⏰ Estratégia para lidar com tarefas atrasadas

Autora da publicação: @Andrea_Mayer

Versão original em inglês: ⏰ Strategy on how to deal with overdue tasks



Antes de tudo, gostaria de agradecer ao @Bastien_Siebman por organizar este desafio incrível! :pray:

Fico muito feliz de estar entre os vencedores!

Quem não conseguiu participar pode acessar o link 🏆 Overdue Task challenge para ver informações do desafio, proposto em inglês.

Bastien me pediu para compartilhar diretamente com a comunidade a estratégia que uso para lidar com tarefas atrasadas. Então vamos lá!


:nerd_face: As coisas costumam ser bastante caóticas no início do ano, em especial, e isso sempre ocasiona atrasos nas entregas de tarefas. Além disso, fui envolvida em um projeto bem importante poucos dias após a divulgação do desafio, o que gerou mais tarefas atrasadas no meu projeto B2C principal. Para lidar com esta situação, eu diria que é essencial manter o foco!

Geralmente, as tarefas atrasam por conta de acontecimentos inesperados ou emergências que precisam ser resolvidas, mas consomem tempo.


:sparkles: Como eu colaboro com a equipe para finalizar tarefas atrasadas? :sparkles:

:heavy_check_mark: Ao longo dos anos, percebi que muitos membros da minha equipe ficam intimidados ou desmotivados quando viam várias tarefas atrasadas. Sempre tento incentivá-los a realizar essas tarefas pouco a pouco, ao longo de alguns dias.

:heavy_check_mark: Além disso, crio tarefas na Asana para que eles repassem e solucionem tarefas atrasadas, envio mensagens nos chats em grupos mais importantes e, às segundas-feiras, GIFs para motivá-los.

Certa vez, até escrevi um poema para encorajá-los ainda mais. Sempre tento incluir mensagens sutis ao me comunicar com a equipe para que todos entendam a real importância de finalizar as tarefas atrasadas e façam algo a respeito delas! Haha.

:heavy_check_mark: Tomo estas medidas porque estou ciente de que fica mais difícil ter uma tela de tarefas organizada na Asana à medida que elas se acumulam. :slight_smile:

:heavy_check_mark: Defino períodos de foco a cada 2 ou 3 meses para a equipe.

:heavy_check_mark: Quando algum colaborador não consegue finalizar as tarefas atrasadas, às vezes eu reorganizo a sua lista de tarefas para que ele ou ela possa recomeçar com mais facilidade.


:sparkles: Como eu resolvo as minhas próprias tarefas atrasadas? :sparkles:

:white_check_mark: Sempre tento separar um dia a cada duas semanas para conferir todas as tarefas atrasadas e atualizá-las.

:white_check_mark: No caso de tarefas que precisam ser realizadas impreterivelmente no dia seguinte, eu defino a data de conclusão para o mesmo dia, especialmente se o expediente já tiver acabado. Desse modo, essas tarefas aparecerão como atrasadas quando eu começar a trabalhar no próximo dia, e ficará mais fácil visualizar a urgência de realizá-las.

:white_check_mark: Quando quero resolver tarefas atrasadas da Asana, sempre desativo ou silencio todos os aplicativos que possam me distrair, como Skype, Whatsapp e a Caixa de entrada da Asana (para eu não ficar presa nela outra vez). Algumas vezes, decidi comunicar à equipe que eu precisava sair mais cedo, mas na verdade continuei trabalhando para esvaziar a minha lista de tarefas na Asana.

:white_check_mark: Algumas tarefas atrasadas costumam ser relativas a processos de monitoramento. Neste caso, eu analiso quais subtarefas ainda estão em aberto, vejo se a campanha foi concluída ou se restam pendências, e modifico a data de conclusão conforme necessário. Além disso, tais tarefas geralmente ficam em uma coluna especial intitulada “Monitorar” ou algo parecido.

Quando estou participando de vários projetos, crio uma coluna de acompanhamento exclusiva para cada um.

:white_check_mark: De vez em quando, recebo tarefas atrasadas que eram de membros que saíram da equipe e foram reatribuídas a mim. O que eu faço é analisar todas elas, verificar quais delas requerem alguma ação e atualizar as suas datas de conclusão.

:white_check_mark: Com frequência, muitas das tarefas são apenas ideias. Elas podem ser movidas para uma seção de ideias e remover as suas datas de conclusão. Eu mantenho uma tarefa intitulada “Verificar todas as tarefas na seção Ideias” e a consulto a cada um, dois ou três meses.

Dessa forma, recebo apenas uma notificação em vez de 20. Quando as ideias são muito antigas (de anos atrás) e já não são relevantes, eu encerro as suas respectivas tarefas.

:white_check_mark: Algumas tarefas atrasadas podem ter sido submetidas a várias alterações nas suas datas de conclusão e, por isso, são muito antigas. Exemplos disso são artigos que eu queria ter lido ou páginas com dicas de marketing.

Em vez de mudar a data de conclusão mais uma vez para ler o material “quando eu tiver tempo”, eu verifico se a tarefa ainda é necessária.

Afinal, muitas vezes as estratégias de marketing, propagandas, campanhas de e-mail e dicas de um ou dois anos atrás já se tornaram obsoletas. Quando não tenho certeza, dou logo uma olhada rápida na matéria, e avalio o que fazer. Assisti ao vídeo do @Bastien_Siebman e notei que os meus processos se assemelham ao que ele chama de “projeto-estacionamento”. :slight_smile:

Quando eu constato que a matéria ainda é relevante, ela é adicionada à minha tarefa de lista de leituras que inclui várias subtarefas. Porém, defino uma data de conclusão somente para a tarefa principal, de forma a evitar um excesso de notificações, conforme já disse.

:white_check_mark: Outra hipótese é quando a tarefa foi atribuída por um membro da equipe, ou criada por mim às pressas e sem um título descritivo porque eu precisava cuidar de outro trabalho.

Levando isso em conta, sempre verifico se as tarefas atrasadas possuem títulos e descrições adequados.

:white_check_mark: Reatribuo tarefas

Às vezes, encontro tarefas que podem ser reatribuídas a alguém da equipe.

Antes de mais nada, eu avalio a disponibilidade, as habilidades e o volume de trabalho da pessoa. Em seguida, atribuo-lhe a tarefa principal caso eu queira que o membro da equipe se torne o novo responsável pela tarefa e envolva outros colegas, se for necessário.

Em tarefas com este perfil, tenho o costume de criar uma subtarefa para me ajudar a lembrar de conferir o progresso da tarefa principal. Isso é ainda mais importante quando o membro é novo na equipe ou quando se trata de alguém que eu não conheço muito bem. Dessa maneira, evito que a tarefa acabe esquecida.

Quando prefiro me manter como líder da tarefa, divido-a em subtarefas e atribuo estas aos colaboradores responsáveis por executá-las.