Félicitations, vous avez choisi Asana comme outil de gestion du travail pour votre entreprise. Que vous soyez PDG, COO, fondateur solo, manager ou chef d’équipe … c’est un grand pas. Vous êtes sur le point de vous lancer dans un grand voyage vers plus de transparence, de clarté et d’efficacité.
J’ai eu la chance de travailler aux côtés de plus de 80 clients à travers le monde afin de les aider à implémenter Asana et j’ai appris deux-trois trucs en cours de route. Voici mes 10 commandements (bon plutôt 16 mais 10 ça sonne mieux).
Le sponsor n ° 1 d’Asana au sein de l’entreprise tu seras
Vous devez être vous-même convaincu qu’Asana est le bon outil pour votre entreprise et être également le premier à y être formé. Il est essentiel que vous compreniez la philosophie d’Asana et que vous compreniez les principaux concepts et workflows. Il n’y a rien de pire qu’un PDG disant: “Apparemment, Asana sera bon pour nous, ce consultant va nous aider” plutôt que "Asana est incroyable, je l’ai vu en action et ça peut vraiment faire la différence dans notre entreprise ! ».
Présent lors de la plupart des ateliers tu seras
Je ne vais pas vous mentir, si vous êtes une entreprise de taille moyenne ou plus grande, cela prendra plusieurs jours pour que votre entreprise soit opérationnelle avec Asana. Il nous faut parcourir vos workflows, vos équipes, vos données, comprendre la dynamique entre les départements, former, construire, apprendre, améliorer, itérer. Être présent dans la plupart des ateliers est essentiel, car vous êtes généralement le seul à pouvoir décider sur le coup et à savoir comment les choses fonctionnent.
Dans les détails tu plongeras
Un atelier typique pourrait ressembler à ceci: «Nous devons avoir nos freelances répertoriés sur Asana". “Bonne idée, construisons un projet pour ça.” “Oh non ne t’inquiète pas on fera ça plus tard, j’ai la liste quelque part.”. Le problème est: lors des ateliers, vous vivrez cette situation des dizaines de fois. Et bientôt, vous rencontrerez un obstacle: tout le travail manuel et les implémentations que vous avez reportés vous empêchent d’avancer. Vous avez besoin d’une liste de freelances comme champ personnalisé pour tester un workflow autour de la délégation ? Vous ne pouvez pas, vous n’avez pas la liste. Vous souhaitez faire référence à un profil d’indépendant à titre d’exemple dans un atelier ? Impossible, à moins que vous ne créiez un faux freelance, et que les gens se perdent rapidement parmi tous les faux trucs que vous avez créés et qui n’ont pas de sens. Et lorsque vous avez terminé l’atelier, rien ne fonctionne, vous avez de gros trous avec des pièces manquantes. Préparez-vous et plongez en profondeur: prenez 5, 10 ou 15 minutes pour créer la première version de cette liste par exemple, et ensuite itérer à partir de là .
Sur le champ, tu migreras
Dans un scénario typique, l’équipe montre son workflow actuel, qui est généralement correct mais pas parfait. Le consultant travaille sur un nouveau workflow, légèrement amélioré mais qui rationalise vraiment tout. “Ok super, nous migrerons vers ce workflow plus tard”. Non, surtout pas ! Une fois que tout le monde est d’accord, vous prenez quelques minutes pour tout migrer afin que les gens puissent commencer à utiliser le nouveau workflow.
Des workflows suprenants tu découvriras
En tant que PDG, je peux vous le dire : vous allez être surpris par les découvertes que vous faites lors de ces ateliers. Workflows inefficaces ou dupliqués, personnes portant plusieurs casquettes alors qu’elles devraient rester dans leur rôle, personnes compensant le relâchement d’autres départements, triple processus d’approbation quand une seule suffirait, employé obligé de fliquer les sous-traitants parce qu’ils ne font pas leur boulot, et j’en passe. Vous devrez plonger dans les moindres détails de chaque workflow de l’entreprise et ça fera parfois un peu mal au cœur. Restez positif, tout cela est pour le mieux, et vous pouvez maintenant tout simplifier et améliorer au sein d’Asana.
Imparfaite au début, votre configuration sera
Vous avez le choix : vous pouvez travailler avec un cabinet de conseil sophistiqué comme McKinsey et demander à un consultant adapté de cartographier tous les workflows de l’entreprise pendant plusieurs jours ou semaines, puis suggérer une mise en œuvre. Ou vous pouvez mettre la main à la pâte, migrer un workflow, puis un autre, améliorer et itérer. Les choses ne seront pas parfaites au début, mais avec le temps, si vous vous assurez que la configuration peut évoluer, vous y arriverez.
