So entwickeln Sie Ihre Strategie in Asana (Bottom-up oder Top-down)

Erstellt von: @Rashad_Issa
Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: How to build your strategy in Asana (Bottom up or Top down)



Ganz gleich, ob Sie ein KMU (kleines bis mittleres Unternehmen) oder ein Großunternehmen sind, ob Sie sich an einem Standort befinden :round_pushpin: oder Ihre Niederlassungen über den ganzen Globus verstreut sind :earth_africa:: Wenn Sie Asana verwenden, dann wahrscheinlich, weil Sie die Produktivität steigern :chart_with_upwards_trend: und die Zusammenarbeit verbessern wollen.

Und der wichtigste Aspekt ist, dass Sie ein Ziel erreichen wollen, das Teil eines großen Ganzen ist.

:question:Die Frage ist nun: Wie sieht dieses große Ganze aus?

Asana hat vor einiger Zeit die „Ziele“-Funktion eingeführt und über die Pyramide der Klarheit gesprochen. Ihr Leitfaden zum Erstellen einer Pyramide der Klarheit mit Zielen in Asana – Asana-Blog 70

Sehen wir uns das doch gleich in der praktischen Umsetzung an. Egal, ob Sie ganz neu bei Asana sind und Ziele zum ersten Mal nutzen, oder ob Sie Asana schon eine ganze Weile kennen und kürzlich ein Upgrade durchgeführt haben, um diese Funktion verwenden zu können – im Folgenden habe ich einige wichtige Punkte zusammengefasst, damit dieses Feature reibungslos funktioniert:

:arrow_down: Top-Down-Ansatz: :arrow_down:

  1. Das Führungsteam hat für das Unternehmen klare übergeordnete strategische Ziele festgelegt.
  2. Berücksichtigen Sie diese Vorgaben und erfassen Sie sie nach und nach als Ziele in Asana.
  3. In Zusammenarbeit mit dem gesamten Führungsteam stellen Sie sicher, dass jedes Ziel definiert ist und eine messbare Metrik hat.
  4. Legen Sie einen akzeptablen Zeitrahmen, die Häufigkeit der Updates und die Prioritätskennzahlen fest, die auf der Seite angezeigt werden sollen.

Ich habe einige Abbildungen beigefügt, damit Sie sehen, wie ein Ziel aussehen könnte. Meine Kennzahl wird in Prozent angezeigt und die Aktualisierung soll monatlich erfolgen.

Warum spricht man hier von einem Top-Down-Ansatz? Weil die Ziele zunächst vom Führungsteam festgelegt werden. Dann wird entschieden, wie man sie an die Teams weitergibt, die danach die Möglichkeit haben, ihre Arbeit (d. h. die verschiedenen Projekte und Portfolios) mit diesen Zielen zu verknüpfen. Wie Sie sehen können, bleiben die unterstützenden Arbeitsvorgänge so lange unerfüllt, bis Sie sich mit Ihrem Team zusammengesetzt und das Vorgehen klar geplant haben.

Screenshot 2021-08-16 at 10.08.04

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:arrow_up: Bottom-up-Ansatz: :arrow_up:

  1. Sie haben vom Führungsteam die übergeordnete Richtung erhalten (oder für sich selbst die übergeordnete Richtung für das Jahr festgelegt).
  2. Im Allgemeinen entsteht diese Richtung nicht einfach aus dem Nichts. Sie werden feststellen, dass ein gewisser Prozentsatz der Richtung von einem Teil der bereits geleisteten Arbeit vorgegeben wird. Diese Arbeitsvorgänge sind in einigen der Projekte erfasst, die in Asana aktiv sind.
  3. Notieren Sie alle aktiven Projekte, an denen Sie gerade arbeiten.
  4. Notieren Sie alle Vorhaben, an denen Sie im Rahmen der von Ihnen angestrebten übergeordneten Richtung arbeiten werden.

Damit Ihre Strategie Bestand hat, sollte sie einfach und leicht zu befolgen sein. Ich finde, dass die Einteilung einer Strategie in verschiedene Bereiche das Ganze vereinfachen kann.

Ermitteln Sie gemeinsame Themen in den einzelnen Bereichen. Zum besseren Verständnis überlegen Sie sich zudem für jeden Bereich eine erläuternde Überschrift.

Jede dieser Überschriften steht für ein Ziel, das Sie nun in Asana erstellen. Gehen Sie bei jedem Ziel wie folgt vor: Verknüpfen Sie alle zugehörigen aktiven Projekte mit dem Ziel und legen Sie gemeinsam mit allen Beteiligten die entsprechenden Erwartungen, die Häufigkeit der Updates, die Verantwortlichkeiten, die Messgrößen, usw. fest.

Abschließend habe ich noch einen praktischen Tipp, der bei mir immer gut klappt und sehr stark an Asana angelehnt ist:

:star2::star2:Erstellen Sie ein Projekt in Asana und legen Sie es als Strategieprojekt an… Betrachten Sie es als Notizblock, wo Sie die Ergebnisse aller Diskussionen erfassen und alle Kategorisierungen, Brainstorming-Sitzungen und Planungen durchführen. Nachdem Sie sich einen guten Überblick verschafft haben, können Sie die erarbeiteten Ziele mit der „Ziele“-Funktion von Asana erstellen. Diese Funktion ist nützlich, denn es kommt sehr selten vor, dass eine Strategie auf Anhieb klar umrissen ist. So ersparen Sie sich das Ändern der Ziele und erstellen sie erst dann, wenn Sie bereit sind, loszulegen.

Zudem ist diese Vorgehensweise hilfreich, wenn bestimmte Ziele nicht direkt mit aktiven Projekten verknüpft sind, aber dennoch im Mittelpunkt Ihrer Strategie stehen sollten. Mit dieser Klarheit können Sie auch diese Ziele besser abbilden.

Mit Screenshots lässt sich der Bottom-up-Ansatz nur schwer veranschaulichen, ich stehe Ihnen jedoch mit Rat und Tat zur Seite und tausche mich gerne mit Ihnen aus, wenn Sie Fragen haben.

​​Ich hoffe, das ist hilfreich. Wie verwenden Sie :dart: Ziele?

Rashad

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