Erstellt von: @Andrea_Mayer
Die Originalversion des Beitrags ist auf Englisch unter folgendem Link verfügbar: ⏰ Strategy on how to deal with overdue tasks
Zunächst einmal: Nochmals vielen Dank für das Organisieren dieser großartigen Challenge @Bastien_Siebman! 
Ich freue mich sehr, unter den Gewinnern zu sein!
Falls Sie nichts davon mitbekommen haben und wissen wollen, worum es bei der Challenge ging, können Sie sich hier informieren: 🏆 Overdue Task challenge (Diese Challenge war nur auf Englisch verfügbar).
Bastien hat mich gebeten, der gesamten Community zu zeigen, wie ich mit überfälligen Aufgaben umgehe. Also los geht’s:
Vor allem zu Beginn des Jahres geht es meist drunter und drüber, und überfällige Aufgaben sind oft die Regel. Hinzu kam, dass ich einige Tage nach der Ankündigung der Challenge in ein superwichtiges Projekt eingebunden wurde, wodurch noch mehr überfällige Aufgaben bei meinem wichtigsten B2C-Projekt entstanden. Bei überfälligen Aufgaben ist meiner Meinung nach Konzentration der Schlüssel zum Erfolg!
Nicht selten werden Aufgaben überfällig, weil etwas Unerwartetes passiert oder andere dringende Dinge erledigt werden müssen, die viel Zeit in Anspruch nehmen.
Wie ich gemeinsam mit dem Team überfällige Aufgaben in Angriff nehme
In meinem Team ist mir im Laufe der Jahre aufgefallen, dass sich etliche meiner Kollegen regelrecht fürchten oder demotiviert sind, wenn ihnen klar wird, dass sich unzählige überfällige Aufgaben vor ihnen auftürmen. Also ermutige ich sie immer, die Aufgaben aufzuteilen und in den darauffolgenden Tagen abzuarbeiten.
Meinen Kollegen weise ich in Asana sogar die Aufgabe zu, überfällige Aufgaben abzuarbeiten. Zudem sende ich jeden Montag motivierende Nachrichten mit GIFs in den wichtigsten Gruppenchats, um sie anzuspornen.
Eines schönen Tages habe ich sogar ein Gedicht für sie geschrieben. Wie Sie sehen, versuche ich in der regelmäßigen Kommunikation mit dem Team immer wieder ermutigende Botschaften einzubauen, um sicherzustellen, dass klar verständlich ist, wie wichtig die Aufgaben sind und weshalb sie erledigt werden müssen.
Denn ich weiß sehr gut: Je mehr Aufgaben anfallen, desto schwieriger wird es, wieder eine leere Aufgabenliste in Asana zu haben 
Alle 2-3 Monate plane ich für das Team solche Fokusphasen ein.
Ist eine Person einfach nicht in der Lage, ihre überfälligen Aufgaben zu erledigen, greife ich manchmal sogar auf deren Aufgabenliste zu und „bereinige“ sie, um einen Neuanfang zu ermöglichen.
So gehe ich meine überfälligen Aufgaben an
Etwa alle zwei Wochen gehe ich alle überfälligen Aufgaben durch und bearbeite bzw. aktualisiere sie.
Aufgaben, die unbedingt am nächsten Tag erledigt werden müssen, lege ich in der Regel auf den aktuellen Tag – vor allem, wenn sich der Arbeitstag bereits dem Ende naht. Wenn ich dann am nächsten Tag mit der Arbeit beginne, erscheinen diese Aufgaben als überfällig, und ich weiß, dass sie Vorrang haben.
Wenn ich überfällige Asana-Aufgaben abarbeite, schalte ich potenzielle Störenfriede wie Skype, WhatsApp etc. immer aus oder stumm. Zudem pausiere ich die Benachrichtigung in der Asana-Inbox (sonst werde ich nur abgelenkt). Einige Male habe ich mich sogar bei meinem Team unter einem Vorwand früher abgemeldet. In Wirklichkeit bin ich aber geblieben, um bei meinen Asana-Aufgaben klar Schiff zu machen.
