Auteur de la publication : @David_Nelson
Version originale (en anglais) : The Mystery of the Phantom Account
Vous avez probablement déjà vécu cette situation : vous voulez attribuer une tâche ou ajouter un collaborateur. Après avoir commencé à taper le nom de la personne, deux options s’affichent pour la même personne. En général, il n’y a qu’une seule différence dans l’adresse e-mail associée, comme deux lettres inversées.
Mais alors, quel compte choisir ? Vous vous adressez à la personne pour savoir quel compte vous devez utiliser. C’est bien, mais comment supprimer le compte erroné de l’organisation ou de l’espace de travail ?
Tout d’abord, comment se retrouve-t-on dans cette situation ?
La plupart du temps, il s’agit d’une personne qui a invité quelqu’un à rejoindre une équipe ou un projet en utilisant à la fois une adresse e-mail mal orthographiée et la bonne adresse. Le compte erroné reste alors « coincé » dans l’organisation ou l’espace de travail.
Le fantôme est né
À ce stade, vous avez probablement essayé de supprimer le compte incorrect de toutes les équipes et de tous les projets auxquels vous avez accès. Vous avez également utilisé la recherche avancée pour accéder à toutes les tâches associées au compte mal orthographié et essayé de le supprimer de toutes ces tâches en tant que responsable et collaborateur.
À votre grand désarroi, le nom de compte erroné apparaît toujours dans la liste déroulante lorsque vous le saisissez à nouveau dans les champs « Responsable » ou « Collaborateurs » ! Mais comment est-ce possible ?
Vous consultez le forum de la communauté Asana et jetez un coup d’œil au guide d’Asana, qui sont tous deux très utiles, et vous découvrez comment supprimer les privilèges d’accès d’un compte. Enfin une lueur d’espoir !
Mais c’est là que le bât blesse : le compte ne se trouve nulle part. Vous confirmez qu’il n’est membre d’aucune équipe ni d’aucun projet de l’entreprise. Comment, dès lors, supprimer les privilèges d’accès de ce compte fantôme ?
La solution est contre-intuitive, mais efficace
- Dans un premier temps, l’astuce pour supprimer un compte fantôme est de le réinviter temporairement dans une équipe que vous gérez, avec les fautes d’orthographe et autres erreurs.
- Recherchez ensuite le compte fantôme qui figure dans l’onglet Paramètres de l’équipe > Membres de l’équipe concernée.
- Passez le curseur de votre souris sur le nom du compte fantôme.
- Cliquez sur Retirer.
- Cliquez ensuite sur Retirer l’accès.
- Pour finir, cliquez sur Supprimer les privilèges d’accès.
En résumé, vous effectuez un total de trois clics : Retirer, Retirer l’accès, puis Supprimer les privilèges d’accès*.
Le deuxième clic supprime le compte de votre équipe et le troisième clic le supprime complètement de l’organisation.
Un grand merci à Scott du service client d’Asana qui m’a aidé à résoudre ce problème.
Vous disposez enfin d’une liste claire des responsables et des collaborateurs dans toutes vos organisations et tous vos espaces de travail !