Autora de la publicación: @Andrea_Mayer
Publicación original disponible en inglés: ⏰ Strategy on how to deal with overdue tasks
En primer lugar, ¡quiero agradecer nuevamente a @Bastien_Siebman por organizar este gran desafío! 
¡Es un placer ser una de las ganadoras!
En caso de que no hayas podido participar y quieras saber de qué se trató, echa un vistazo aquí: 🏆 Overdue Task challenge (este concurso solo estuvo disponible en inglés).
Bastien me pidió que compartiera mi estrategia para lidiar con las tareas atrasadas directamente con toda la comunidad, así que aquí vamos:
Especialmente al comienzo del año, todo es una revolución y suelo tener tareas atrasadas. Además, unos días después de que se anunciara el desafío, también me involucré en un proyecto súper importante, lo que supuso que tendría más tareas atrasadas en mi proyecto B2C principal. Para abordar las tareas atrasadas, yo diría que mantenerse enfocado es la clave.
Por lo general, las tareas se atrasan porque sucede algo inesperado o se debe hacer algo urgente que consume bastante tiempo.
Cómo trabajo con el equipo para abordar las tareas atrasadas
Lo que noté en mi equipo, a lo largo de los años, es que muchos de mis colegas se asustan o pierden motivación cuando ven que tienen un montón de tareas atrasadas. Así que siempre trato de animarlos a que se dediquen a esas tareas de a poco para finalizarlas en unos pocos días.
Incluso creo tareas de Asana para que se pongan al día con sus tareas atrasadas, les envío mensajes en chats grupales clave, mis mensajes GIF de los lunes, para motivarlos y animarlos.
Un día, incluso les escribí un poema para animarlos aún más. Así que siempre trato de incluir mensajes en mi comunicación regular con el equipo para asegurarme de que realmente entiendan la importancia de hacerlo y lo hagan; ja, ja.
Porque sé que cuantas más tareas se acumulan, más difícil se vuelve tener una Asana “limpia” nuevamente 
Para el equipo pongo en práctica esas fases de enfoque cada 2 o 3 meses.
Cuando alguien simplemente no puede ponerse al día con sus tareas atrasadas, a veces incluso entro en su lista de tareas y la limpio para que pueda comenzar de cero.
Cómo abordo mis tareas atrasadas
Siempre trato de tomar un día cada dos semanas en el que reviso todas mis tareas atrasadas y las actualizo.
Las tareas que definitivamente tengo que hacer para el día siguiente, generalmente las programo para hoy (especialmente si el día ya terminó), porque luego, al día siguiente, cuando comienzo a trabajar, estas tareas aparecen como atrasadas y sé que tengo que darles mayor prioridad.
Cuando me ocupo de tareas de Asana atrasadas, una regla clave es apagar o silenciar cualquier cosa que pueda molestarme, como Skype, Whatsapp, etc. y silenciar la bandeja de entrada de Asana (o de lo contrario, podría quedarme atascada nuevamente allí). Algunas veces, incluso le digo a mi equipo que tengo que desconectarme antes, pero en realidad me quedo para limpiar mi Asana.
Algunas suelen ser tareas de seguimiento vencidas. Para esos casos, reviso qué subtareas aún están abiertas o si la campaña se finalizó o si hace falta tomar alguna medida, y luego cambio la fecha de vencimiento en consecuencia. Además, estas tareas suelen estar en una columna especial en Mis tareas que se llama “Seguimiento” o algo así.
Si estoy involucrada en varios proyectos, también divido las columnas de seguimiento.
Muchas de las tareas atrasadas que a veces tengo son de miembros del equipo que se fueron y reasignaron sus tareas. Esto significa que debo revisarlas, ver cuándo se debe actuar y actualizar la fecha de vencimiento.
Por lo general, muchas de las tareas son ideas. Esas las coloco en una sección de ideas y elimino la fecha de vencimiento. En cambio, tengo una tarea que verifico cada mes o trimestre que es “Revisar todas las tareas de la columna Ideas”.
Esto evita que reciba 20 recordatorios en lugar de uno; y además muchas de las ideas podrían ser de hace años, si ya no son relevantes, las cierro.
A veces, a algunas tareas atrasadas se les ha cambiado la fecha de vencimiento varias veces y son muy antiguas (como un artículo antiguo que quería leer o algunos consejos de marketing).
En lugar de simplemente cambiar la fecha de vencimiento una vez más, ya que podría leer el material en otro momento, “cuando tenga tiempo”, prefiero ver si la tarea aún es necesaria.
Porque especialmente en lo que refiere a estrategias de marketing, anuncios, campañas de email o consejos de hace 1 o 2 años, es posible que ya hayan quedado obsoletos. Si no estoy segura, simplemente le echo un vistazo rápido y decido qué hacer. Cuando vi tu video @Bastien_Siebman mis procesos me recordaron aquello que llamas “proyecto de estacionamiento”
Si decido que vale la pena leer el material en detalle, lo agrego a mi tarea de lista de lectura que tiene un montón de subtareas, pero solo la tarea principal tiene una fecha de vencimiento (nuevamente, para evitar el problema de tener 20 fechas de vencimiento en lugar de una).
A veces, un miembro del equipo puede haber asignado una tarea o yo la he creado a toda prisa y luego, como puse mi atención en otra cosa, olvidé ponerle un título adecuado.
Por lo tanto, cada vez que reviso las tareas atrasadas, siempre me aseguro de que tengan un título y una descripción adecuados.
Reasignar tareas
A veces me encuentro con tareas que se pueden reasignar a un miembro del equipo.
Al hacer esto, tengo en cuenta su carga de trabajo actual, su disponibilidad y su conjunto de habilidades. Cuando reasigno tareas, simplemente asigno la tarea principal, si quiero que la persona asuma la responsabilidad de líder de la tarea y luego incluya a otros miembros del equipo si necesita ayuda.
Para estas tareas, suelo agregar una subtarea que me recuerde que vuelva a revisar esta tarea para ver si todo está progresando (siempre hago esto, especialmente para los nuevos miembros del equipo o cuando aún no conozco a una persona lo suficiente, para evitar que la tarea entre en el limbo).
Si quiero seguir estando a cargo de la tarea, la divido en subtareas y las asigno a los miembros relevantes del equipo para que las ejecuten.