Gemäß des Anatomy of Work Berichts kann die Verwendung und der Wechsel zwischen mehreren Apps zu negativen Folgen führen, wie zum Beispiel das Verpassen von Fristen, verschwendete Zeit durch doppelte Arbeit, Konzentrationsschwierigkeiten und Ineffizienzen. Hier kommen die Integrationen mit Asana ins Spiel.
Haben Sie sich schon einmal überlegt, wie die nahtlose Integration von Asana und Dropbox Ihren Dateiverwaltungsworkflow verbessern könnte?
Dank der Integration von Asana und Dropbox haben Sie das Beste aus beiden Tools zur Hand. Neben der praktischen Möglichkeit, Ihre Dateien zu sichern und darauf zuzugreifen, bietet Dropbox in Verbindung mit Asana folgende starke Funktionen:
Dateien direkt an Aufgaben anhängen
Kein Wechseln mehr zwischen verschiedenen Anwendungen! Dank der Dropbox-Integration können Sie Dateien direkt von Asana aus an Aufgaben anhängen, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Mit nur einem Klick können Sie Ihre gewünschte Datei aus Ihrer Dropbox-Bibliothek auswählen und anhängen.
Hier sind zwei Beispiele, wie Bilder und PDFs, die mithilfe der Dropbox Integration hochgeladen wurden, angezeigt werden:
Automatische Aktualisierungen
Pflegen Sie eine fehlerfreie Dateisynchronisierung! Aktualisierungen von Dateien, die in Dropbox vorgenommen werden, spiegeln sich automatisch in den entsprechenden Aufgaben in Asana wider. Dropbox und Asana bleiben perfekt synchronisiert, so dass manuelle Link-Aktualisierungen oder Versionskontrollprobleme der Vergangenheit angehören.
Aber das ist noch nicht alles! Entdecken Sie weitere produktivitätssteigernde Funktionen der Asana-Dropbox Integration:
Richten Sie Regeln ein
Nutzen Sie Automatisierung, um Ihren Workflow zu optimieren! Vereinfachen Sie die Dateiverwaltung mit den Regeln von Asana.
Erstellen Sie zum Beispiel eine Regel, die aktiviert wird, wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, ein bestimmtes benutzerdefiniertes Feld ausgewählt wird und Anhänge hinzugefügt werden.
Alle Anhänge können automatisch in einen bestimmten Dropbox-Ordner hochgeladen werden. Um Teammitglieder darüber zu informieren, dass die Dateien sicher in Dropbox gespeichert wurden, können Sie sogar einen Kommentar hinzufügen.
Nutzen Sie die Automatisierung von Dropbox-Ordnern
für eine verbesserte Dateiorganisation! Sie können Ordner in Dropbox automatisieren, um Ihren Workflow noch effizienter zu gestalten.
Angenommen, ein Teammitglied erstellt Designs für den Instagram-Kanal, zum Beispiel von Smoothies. Asana-Regeln können diese Bilder dem dafür vorgesehenen Dropbox-Ordner hinzufügen. Anschließend übernimmt die Dropbox-Automatisierung und verschiebt die Dateien basierend auf Schlüsselwörtern wie “Smoothie” in vordefinierte Unterordner.
Mit Hilfe dieser Automatisierung können Sie Designs schnell gruppieren und nach vordefinierten Kriterien organisieren. Das gewährleistet eine effektive Dateiorganisation und spart Ihnen eine Menge Zeit.
Nun werfen wir einen detaillierten Blick auf einen Beispiel-Workflow:
Richten Sie Regeln in Asana ein:
Innerhalb eines Projekts finden Sie das “Customize”-Menü oben rechts und klicken Sie auf “Regel hinzufügen”
Legen Sie Ihre gewünschten Regeltrigger fest und wählen Sie als Aktion die Dropbox-Integration (falls Sie Dropbox noch nicht verbunden haben, werden Sie jetzt dazu aufgefordert).
Geben Sie nun die URL des Ordners ein, zu dem die Dateien hochgeladen werden sollen.
Wenn gewünscht, können Sie eine weitere Regelaktion hinzufügen. In meinem Fall habe ich Folgendes hinzugefügt:
Testen Sie die Regel, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
5.1. Dateien in Asana
5.2. Aufgabe als abgeschlossen markiert und die Regel wird ausgeführt
5.3. Die Dateien wurden erfolgreich auf Dropbox hochgeladen.
Richten Sie Automatisierungen in Dropbox ein:
Suchen Sie die Schaltfläche “Erstellen”, klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie “Automatisierter Ordner”.
Von dort aus stehen Ihnen verschiedene Automatisierungsoptionen zur Verfügung. Ich habe “Eine Kategorie zum Sortieren der Dateien auswählen” ausgewählt.
Erstellen Sie Ihre Automatisierung. In meinem Fall habe ich den Ordner ausgewählt, in den alle Designs aus einem bestimmten Asana-Projekt hochgeladen werden. Anschließend habe ich definiert, dass alle Dateien, die das Schlüsselwort “Smoothie” enthalten, in einen anderen Ordner verschoben werden sollen.
Nachdem Sie den Ablauf getestet haben, sehen Sie, dass Dropbox meine Dateien automatisch basierend auf den von mir festgelegten Bedingungen verschoben hat.
Und hier ist ein kurzes Video, das den Workflow in Aktion zeigt:
Voilà! So einfach ist es, einen nahtlosen Dateiverwaltungsworkflow zu erstellen, der die Zeit für die Dateiverwaltung reduziert, die Organisation verbessert und die Zusammenarbeit durch die Nutzung der Stärken von Asanas Regeln und der Dropbox-Ordnerautomatisierung fördert.
Entdecken Sie die Effektivität eines vernetzten Workflows, in dem die Dateiverwaltung vereinfacht wird. Sagen Sie auf Wiedersehen zu zeitaufwändigen Organisationsaufgaben und manuellen Dateiübertragungen!
Viel Spaß beim Dateisynchronisieren und Organisieren!