Projektübergreifende Datenerfassung bei benutzerdefinierten Feldern

[Stephan_Peveling]

Tach auch liebe Community,

ich bin noch Asana-Neuling und versuche einige meiner Ideen gerade in ein paar Test-Projekten umzusetzen. Bei folgendem Sachverhalt komme ich allerdings nicht weiter:

Ich habe ein Projekt und möchte, dass einige Personen Ihre Status-Daten selbst erfassen, aber nicht alle Felder des Projektes sehen. Hierzu hatte ich die Idee zwei Projekte anzulegen und die die entsprechenden Aufgabe beiden Projekten zuzuweisen. Im zweiten Projekt soll die Datenerfassung erfolgen, bei von der Aufgabe nur eine “abgespeckte” Anzahl an Feldern angezeigt wird. Die Felder sind dabei hauptsächlich benutzerdefiniert.

Beispiel:

Projekt A - 3 Aufgaben - 10 Felder/Spalten in der Liste
Projekt B - 3 Aufgaben - 6 Felder/Spalten in der Liste

Wenn der Nutzer z. B. im benutzerdefinierten Feld “Fortschritt in %” von Projekt B eine Erfassung tätigt (40%), soll dies ebenfalls in Projekt A übernommen werden.

Ich habe zwei Varianten bereits ausprobiert:

1. Neues leeres Projekt B angelegt und Aufgabe von Projekt A mit Projekt B verknüpft. Resultat: die benutzerdefinierten Felder werden nicht mit übernommen. Ergänzt man diese manuell und erfasst einen Wert, wird dieser nicht an Projekt A übertragen.

2. Projekt A dupliziert und als Projekt B abgelegt. Resultat: die benutzerdefinierten Felder wurden übernommen. Nachdem ich die nicht relevanten Felder gelöscht und eine Erfassung getätigt habe, wird diese aber nicht an Projekt A übertragen.

Gibt es eine Möglichkeit die o. g. Idee umzusetzen?

Ich freue mich auf Eure Rückmeldungen und Vorschläge.

Bis die Tage,
Stephan

[Silvan]

Hallo @Stephan_Peveling

Ich habe es kurz selbst ausprobiert. Ich habe ein Projekt mit 5 oder 6 benutzerdefinierten Feldern erstellt und davon ein Task einem zweiten Projekt zugewiesen ohne benutzerdefinierte Felder.

In der Detailansicht des Tasks sehe ich immer alle Felder. Egal, ob ich in Projekt A oder Projekt B bin.

Ich wüsste da auf den ersten Blick leider keine Lösung. @Andrea_Mayer hast du eine Idee?

Liebe Grüsse
Silvan

[Andrea_Mayer]

Hm ich hatte einmal eine ähnliche Situation und wir haben es meistens mit Unteraufgaben geregelt. Also alles, was wir nicht wollten, dass jeder sieht wurde nur als Unteraufgabe zugewiesen und die custom fields der Hauptaufgabe waren nicht sichtbar.
Mit der neuen Änderung in Bezug auf custom fields ist dies jedoch nicht mehr möglich, da diese aufklappbar sind.

Ich denke jedoch das es eventuell mit einem Tool wie Zapier möglich sein könnte, dass du Quasi eine Aufgabenkopie erstellst die nur in einem anderen Projekt sichtbar ist. Müsste man jedoch testen da ich leider nicht weiß ob man das synchronisieren der custom fields auch so regeln kann.