投稿者: @Andrea_Mayer
英語版の原文はこちら: ⏰ Strategy on how to deal with overdue tasks
まず初めに、とても素晴らしいチャレンジを企画してくださった @Bastien_Siebman に感謝します！
勝者の一人になれてとても嬉しいです！
参加できなかった方で、どんなチャレンジだったのか気になるという方は、こちらからご覧いただけます: 🏆 Overdue Task challenge (このコンテンツは英語でのみ投稿されていました)。
Bastien さんから期限超過タスクに対処するための戦略をコミュニティと直接共有して欲しいという依頼を受けましたので、ここでご紹介します。
特に一年の初めは、てんやわんやすることが多いので、いつも期限超過タスクを抱えてしまいます。しかも、このチャレンジが発表された数日後には、非常に重要なプロジェクトへの参加を依頼されてしまい、それは私のメインの B2C プロジェクトで期限超過タスクがもっと増えてしまうことを意味しました。私の意見ですが、期限超過タスクに対処するカギは、それらに集中して取り組むことだと思います。
期限超過タスクは、想定外の事態が発生したり、緊急のタスクを完了させるためにたくさんの時間を失ってしまったりする場合に多く発生します。
私がチームと一緒に期限超過タスクに取り組む方法
ここ数年、私は、チーム内の同僚の多くが期限超過タスクがたくさんあるのを見ると、なんとなく尻込みしたり、やる気を失ったりしていることに気付きました。そこで私は、そうしたタスクを数日に分けて完了するようにすすめています。
私は、彼らのために Asana タスクをセットアップして、そうした期限超過タスクをきれいに片付けられるようにしたり、主要なグループチャットで毎週月曜日恒例の GIF メッセージを送ってみんなのモチベーションを上げたり、後押ししたりしています。
もっと頑張ってもらおうと思って、みんなのためにポエムを書いた日もありました。タスクの重要性を理解してもらい、実際に取り組んでもらえるように、そうしたメッセージをチームとの日常のコミュニケーションにこっそり含める努力をしています。
私は、タスクが溜まれば溜まるほど、Asana を「スッキリ」した状態に戻すのが大変になるとわかっているからです 
チームには、そうした集中フェーズを 2～3 か月ごとに設けています。
どうしても期限超過タスクを片付けられないメンバーがいるときは、そのメンバーのタスクリストにアクセスして、自らタスクを片付けて、仕切り直しを図ることすらあります。
私が自分の期限超過タスクに取り組む方法
私は、だいたい 2 週間ごとに、すべての期限超過タスクを確認して、更新する日を設けるようにしています。
翌日に絶対完了させる必要のあるタスクは、期日を前の日 (今日) に設定します (特にその日の勤務時間が終了している場合)。なぜなら、翌日になって、作業を始めるときには、そうしたタスクが期限超過タスクとして表示され、最優先事項であるとわかるからです。
Asana の期限超過タスクに取り組むときに大切なのは、Skype や WhatsApp など、集中の邪魔になるものをすべてオフにしたり、ミュートしたりすることです。Asana の受信トレイもミュートして、その対応に追われないようにします。早めにログオフする必要があるとチームに伝えつつも、実際には、Asana タスクの片付けをしていたということも何度かありました。
期限超過をモニタリングするタスクもあります。そのようなタスクでは、どのサブタスクが未完了なのか、キャンペーンは完了しているのか、追加のアクションは必要なのかといったことを確認しています。それを基に、期日を変更します。こうしたタスクは通常、マイタスクの下にある「モニタリング」のような名前が付いた専用のセクションの中に入れています。
さまざまな種類のプロジェクトに参加している場合は、モニタリングのセクションを分割するようにもしています。
私が抱える期限超過タスクには、チームを離脱したメンバーに割り当てられていたタスクを自分に再割り当てしたものが多く含まれている場合もあります。つまり、私はそれらを一つひとつ見て、アクションを取るべきタイミングを確認し、期日を更新しているのです。
タスクの多くは、単なるアイデアです。それらはアイデアのセクションに移動され、期日は取り除かれます。その代わりに、私は「アイデアセクションのすべてのタスクをチェックする」と名付けたタスクを 1 つ用意して、月に 1 回もしくは四半期に 1 回チェックしています。
そうすることで、リマインダーはたくさんではなく、1 個だけで済みますし、アイデアの多くは何年も前のものである可能性があるので、もはや関係なくなっているものはクローズできます。
期限超過タスクの中には、期日がすでに何度か変更されており、かなり古くなっているものもあります (読もうと思っていた記事やマーケティングのヒントなど)。
「時間があるとき」に読むかもしれないからといって期日をまた変更する代わりに、そのタスクが今でも必要かを確認するようにしています。
特に、1～2 年前のマーケティング戦略や広告、メールキャンペーン、ヒントなどは、今はもう当てはまらないかもしれません。判断がつかない場合は、その場でさっと確認して、判断しています。@Bastien_Siebman の動画を見ていたとき、私は、自分自身のプロセスはあなたが「パーキングプロジェクト」と呼ぶものであることに気付きました
詳しく読むに値すると判断したら、読み物の一覧タスクに追加しています。そのタスクには、たくさんのサブタスクがありますが、期日が設定してあるのはメインのタスクのみです (これも期日を 20 個も設定する代わりに 1 個に制限するためです)。
タスクは、チームメンバーによって割り当てられた場合や、私自身が時間のないときに作成した後に他のタスクに着手したため、適切なタイトルを付け忘れた場合も多々あるかもしれません。
なので、期限超過タスクを確認するときは、必ず適切なタイトルと説明がついていることを確認しています。
タスクの再割り当て
たまに、チームメンバーに再割り当てできそうなタスクを見つけることもあります。
これを行うときは、対象となるメンバーの仕事量、スケジュール、スキルセットを留意しています。タスクを再割り当てするとき、タスクリーダーとして引き継いで欲しいときは、単純にメインタスクを割り当てています。サポートが必要であれば、その本人が他のメンバーを参加させるという形で対応します。
そうしたタスクについては、自分が後からそのタスクをもう一度チェックして、すべてが順調に運んでいることを確認するためのリマインダーとして、サブタスクを自分自身に割り当てています (特に、新しく入ったチームメンバーが担当している場合やその担当者をまだよく知らないため、タスクが忘れられてしまうのを避けたいときはいつも行っています)。
自分が引き続きタスクリーダーでありたい場合は、タスクを複数のサブタスクに分割し、関連するチームメンバーに割り当てて、実行してもらっています。