Eine Aufgabe mehreren Personen zuweisen

Hallo,

es wäre für unser Team sehr hilfreich, wenn man eine Aufgabe mehreren Personen zuweisen könnte. Wir umgehen das ganze momentan mit Projekten für jede Person, aber um mit Workflow besser arbeiten zu können und effektiv zu nutzen, müsste man die Aufgaben an mehr als eine Person zuweisen können.

Hallo @S_Jacky,

vielen Dank für den Beitrag. Toller Vorschlag!

Der Grund ist warum es derzeit nur einen Zugewiesenen je Aufgabe gibt, ist dass die Verantwortlichkeiten klar definiert sein sollten.

Ich empfehle stets gern Unteraufgaben oder Aufgabenbeteiligte.

Viele Grüße

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Hallo zusammen,
ich kann nachvollziehen, dass es sinnvoll ist, einen Hauptverantwortlichen anzugeben. Aber es ist nun mal in vielen Fällen so, dass diese Person nicht zwingend auch die/der einzige ist, der die Aufgabe auch bearbeitet. Mit den aktuellen Lösungen in Asana – finde ist – kann man nicht zufriedenstellend diesen Zustand abbilden. Die vorgeschlagenen Lösungswege sind eher nicht zufriedenstellend:
Mir widerstrebt es, eine Aufgabe mehrfach anzulegen, nur damit klar ist, wer sonst noch zuständig ist, aber auch den anderen Weg, mit Unteraufgaben so stark zu clustern, dass einzelne Zuständigkeiten erkennbar werden. Das ist zum einen unnötiger Mehraufwand, zum anderen auch nicht unbedingt immer möglich. Gerade im kreativen Bereich bearbeitet man das ein oder andere nun mal eben gemeinsam, ist teilweise auch tatsächlich gemeinsam verantwortlich.
Die Idee mit den Beteiligten wäre für mich in Ordnung – wenn auch nicht perfekt – wenn der Ersteller einer Aufgabe nicht automatisch auch immer ein Beteiligter wäre. Es erfordert ebenfalls einen Mehraufwand, sich selbst dort immer wieder zu entfernen, wenn man eben nur derjenige ist, der die Aufgabe erstellt. In meinem Fall mache ich auch viel Projektplanung und nur ein Bruchteil der Aufgaben fällt dann in meinen Zuständigkeitsbereich. Würde man sich außerdem für die Lösung, weitere Zuständigkeiten über Beteiligte zu lösen, entscheiden, muss man sich im Umkehrschluss aber auch von der Funktion verabschieden, allein den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, wenn man der Projektverantwortliche ist. Sonst kommt man nämlich durcheinander mit den Aufgaben, die von einem selbst zu erledigen sind und denen, die man nur tracken möchte.

Aktuell findet man unter „Meine Aufgaben“ ja leider auch nur die Aufgaben, für die man der Verantwortliche ist, nicht aber das, woran man ebenfalls mitarbeitet. Der Titel „Meine Aufgaben“ ist somit eigentlich falsch an dieser Stelle. Wer das möchte, muss sich andere Wege überlegen.

Ein Lösungsvorschlag:
Die Möglichkeit einer weitere Spalte, die die Auswahl einer oder mehrerer Personen zulässt. Entweder ausschließlich für den Zweck, weitere Zuständigkeiten zuzuweisen oder aber ganz frei, so dass sich die Spalte auch für andere Zwecke nutzen ließe.

Sorry für den Roman, aber das beschäftigt mich immer wieder mal seit ich Asana nutze und das sind schon einige Jahre mittlerweile. Viele scheinen sich eine andere Lösung zu wünschen, die Argumentation, warum es nicht gemacht wird und die Lösungsvorschläge sind aber immer wieder die gleichen. Und ich denke mir jedes Mal, dass es doch noch besser gehen muss.

Mal abgesehen von solchen Kleinigkeiten finde ich die Anwendung aber nach wie vor prima für meinen Beruf und Alltag und möchte sie nicht missen :+1::smiley:
Viele Grüße, Julia

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Hi in die Runde.
Ich bin ganz neu und schaue mir Asana gerade an. Als Neuling beschäftigen mich genau diese Punkte die @Julia_Mueller und @S_Jacky hier aufführen. Ich dachte erst ich bin zu blöd um so “einfache” Sachen einzustellen / anzulegen.
Aber Aufgaben ständig kopieren? Oder Aufgaben bei denen ich Beteiligter bin nicht bei “Meine Aufgaben” angezeigt zu bekommen?

