プロジェクト間でタスクをコピーしても、カスタムフィールドのデータがコピーされないときは?

先日、とあるAsanaユーザーさんが「検索しまくってもわからない :confounded:」と困り果てていたので、同じように困っている方の助けになればと思い、こちらで共有します。

状況:
プロジェクトAにあるタスクを、なんらかの形で(ルールでも手動でも)複製して、プロジェクトBへ追加した。
プロジェクトAにはカスタムフィールドがあり、そのデータもコピーしたい。
しかしながら、プロジェクトBに追加されたタスクでは空欄になってしまう。

原因:
この場合、考えられる原因は2つあります。

1. プロジェクトBに、当該のカスタムフィールドが作成されていない。

プロジェクトBに当該のカスタムフィールドがなければ、コピー先にデータを受け入れる箱がない状態なので、データがコピーされません。
プロジェクトBにもカスタムフィールドが作成されていることを確認しましょう。

参考:

2. プロジェクトBに同じ名前のカスタムフィールドはあるが、「組織全体で繰り返し使えるカスタムフィールド」ではなく、プロジェクト固有のフィールドになっている。

冒頭の方が困っていたのは、こちらのケースでした。というか、「状況」にあるやりたいことを実現するためには、この方法が必須となります。

カスタムフィールドには、組織全体で共有するフィールドと、特定のプロジェクトやポートフォリオ固有のフィールドと2種類あります。
やりたいことは、プロジェクトAとBで同じフィールドにデータをコピーすることなので、そのカスタムフィールドが組織全体で使えるようになっている必要があります。

トリッキーなのは、見ためには同じフィールド(同じ名前)でも、ライブラリから利用していないと、別のフィールドとして作成・認識されてしまう点です。
ですから、今回のケースでは「プロジェクトBに同じフィールドが2つ作成され、どちらにもデータが入っていない」という状況になりました。

ユーザーからするとわかりにくいポイントなので、管理者やアンバサダーの方がフォローしてあげないと混乱しそうです。
カスタムフィールドを多用する際は気をつけてください!

カスタムフィールドのつくり方や組織全体で使えるようにする方法は、こちらのガイドをご参照ください。

1 Like

良い知見ありがとうございます。
言われてみると、そのような挙動になりますね。
ポートフォリオやレポートでプロジェクトを跨いだ集計を行うときも注意が必要ですね。
悩ましいのは、組織全体のカスタムフィールドを使うと他部門の集計に影響及ぼす可能性がある事ですね。

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@MasaHagiwara さん、お困りのユーザーさんのサポートありがとうございます!!
そして素晴らしい知見をシェアいただき、感謝です :clap:

今回のケース、実は私もネックになった経験があります。
コピー元のプロジェクトのカスタムフィールドがプロジェクト限定になっていたため、コピー先のプロジェクトで組織全体のカスタムフィールドを作ろうとしたのですが、そうすると組織全体で同じ名前のカスタムフィールドがすでにあり、用途が違っていて使えない、、ということがありました。

組織全体にたくさんのカスタムフィールドができてしまうと、それはそれで混乱の元にもなるので慎重にしたほうが良さそうでもあります。
カスタムフィールドを「プロジェクト限定」「組織全体で共有」の中間解として、「複数のプロジェクトで共有」というオプションがあれば良いのかもしれないですが、さらに複雑になりそうなところでもありますね :thinking:

私もどんな解が最適なのかまだ分かりませんが、いずれにしても気を付けるポイントなのはおっしゃる通りだと思います。ここで一つのナレッジとして明文化されたことで、他に困っている方がきっと将来この投稿にたどり着けるようになると思います。
その意味でも、改めましてありがとうございました!! :heart_eyes:

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チームで共通というのがあれば、ぎりぎり複雑にならないかなぁなんて思ってたりします。
ポートフォリオで共通も考えたのですが、ポートフォリオが消えたらどうするの?とおもいちょっと複雑かなと思い、チームで共通に要望が落ち着きました。。。