Une boîte de réception propre est la clé de la productivité, qu’il s’agisse de votre boite mail ou de votre boîte de réception Asana.
Vider notre boîte de réception est un sujet récurrent et animé dans notre entreprise, car nous avons différentes façons d’utiliser Asana.
Par exemple, je créais souvent une tâche pour faire quelque chose qui m’était demandé dans un commentaire.
Mon cofondateur gardait la notification jusqu’à ce qu’il fasse ce qui était attendu… et il se noyait rapidement.
Nous avons donc dû en discuter pour que chacun se sente à l’aise !
Voici une liste de stratégies que nous avons élaborées pour tenir au propore une boîte de réception Asana.
Chaque action est suivie de l’archivage de la notification. Comme vous en ferez l’expérience, une notification peut résulter du fait que vous avez collaboré à un sujet sur lequel vous n’auriez pas dû collaborer. Ainsi, pour chaque notification gênante, demandez-vous “dois-je la recevoir ?” et si ce n’est pas le cas, cherchez à savoir pourquoi et comment remédier à cette situation.
Nos stratégies :
- Refuser le travail par un commentaire et communiquer sur vos propres priorités : “Je n’aurai pas le temps, désolé, la semaine prochaine, ça ira ?”, “J’ai d’autres priorités, X et Y”.
- Créer une tâche de suivi qui vous est attribuée
- Créer une sous-tâche qui vous sera attribuée
- Assigner la tâche à vous-même
- Lire la mise à jour, puis quitter la tâche (retirez-vous des collaborateurs)
- Ajouter la notification dans les favoris, grâce au petit drapeau en haut à droite de la notification
Règle générale : décider en équipe quand impliquer qui, et arrêter d’impliquer toute l’équipe sur chaque petit sujet.
Des stratégies que nous avons oubliées ?
Julien, Expert Asana
iDO (Partenaire Asana : Services & Licences)