Ich verstehe die Idee hinter “Eine/r ist zuständig”, sehe aber wie Julia den Fall von mehreren Verantwortlichen.
Aber das viel wichtigere ist doch: Zeigt mir alle(!) meine Aufgaben an!?! Es könnte ja über ein Häkchen bei “Meine Aufgaben” gelöst sein, damit ich auch die Aufgaben angezeigt bekomme, bei denen ich “nur” beteiligt bin. Asana würde dann auch sehr schnell sehen, wie viele User diese Funktion nutzen.

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Ich habe gerade gesehen, dass es den Bereich “Mein Arbeitsbereich” -> “Kalender” gibt. Dieser Kalender enthält alle Aufgaben die wir testweise angelegt haben.
Aber scheinbar ist das Feature “Mein Arbeitsbereich” im Premium- oder Business-Upgrade enthalten, das wir gerade testen.

Gibt es irgendeine Möglichkeit auch die Arbeitszeit der Unteraufgaben zu erfassen und im Workflow dazustellen. Ich habe nichts gefunden, nur die hauptverantwortliche Arbeitszeit wird erfasst. Das nützt mir nichts und wäre ein KO-Kriterium für Asana, was mir sonst sehr gut gefällt.

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Hallo @Julia_Mueller,

wir arbeiten als Agentur bereits seit ein paar Jahren im Team mit ASANA.

Dabei gibt es bei uns auch mehrere MitarbeiterInnen, die an einer Aufgabe arbeiten. Wir haben einen Umweg über Die Inbox gewählt, man kann bei einer Aufgabe unten ja die Empfänger von Aktualisierungen hinzufügen, dann bekommen mehrere Personen die Aufgaben-Updates. Es kam dabei doch immer mal wieder vor, dass beide Personen dachten, der andere macht es.

Wir haben dann in einem Workshop zur Aufgabenerstellung gelernt, dass eine Aufgabe zu groß ist, wenn man sie nicht innerhalb von maximal 4 Stunden erledigen kann. Da haben wir uns auch erstmal gefragt, wie das bei einem Designprozess gehen soll. Klappt auch nicht immer. Man kann nicht alle Hauptaufgaben so weit runterbechen, dass sie klein genug sind.

Ein zweiter Punkt war klare Verantwortlichkeit. Wenn man sich zwingt einen Hauptverantwortlichen zu wählen klappt es ganz gut. Es gab dann die Regel, wenn man die Aufgabe nicht erledigen kann, gibt man diese Aufgabe zurück an den Ersteller/die Erstellerin oder weist diese einer anderen Person zu. - Das hat sich bis heute bewährt.

Das Anlegen von Unteraufgaben und Zuweisen konkreter Aufgaben zu einzelnen Personen hat uns gerade in Homeoffice-Zeiten geholfen klare Verantwortlichkeiten zu haben.

Wie löst ihr das aktuell und ist es immer noch ein so großes Problem bei euch?
Wenn ja, kannst du mal 1-2 konkrete Beispiele nennen, wofür es bei euch nötig ist, zwei BearbeiterInnen für eine Aufgabe zu haben?

Grüße aus Osnabrück
Arne

Hallo zusammen,

gleichzeitige Verantwortlichkeit könnte in der Team-Praxis bedeuten, dass im schlimmsten Fall dieselbe unklar wird: “Wer hat den Hut auf?” ist ja nur die eine Frage — “Wer hat’s verschlafen?” würde häufig die kritischere. :sweat_smile:

Mein Tipp, die Idee von Verantwortlichkeit zu trennen von der gemeinsamen Arbeit an einem Task. Letztere ist strukturiert schon möglich.

  • Hauptaufgabe an eine Person, die geradesteht für den Fortschritt
  • Unteraufgaben erstellen für alle Beteiligten mit jeweils eigenem Beitrag, ggf. auch nur ein nacktes To do wie “Mitmachen bei Hauptaufgabe”
  • Wenn diese To dos inhaltlich identisch sind: Klick auf “Verantwortlich” und dann “Duplizieren und zuweisen”. So kann jeder seinen Teil eigenverantwortlich planen und bearbeiten — es gibt trotzdem eine verantwortliche Person, bei der diese Fäden in der Hauptaufgabe zusammenlaufen
  • Die entscheidenden Informationen und Kommentare aller Beteiligten am Besten unverändert und konsistent in der Hauptaufgabe notieren lassen — ist vom Subtask ja nur einen Klick weit weg

Funktioniert das für Euch?

Grüße, Daniel Kreiss