A la phase de construction, tout le monde ne participera pas
Construire un workflow dans Asana n’est pas la même chose que d’utiliser un workflow. Discuter des champs personnalisés, du multi-homing, des rapports, changer la mise en page plusieurs fois, débattre du meilleur tri et ou des meilleurs filtres, c’est pas pour tout le monde. Certaines personnes veulent juste qu’on leur dise : “Voici le nouveau workflow à partir de maintenant”. Veillez donc à ne pas perturber votre équipe en la faisant participer systématiquement à la phase de construction. Insistez sur le fait qu’on ne s’attend pas à ce qu’ils sachent comment créer les workflows en partant de zéro, mais que leurs avis sont indispensables.
Sans existant, plus facile les choses seront
Il est plus facile de partir d’une ardoise vierge sur Asana, plutôt qu’avec une entreprise qui a bossé avec Asana pendant des semaines ou des mois sans formation appropriée. Parce qu’alors vous avez des migrations à faire, des habitudes à adapter et beaucoup de désordre à nettoyer. En revanche, il est difficile de comprendre les avantages de l’outil sans le tester au préalable …
L’entreprise, les gens quitteront, les workflows et connaissances, eux, resteront
Les workflows, les modèles et les bases de connaissances constituent votre filet de sécurité lorsque des personnes clés quittent l’entreprise. Tout doit être documenté. Les workflows doivent être explicites avec des sections ou des champs personnalisés, c’est vous qui voyez. Vous ne pouvez pas évoluer à long terme avec des connaissances et informations non formalisées, les gens finissent toujours par passer à autre chose, et tout le monde sait que les passations sont souvent bancales et faites au dernier moment.
Du temps ça prendra
Vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’un consultant arrive, et en une heure, qu’il conçoive des workflows, tout nickel tout propre. Ça ne marche juste pas comme cela. Vous devez former des gens. Et ensuite les former à nouveau. Vous devez concevoir des workflows et vous assurer qu’ils fonctionnent les uns avec les autres. Puis, les retravailler. Enfin, il vous faudra attendre que l’équipe utilise la configuration et vous donne du feedback. Tout cela prend du temps.
Un admin tu désigneras
Concevoir des workflows parfaits et former les équipes est une chose. Tout garder en ordre en est une autre. Tout comme vous feriez recours à un homme ou une femme de ménage, vous avez besoin d’un administrateur Asana, soit en interne, soit embauché (n’hésitez pas si vous avez besoin de quelqu’un). L’administrateur surveillera l’adoption de l’outil au sein de l’entreprise, identifiera les baisses d’engagement, archivera d’anciens projets ou équipes, dédupliquera les champs personnalisés, surveillera la vue « Mes tâches » de chacun, répondra aux questions, s’assurera que les sauvegardes sont effectuées, supprimera les utilisateurs inactifs pour économiser de l’argent, etc. Pour vous faciliter la tâche, j’ai identifié une liste de 40 points que vous devez contrôler régulièrement.
Des ambassadeurs tu recruteras
En plus d’un administrateur, et selon la taille de votre entreprise, vous aurez besoin d’un ou plusieurs ambassadeurs. Chaque ambassadeur sera la personne de référence en cas de questions, et permettra de former les équipes localement (en particulier lorsque l’entreprise est répartie sur plusieurs sites). Ils apporteront une aide considérable à l’administrateur et seront les yeux et les oreilles de l’entreprise en ce qui concerne l’adoption d’Asana.
Que les choses soient propres et claires, tout le monde n’aimera pas
Certaines personnes aiment le désordre ou du moins acceptent de travailler dans un environnement désordonné. Tout le monde ne veut pas utiliser la fonctionnalité de commentaires pour expliquer clairement ce qui se passe. Tout le monde ne pense pas qu’il est utile de fournir une mise à jour de statut tous les vendredis car “tout le monde sait ce qui se passe de toute façon”. Certaines personnes acceptent d’envoyer de longues chaînes d’e-mails à toute l’entreprise. L’adoption ne sera pas toujours facile et il y aura des frictions.
Informé des dernières actualités d’Asana tu resteras
Peut-être avez-vous manqué qu’Asana avait introduit la fonctionnalité « Goals » et que vous envisagiez d’utiliser un outil dédié pour les OKR. Vous avez peut-être manqué que les formulaires aient été mis à disposition du plan Premium alors qu’ils n’étaient auparavant que pour les Business. Restez à jour avec les dernières fonctionnalités d’Asana en les suivant, ou avec un Asana Solution Partner (par exemple, moi ^^).
D’embarquer les nouveaux employés tu n’oublieras pas
Tout comme vous montrez au petit nouveau où se trouve la machine à café et comment faire valider ses congés, vous devez prévoir la formation appropriée pour les nouveaux employés, sur Asana et sur les workflows de l’entreprise.
Enfin, tu profiteras 
Une fois terminé, vous pourrez profiter de votre entreprise optimisée, avec de bons workflows qui font sens et moins de soucis au quotidien grâce à une méthode hyper efficace pour travailler ensemble… Vous le méritez, et vos collaborateurs aussi !
Asana est un outil qui vit au cœur de l’entreprise. Il a des implications partout, et peut avoir un impact énorme s’il est mis en œuvre et suivi correctement!
Traduction de mon article Open letter to a leader adopting Asana