Ich habe Probleme mit Regeln einer Section, die auch andere Sections betrifft.

Hi liebes Forum!

Ich habe ein Board erstellt, in dem ich mit einer Kollegin alle aktuellen Bestellungen tracken möchte.

Die Idee ist, dass in der ersten Section automatisch beim Erstellen eines Tasks meine Kollegin assigned wird. Sobald sie den Task completed, soll der Task in die nächste Section rutschen, auf incomplete gestellt und ich assigned werden. Und zu guter letzt soll der Task dann in die letzte Section rutschen, wenn ich ihn complete.

Scheinbar wird durch das erste Markieren als erledigt auch direkt die zweite Verschieberegel aktiviert und der Task überspringt die mittlere Section komplett.

Weiß jemand woran das liegen könnte?

LG

Hi @Sven_E

Ich denke, da man noch nicht definieren kann «Wenn completed von einer spezifischen Person.» wird eine der beiden Regeln, welche ausgelöst werden soll, wenn ein Task completed wurde, ausgehebelt und führt zu dem von dir beschriebenen Szenario.

Ich sehe spontan zwei Optionen, um euren Prozess abzubilden:

VARIANTE 1

  • Deine Kollegin soll den Task nicht als complete markieren, sondern einfach in die nächste Sektion schieben. Da erstellt du eine Regel, dass der Task dir zugeteilt wird, sobald er in der neuen Sektion ist.

  • Sobald du den Task completest rutscht er automatisch in die letzte Sektion, wie von dir beschrieben.

→ Alternativ könntet ihr auch mit Custom Fields arbeiten, statt der Verschiebung in die nächste Sektion (also deine Kollegin ändert den Status eines Custom Fields auf «done» und das löst die Verschiebung in die nächste Sektion und die Zuweisung an dich aus).

VARIANTE 2 (falls es für euch wichtig ist, dass deine Kollegin den Task completen kann)

  • wenn deine Kollegin den Task completed wird ein neuer Task in der nachfolgenden Sektion erstellt, welcher dir zugewiesen wird

  • wenn du diesen Task completest rutscht er in die letzte Sektion

→ ich nehme an, dass diese Variante problematisch sein könnte, da der neue Task, keinen Kontext, oder keine inhaltliche Verbindung zum vorhergehenden (von deiner Kollegin completeten) Task hat.

Ich hoffe ich habe euren Prozess richtig verstanden. Sonst gib einfach Bescheid.

Liebe Grüsse
Daniel

Hey Daniel,

vielen Dank für deine Antwort.

Zu Variante 1: Das manuelle Verschieben möchte ich eigtl vermeiden, da es sonst gerne mal vergessen wird. Ich finds einfach schade, dass wenn ich eine Regel für eine bestimmte Section erstelle, diese dann trotzdem auf alle Sections angewandt wird.

Zu Variante 2: Es ist also nicht möglich, dass der Task dann 1zu1 kopiert wird?

Im Grund soll der Task nur enthalten, was bestellt werden soll. SObald meine Kollegin bestellt hat soll er durch das completen zu mir rutschen, damit ich dann checken kann, was bestellt wurde, wenn die Lieferung kommt. Und ich möchte ihn dann nochmal completen damit er ins archiv verschoben wird.

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Hallo @Sven_E

Ok - ich verstehe. Mit welchem Preisplan arbeitet ihr? Ab Premium könntet ihr die vorgeschlagenen Custom Fields verwenden. Dann könntet ihr ein Custom Field «Status Bestellung» erstellen, welches die unterschiedlichen Prozesse anstösst. Also:

  • Neuer Task wird automatisch deiner Kollegin zugewiesen

  • Wenn deine Kollegin das Custom Field «Status Bestellung» auf «bestellt» setzt, rutscht der Task in die nächste Section und wird dir dugewiesen

  • Wenn du den Task completest, rutscht er in die letzte Section

Details zu den Custom Fields findest du hier:
:point_right: Benutzerdefinierte Felder • Asana-Produkthandbuch

Liebe Grüsse
Daniel

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