Auteur de la publication : @Andrea_Mayer
Version originale (en anglais) : ⏰ Strategy on how to deal with overdue tasks
Tout d’abord, merci encore à @Bastien_Siebman d’avoir organisé ce super défi ! 
Je suis ravie de faire partie des gagnants !
Si vous l’avez raté et que vous souhaitez en savoir plus à son sujet, retrouvez-le ici : 🏆 Overdue Task challenge (ce concours n’était disponible qu’en anglais).
Bastien m’a invitée à partager mes conseils pour gérer les tâches en retard avec l’ensemble de la communauté. C’est parti !
Le début de l’année est une période très agitée pendant laquelle je prends du retard sur de nombreuses tâches. Et mon sort ne s’est pas amélioré, car quelques jours après l’annonce du concours, j’ai été prise dans un projet très important pour mon activité principale de B2C. Lorsqu’il s’agit de traiter des tâches en retard, je pense que la clé est de se donner un cap et de s’y tenir !
Souvent, ce retard fait suite à un imprévu ou une urgence à laquelle il faut consacrer un temps considérable.
Comment gérer les tâches en retard en équipe ?
J’ai remarqué que de nombreux collègues étaient effrayés ou démotivés face à l’accumulation de tâches en retard. Je les encourage donc toujours à les répartir sur plusieurs jours pour en traiter quelques-unes à la fois.
Je crée même des tâches Asana pour leur faciliter le travail, en plus d’envoyer des messages ou mon GIF hebdomadaire du lundi dans les tchats de groupe pour les motiver.
Un jour, j’ai été jusqu’à écrire un poème ! Sinon, j’essaie de glisser quelques messages dans mes communications d’équipe pour m’assurer qu’ils comprennent l’importance de s’en occuper et surtout, qu’ils s’y mettent 
Parce que je sais que plus les tâches s’accumulent et plus il est difficile de maintenir un espace Asana « propre ».
J’organise un nettoyage des tâches tous les 2 à 3 mois environ.
Lorsque quelqu’un a vraiment du mal à se débarrasser de ses tâches en retard, je mets aussi parfois la main à la pâte et fait un peu de ménage dans sa liste pour lui permettre de prendre un nouveau départ.
Comment je gère mes tâches en retard
J’essaie de prévoir un jour entier toutes les deux semaines pour consulter toutes mes tâches en retard et les mettre à jour.
Je programme les tâches qui doivent impérativement être accomplies le lendemain pour la journée même (même si elle est terminée). Le jour suivant, elles s’affichent en retard et je sais que je dois leur accorder une priorité absolue.
Lorsque je m’occupe de tâches Asana en retard, je m’assure toujours de fermer ou de mettre en sourdine tout ce qui pourrait me déranger : Skype, WhatsApp, la boîte de réception Asana (au risque de m’y perdre à nouveau), etc. Il m’est arrivé de dire à mon équipe que je terminais le travail plus tôt, alors qu’en réalité, je restais pour nettoyer mes tâches Asana.
Une partie des tâches en retard sont souvent des tâches de suivi. Pour celles-ci, je regarde les sous-tâches encore ouvertes, et si la campagne est terminée ou nécessite une autre action, l’échéance sera modifiée en conséquence. De plus, ces tâches apparaissent dans une colonne qui leur est spécialement dédiée sous mes tâches.
Si je suis impliquée dans plusieurs projets, j’ai aussi tendance à séparer les colonnes de suivi.
Un bon nombre de mes tâches en retard proviennent d’anciens membres de l’équipe qui me les ont réattribuées. Je dois donc les parcourir, voir quand les traiter et mettre à jour l’échéance.
Beaucoup de tâches en retard sont des idées. Plutôt que de les déplacer vers une section prévue à cet effet et de supprimer leur échéance, j’ai créé une tâche mensuelle ou trimestrielle qui me rappelle de faire le tri.
Cela m’évite de recevoir une montagne de rappels. La plupart de ces idées sont vieilles de plusieurs années, je les marque donc comme terminées si je les juge obsolètes.
Parfois, certaines tâches sont très anciennes et ont vu leur échéance changée à plusieurs reprises, comme des articles que je voulais lire ou des conseils en marketing.
Au lieu de changer l’échéance pour une énième fois, parce que je suis susceptible de les lire plus tard « quand j’aurai le temps », je me demande plutôt si la tâche est encore nécessaire.
Les stratégies marketing, publicités, campagnes e-mail ou conseils qui datent d’il y a un ou deux ans ne sont souvent plus d’actualité. En cas de doute, j’y jette un coup d’œil rapide avant de trancher. Cela ressemble à ce que tu appelles un « projet parking » dans ta vidéo @Bastien_Siebman 
Si j’estime qu’elles sont encore pertinentes, je les ajoute à la tâche qui me sert de liste de lecture. Celle-ci est constituée de sous-tâches, mais seule la tâche principale présente une échéance pour éviter une autre accumulation.
Fréquemment, les tâches qu’un membre de l’équipe m’attribue ou que je crée un peu rapidement se retrouvent sans titre, car je suis passée à autre chose.
Dans ce cas, je vérifie bien que chaque tâche possède un titre et une description lorsque je consulte mes tâches en retard.
Je réattribue les tâches.
À certains moments, je tombe sur des tâches que je peux réattribuer à un membre de l’équipe.
Évidemment, je tiens compte de la charge de travail actuelle, de la disponibilité et des compétences de chacun avant de le faire. Je réattribue la tâche principale si je souhaite que la personne en prenne la responsabilité et celle-ci fera appel à d’autres membres de l’équipe si besoin.
J’ajoute souvent une sous-tâche de rappel pour m’assurer que tout se déroule bien et éviter que la tâche ne stagne, surtout lorsqu’il s’agit de nouveaux membres de l’équipe ou d’une personne que je ne connais pas très bien.
Si je souhaite rester responsable de la tâche, je divise celle-ci en sous-tâches, que j’attribue ensuite aux membres de l’équipe désignés pour s’en charger.