Bei einigen Aufgaben handelt es sich um überfällige Überwachungsaufgaben. Hier prüfe ich, welche Unteraufgaben noch offen sind, ob die Kampagne abgeschlossen ist oder weitere Maßnahmen erforderlich sind. Dann ändere ich das Fälligkeitsdatum entsprechend. Zur besseren Übersicht stehen diese Aufgaben normalerweise in einer eigenen Spalte, die zum Beispiel „Überwachung“ heißen könnte. Wenn ich an verschiedenen Projekten mitwirke, teile ich auch diese Überwachungsspalten auf.
Viele meiner überfälligen Aufgaben stammen von Teammitgliedern, die das Team verlassen und ihre Aufgaben neu zugewiesen haben. Also gehe ich sie durch, schaue, wo Handlungsbedarf besteht, und aktualisiere das Fälligkeitsdatum.
Neue Ideen lassen sich wunderbar in Form von Aufgaben festhalten, die in einen gesonderten Bereich verschoben werden, wobei das Fälligkeitsdatum entfernt wird. Hierfür habe ich die monatlich bzw. vierteljährlich fällige wiederkehrende Aufgabe „Alle Aufgaben im Ideen-Bereich durchgehen“ erstellt.
Auf diese Weise erhalte ich nur eine Erinnerung und nicht gleich zwanzig. Veraltete Ideen, die nicht mehr relevant sind, lösche ich.
Bei einigen überfälligen Aufgaben wurde das Fälligkeitsdatum bereits mehrfach geändert. Das heißt, sie sind sehr alt (etwa ein Artikel, den ich mal lesen wollte, oder Marketing-Tipps).
Anstatt das Fälligkeitsdatum erneut zu ändern, weil ich den Artikel möglicherweise später lese, „wenn ich mal Zeit habe“, überlege ich lieber, ob die Aufgabe tatsächlich noch erforderlich ist oder ob ich sie löschen sollte.
Denn gerade, wenn es um Marketingstrategien, Anzeigen oder E-Mail-Kampagnen geht, stimmen Tipps von vor 1-2 Jahren vielleicht gar nicht mehr. Wenn ich mir unsicher bin, werfe ich einfach schnell einen Blick darauf und entscheide dann, was zu tun ist. (Als ich Ihr Video gesehen habe, @Bastien_Siebman, erinnerten mich die Prozesse bei mir an das von Ihnen so betitelte „Parkprojekt“
Wenn ich finde, dass sich die Lektüre lohnt, nehme ich sie in meine Leseliste auf, die eine ganze Reihe von Unteraufgaben enthält. Doch nur die Hauptaufgabe hat ein Fälligkeitsdatum, um auch hier nur einmal erinnert zu werden – und nicht 20 Mal.
Häufig kommt es vor, dass ein Teammitglied eine Aufgabe zuweist. Oder ich habe sie in aller Eile erstellt und dann vergessen, einen passenden Titel für die Aufgabe festzulegen, da ich mich stattdessen mit einer anderen Aufgabe beschäftigt habe.
Beim Durchsehen überfälliger Aufgaben achte ich also immer darauf, dass sie einen eindeutigen Titel und eine Beschreibung haben.
Aufgaben neu zuweisen
Manchmal stoße ich auf Aufgaben, die ich einem anderen Teammitglied zuweisen kann.
Dabei berücksichtige ich dessen Arbeitspensum, Verfügbarkeit und Fähigkeiten. Bei der Neuzuweisung von Aufgaben weise ich dem Mitglied einfach die Hauptaufgabe zu, wenn es die Verantwortung für die Aufgabe übernehmen soll. Das Mitglied zieht dann bei Bedarf weitere Teammitglieder zur Unterstützung hinzu.
Für diese Aufgaben füge ich meist eine Unteraufgabe hinzu, die mich daran erinnert, dass ich den Status dieser Aufgabe noch einmal checken muss. Das mache ich übrigens immer, besonders bei neuen Teammitgliedern oder wenn ich eine Person noch nicht so gut kenne, um zu vermeiden, dass die Aufgabe vergessen wird.
Wenn ich Aufgabenverantwortliche bleiben möchte, erstelle ich in der Aufgabe Unteraufgaben und weise diese den entsprechenden Teammitgliedern zu.