞれのプロジェクトにルールをつくり、タスクが作られたらまとめ用プロジェクトの対応するセクションにマルチホームさせる
  5. まとめプロジェクトで次のルールを作る
    a. セクションにタスクが移動したら、対応するプロジェクトにもマルチホームさせる

以上の設定をしておけば、それぞれのプロジェクト、まとめ用プロジェクトで新しくタスクを作っても、自動で適切なプロジェクトにマルチホームさせることができます。
それぞれのプロジェクトでセクション分けしていた場合は、手動でセクション移動させる必要があります。
2でプロジェクト+セクションの数だけセクションを作ると、それぞれのプロジェクトのセクションへの移動も自動化できますが、まとめプロジェクトでのタイムライン・ガント表示が見にくくなるかもしれません。

試していて気づきましたが、複数のプロジェクト間でタスクの依存関係を持たせる必要がある場合は、まとめ用プロジェクトのタイムライン・ガントを使うとやりやすいですね。
(そういうプロジェクトの作り方が良いのかはわかりませんが。)

まとめ用プロジェクト


まとめ用プロジェクトルール

個別1

個別2

個別1/2のルール

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「12月19日初級Asanaを使い始める」での質問

ご参加いただいた皆様、ありがとうございました。
当日回答しきれなかった質問について、以下に回答します。

:question: タスクの締め切りを簡単に変更できてしまうようですが、変更の履歴は見られますか?

タスクのコメント欄の上にそのタスクの変更の履歴が表示されます。
デフォルトで、この欄は「コメント」表示になっていますが、プルダウンから「すべてのアクティビティ」を選択すると、すべての変更が表示されます。

すべてのアクティビティを選択すると以下のように表示されます。

様々な変更に加えて、説明欄の変更でも差分表示がされます。
安心ですね!

:question: 既読の確認はできますか?

こちらには、機能としては既読は確認できません、とお伝えしましたが、運用としては、すべてのタスクやタスク上のアクションについてタスク上で :+1: ができますので、こちらを積極的に使うことで既読を伝え合いましょう、とすると良いと思います。タスクやアクションに :+1: すると、相手に通知もされます。

また、自分の受信トレイの中の既読の通知を未読に変更することも可能です。受信トレイで未読のものだけをフィルターして見ることも可能ですので、詳しくはこちらの記事をどうぞ。
受信トレイ

中級へのご参加もお待ちしております!

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:asana: みなさんこんにちは!
カスタマートレーニングマネージャーの Miyuki です。
今週の【初級】Asana を使い始める のトレーニングで、以下のような質問をいただきました。
時間内に確実な回答ができなかったので、こちらで回答させていただきます。

Q
削除したプロジェクトは完全に消滅しますか?

A
プロジェクトを削除すると、そのプロジェクトは一旦アーカイブされ、30日までは復元が可能です。30日を経過するとデータは完全に削除され、復元ができなくなります。
詳しくはこちらの記事をご確認ください。
https://help.asana.com/hc/ja/articles/14069807653147-%E3%83%97%E3%83%AD%E3%82%B8%E3%82%A7%E3%82%AF%E3%83%88%E3%82%92%E7%90%86%E8%A7%A3%E3%81%99%E3%82%8B#gl-delete

Asana アカデミーのトレーニングでは、皆様のご参加をお待ちしております!

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みなさま、こんにちは!
今週の【初級】Asana を使い始める のトレーニングで、以下のような質問をいただきました!

:question:
タスクの期限を、他タスク期限の2週間前など、逆算的に設定することは可能ですか?

:a:
ご質問の想定シチュエーションによりいくつか方法が考えられますが、以下のような方法で解決できそうです。

方法①
プロジェクトのカスタムテンプレートを使う
カスタムテンプレートで、あるタスクの期限を先行するタスクの期限の2週間前と設定しておくことで、テンプレートを使用してプロジェクトを作成する際には、その2つの期限の間隔を2週間に自動的に設定させることが可能です。
カスタムテンプレートについてはこちらの記事をご参考ください。

方法②
プロジェクトにルールを設定する。
プロジェクトの中で、あるセクションにタスクが追加されたら、そのタスクの期日の2週間後を期日にした別のタスクが作成される、というカスタムルールを設定してみました。
設定画面はこんな感じです。
アクションでタスクを作成を選び、タスクの内容を事前設定できますが、期日のところで、トリガータスクの期日の◯日前、というふうに設定します。

ルールが発動した結果はこんな感じです。
先行タスク①と②それぞれに後続タスクが追加されています。

イメージされていた状況にフィットする解決方法だったでしょうか。

また、他のトレーニングにもお越しいただければ嬉しいです!!

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